Ako ste mikro, mali ili srednji poduzetnik, možda još nemate strukturirano interno izvještavanje, plan i kontinuiranu analizu financijskih pokazatelja? Možda Vam se čini da je Vaš knjigovođa jedina osoba koju zanimaju Vaši financijski izvještaji i brojevi u Vašoj bilanci? Međutim, prvom prilikom, kad tražite kredit, povrat PDV-a, bespovratna sredstva ili investitore (partnere) za dokapitalizaciju, razvoj ili prodaju tvrtke, vrlo brzo se nađete u situaciji da financijske izvještaje treba pripremiti i dostaviti raznim korisnicima (partnerima, bankama, revizorima i dr.).

U tom trenutku vjerujem pomislite da financijski izvještaji i rezultat poslovanja nije samo pitanje za knjigovođu već da bi bilo jako dobro da se u njima snalazite i upravljate s njima, kako bi što kvalitetnije iste prezentirali i napravili plan poslovanja, koji se također od Vas očekuje. Klasičan plan poslovanja u formi izvještaja bilance, računa dobiti i novčanog tijeka. Standardni izvještaji. Podrazumijeva se da ga svi poduzetnici imaju, i mikro i mali i srednji.

Strukturiranje podataka
Što nam govore financijski izvještaji, zašto, za koga? Modeli financijskih izvještaja razlikuju se od kompanije do kompanije, no nije sporno da su ključan alat za analizu i upravljanje poslovanjem. Sustav izvještavanja se kontinuirano razvija i osuvremenjuje istovremeno uz razvoj tehnologija i softverskih rješenja, unapređenja procesa i razvoja ljudskih resursa.

Najvažnija svrha financijskih izvještaja je da strukturira podatke u relevantnu i učinkovitu informaciju za korisnike izvještaja, a prije svega za vlasnike i management koji upravljaju poslovanjem. Puno je različitih vrsta izvještaja, za potrebe internog i eksternog izvještavanja. Pri tome se izvještaji za potrebe internog izvještavanja (uprave i vlasnika) strukturom i dinamikom više prilagođavaju djelatnosti, organizaciji i potrebama poduzetnika, dok su izvještaji za potrebe eksternih korisnika (državnih institucija, banaka, revizije i dr.) u standardnoj i propisima zadanoj formi.

Osnovna tri financijska izvještaja, zajednička za sve, neovisno o veličini i djelatnosti, koja jesu osnova financijske analize i planiranja su: Bilanca, izvještaj o stanju imovine, kapitala i obveza na određeni dan. Sastoji se od dva dijela, aktive i pasive. Pokazuje financijski položaj društva, imovinu kojom raspolaže društvo, obveze društva i vlasničku glavnicu.

Osnovno pravilo bilance je ujednačenost aktive i pasive i to tako da aktiva prikazuje imovinu po njenim vrstama i likvidnosti (unovčivosti), a pasiva prikazuje izvore, po njihovim vrstama i ročnosti, tj. pasiva odgovara na pitanje iz kojih izvora je stečena ukupna imovina društva, iz vlastitih ili tuđih izvora i koliko su trajni ti izvori. Račun dobiti i gubitka je financijski izvještaj koji pokazuje uspješnost poslovanja kroz određeno razdoblje. Sadrži prikaz svih prihoda i rashoda, te ostvarenog financijskog rezultata u određenom obračunskom razdoblju  Daje nam odgovor na pitanje je li poduzeće ostvarilo svoj financijski cilj – profitabilnost.

Prilagodba sustava
Novčani tijek daje informaciju o kretanju gotovine, priljevima i odljevima u određenom razdoblju i mjeri novac (cash) koji poduzetnik ima na raspolaganju na kraju određenog razdoblja. Ovaj izvještaj pomaže upravljati likvidnošću kako bi se pravovremeno podmirile obveze prema dobavljačima, radnicima i dr. vjerovnicima. Novčani tijek se uobičajeno koristi za planiranje priljeva i budućih obveza. Ovisno o veličini poduzetnika, djelatnosti, ciljevima i organizaciji potrebe za praćenjem rezultata i upravljanjem profitabilnošću zahtijevaju i dodatne financijske izvještaje, na nivou kupaca (potraživanja), dobavljača (obveza), proizvoda ili poslovnih jedinica. Pri tome se po potrebi prilagođavaju i sustavi, informatička rješenja pa i analitika knjigovodstvene evidencije.

Financijski izvještaji rade se za potrebe brojnih korisnika, čime im se i sama svrha razlikuje: Vlasnici (poduzetnici) koriste financijske izvještaje da ocijene financijski rezultat poslovanja, rizike i povrat investicije; Management koristi financijske izvještaje da prati financijske rezultate i donosi odluke; Potencijalni investitori financijske izvještaje koriste da bi ocijenili rizike i potencijal ulaganja (akvizicije); Financijske institucije temeljem financijskih izvještaja donose odluke o financiranju ili izdavanju različitih instrumenata osiguranja; Partneri (kupci/dobavljači) prate financijske izvještaje da ocijene rizičnost poslovne suradnje, odgode plaćanja i drugih ugovorno-poslovnih relacija; Država traži financijske izvještaje kako bi se okvirima propisa definirale porezne obveze i da u okviru statistike prati promjene i utjecaj na makroekonomska kretanja.

Istovremeno, paralelno s usvajanjem 'starih' metoda i elemenata izvještaja, događa se razvoj. Raste udio nematerijalne imovine u poslovanju. Poduzetnik je okružen poslovnim svijetom gdje se promjene događaju unutar 24 sata, gdje je sve više nepoznanica i nepredvidivih situacija, a dodanu vrijednost stvara kroz ulaganje u tehnologije i ljudske resurse. Živimo u tehnološkom dobu (dobu znanja) u kojem se vrijednost stvara u obliku nematerijalne imovine, prije svega znanja, tehnologija i unapređenja procesa unutar organizacije. 

Razvoj ljudskih resursa, inicijativa za promjene, učinkovite baze podataka samo su neke od vrijednosti modernih organizacija koje trenutno još nisu zastupljene u financijskim izvještajima, a daju bitan doprinos razvoju i rastu, prije svega mikro, malog i srednjeg poduzetništva.

Relativno novi alat u financijskom izvještavanju Balanced Scorecard jest sustav koji uravnotežuje vjerodostojnost povijesnih pokazatelja (knjigovodstvene evidencije) s pokretačima budućeg učinka, istodobno usmjeravajući snagu nematerijalne imovine u provođenje strateških ciljeva.  Mišljenje da se kompanije ne bi trebale ograničiti samo na prikupljanju i izvještavanju računovodstveno-financijskih podataka i standardnih pokazatelja financijskog izvještavanja, već koristiti i metodu mjerenja učinaka unapređenja procesa, resursa i organizacije općenito, okreće nas prema strategijskom – upravljačkom sustavu a u službi rasta i razvoja i budućnosti poslovanja poduzetnika.