Za donošenje ispravnih poslovno-financijskih odluka važna je dobra informiranost o prošlim poslovnim događanjima te što realnija i jasno izražena projekcija budućeg poslovanja.

Jedna od važnijih informacija koje koristimo kao podlogu za donošenje poslovnih odluka je i podatak o financijskom položaju društva. Financijski položaj u kojem se društvo nalazi (ili će se naći) iščitava se iz stanja imovine i izvora financiranja te imovine na jedan određeni dan prvenstveno u prošlosti ili, u slučaju projekcija, na određeni dan u budućnosti. Taj pregled imovine društva i njezina izvora financiranja zove se bilanca.

Ona je i jedan od pet dijelova temeljnih financijskih izvještaja koji se baziraju na povijesnim podacima, a koje društva pripremaju barem jedanput godišnje. Bilanca je i nezaobilazan dio projekcija poslovanja u budućnosti.Bilanca daje dragocjene informacije o zaduženosti i likvidnosti društva, profitabilnosti izvora financiranja i efikasnom upravljanju imovinom. Prikazuje i koliko dugotrajne, a koliko kratkotrajne imovine društvo posjeduje i strukturu njezinih izvora – vlastiti kapital te dugoročne i kratkoročne obveze. Imovina i izvori financiranja su vrijednosno jednaki, odnosno u ravnoteži. Jednakost imovine i njenih izvora financiranja naziva se bilančna ravnoteža.

Dvojno knjigovodstvo
Informacija o imovini i njezinim izvorima rezultat je dvojnog knjigovodstva koje svaki poslovni događaj bilježi s dvije brojke – jednu brojku u aktivu i istovremeno drugu brojku u pasivu (može biti i neka druga kombinacija koja na kraju završi aktiva = pasiva). Na taj su način aktiva i pasiva na kraju razdoblja, kad se radi izvještaj, jednake. Bilježenje nazivamo knjiženje, a provodi se sofisticiranim kompjutorskim programom. Dvojno knjigovodstvo usko je vezano uz načelo nastanka poslovnog događaja. Oni se u računovodstvu bilježe u trenutku nastanka, bez obzira na to jesu li ili nisu plaćeni. Kada društvo robu isporuči kupcu i ispostavi mu račun, izlazni račun bilježi se kao imovina u obliku potraživanja od kupca i prihod. Kad kupac plati, ne udvostručuje se prihod, nego se potraživanje pretvara u novac (jedna vrsta imovine se pretvara u drugu). Isto je s nabavkama.

U trenutku primitka robe ili usluge bilježi se povećanje imovine ili troška te dug prema dobavljaču kojem još nismo platili. Dakle dvojno knjigovodstvo rezultira stavkama kao što su potraživanje od kupaca ili obveze prema dobavljačima upravo zato jer se poslovni događaji bilježe kad nastanu bez obzira na to kad će biti plaćeni. To je načelo nastanka poslovnog događaja ili obračunsko računovodstvo. Obrtnici i fizičke osobe su u režimu jednostavnog knjigovodstva (ne dvojnog), a prihodi i rashodi priznaju im se tek kad plate dobavljaču, odnosno kad kupac njima plati. Čitav sustav PDV-a i poreza na dobit pravnih osoba zasniva se na načelu nastanka poslovnog događaja.

PDV obveza prema proračunu nastaje u trenutku isporuke robe bez obzira na to kad će ju kupac platiti. Za razliku od toga, obrtnik koji je u sustavu blagajničkog računovodstva ili na načelu blagajne ne mora plaćati PDV dok mu kupac ne plati. Da bi financijska izvješća, a tako i bilanca, bili upotrebljivi za korisnike, oni moraju biti pripremljeni u skladu s načelom značajnosti, razumljivosti, pouzdanosti, neograničenog vremenskog poslovanja, usporedivosti, opreznosti, potpunosti. Jedno od važnih načela je i sučeljavanje prihoda i rashoda u ispravnom razdoblju. Bilo bi neispravno npr. prihode prikazati u jednoj godini, a njegove rashode u sljedećoj. Tako bi dobit prve godine bila nerealno visoka, dok bi se u sljedećoj ostvario gubitak ili znatno niža dobit.

Snažna ovisnost
Kad se pripremaju povijesni financijski izvještaji, uz tekuću se godinu, koja je predmet izvještavanja, uvijek za svaku stavku navode i iznosi iz prethodne. Postoji snažna ovisnost između različitih izvještaja. Bilanca i račun dobiti i gubitka vezani su tako da razlika prihoda i rashoda postaje stavka izvora (vlasnikov kapital) u bilanci. Dakle, iz bilance saznajemo kolika je bila neto dobit društva u toj godini. Informaciju o tome kako je dobit nastala te koji su prihodi i rashodi doveli do nje, moramo potražiti u drugom izvještaju, u Računu dobiti i gubitka. Iz bilance saznajemo i koliki je bio novčani tijek za predmetnu godinu, ali detalji o tome kako je došlo do takvog novčanog tijeka saznaju se iz Izvještaja o novčanom tijeku.