Ministarstvo regionalnoga razvoja i fondova EU i Fina sklopili su ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava za projekt “Održavanje i nadogradnja sustava eFondovi”, programske platforme putem koje se realizira Operativni program Konkurentnost i kohezija, te ostvaruje komunikacija između ministarstva, svih posredničkih tijela i korisnika ugovora o dodjeli europskih sredstava.

Provedba je već započela – trajat će do srpnja 2023., a ukupni prihvatljivi troškovi iznose 14,11 mil. kn od čega blizu 12 mil. kn bespovratno, pa je Fina s danom potpisa Sporazuma o pružanju podrške sustavu eFondovi u cijelosti preuzela održavanje postojećeg sustava koji podržava provedbu projekata za programsko razdoblje 2014. – 2020. I to tako da po zahtjevima vlasnika sustava MRRFEU-a, otklanja nedostatke uočene u redovnom radu sustava te nadograđuje postojeće funkcionalnosti sustava. Za MRRFEU kao upravljačko tijelo ovaj ugovor znači unaprjeđenje i pojednostavljenje svih procesa korištenja EU fondova u RH u novom razdoblju, a ovim ugovorom reformiramo EU fondove, potvrdila je ministrica Nataša Tramišak.

“Reformiramo i sustav upravljanja ali i korisničko iskustvo u korištenju bespovratnih sredstava te nas sve navedeno očekuje s početkom novog razdoblja od 2022. Cijeli proces prijave i provedbe projekata iz fondova EU bit će gotovo u potpunosti digitaliziran”, kaže Tramišak.

Jedan od glavnih ciljeva je značajno poboljšanje korisničkog iskustva za sve dionike ovog sustava. Dok će procedure prijave projekta i nadalje biti propisane sukladno relevantnom pravnom okviru, sama prijava projekta bit će oslobođena višestrukih unosa podataka. Tamo gdje postoje službeni podaci koji se traže u prijavi, oni se neće ni morati unositi. Kao rezultat optimizacije procesa koji će Fina implementirati u programsko rješenje, državna administracija biti će rasterećena onih poslova koji su nastajali zbog potrebe rada i uvođenja podataka u više sustava. To znači da će imati na raspolaganju jedinstven sustav, s jasno propisanim rolama te će svako tijelo imati podatke, funkcionalnosti i preglede iz svoje nadležnosti. Također će biti olakšana i međusobna komunikacija tijela. Projekt eFondovi, između MRRFEU i Fine operativno koordinira članica Uprave Fine Vinka Ilak. Kako navodi, u ovom projektu Fina je na raspolaganje stavila sve potrebne stručne resurse kako bi ciljevi projekta bili ostvareni, uz aktivnu ulogu upravo u dijelu optimizacije i unaprjeđenja procesa i tehnologija. Projektom je, kaže, planiran angažman 60 zaposlenika Fine, koji će sudjelovati u raznim fazama projekta sukladno svojim ekspertnim rolama.

“Trenutno ulazimo u razdoblje novih razvojnih i transformacijskih aktivnosti u kojemu ćemo biti posebno usmjereni na unaprjeđenje korisničkog iskustva te razvoj naprednih i intuitivnih digitalnih rješenja, kao što su i eFondovi. Stoga nam je ukazano povjerenje od strane MRRFEU iznimno važno, a na nama je da pokažemo rješenja koja će koristiti svim dionicima sustava”, kaže Ilak dodajući da digitalno poslovanje zahtijeva mnogo više od tehnologije te mu je bitan preduvjet vodstvo s novim poslovno-tehnološkim vizijama, jake digitalne vještine kod zaposlenika, nove tehnologije i platforme, kao i novi poslovni modeli. Dodaje da stoga kontinuirano ulažu u zaposlenike i podižu njihove digitalne kompetencije, te su usmjereni na zapošljavanje eksperata iz IT sektora, ali i ulaganje u njihove mlade naraštaje u Fininim razvojnim centrima. Osim poboljšanog korisničkog iskustva, Fina će osigurati optimalnu iskorištenost i svih službenih baza i registara čiji podaci se mogu koristiti, potvrđuju. Tako će se minimizirati ručni unos već negdje dostavljenih i poznatih podataka. Osim postojećih registara s kojima je sustav već integriran, npr. OIB sustav, sudski registar i Obrtni registar, Fina će osigurati i integraciju s dodatnim registrima kojima upravlja, primjerice Registar godišnjih financijskih izvještaja i Jedinstveni registar računa, s ciljem optimizacije i unapređenja procesa dodjele i korištenja sredstava iz EU fondova.

Projektne aktivnosti će obuhvaćati izradu nove arhitekture sustava sukladno potrebama primjene novog programskog okruženja, zatim izradu novih sučelja i funkcionalnosti, prilagodbu postojećih funkcionalnosti, nadopunu glavnih podataka sustava s novim podacima i tablicama s novim nadležnostima tijela nad pojedinim segmentima provedbe Operativnih programa, dodavanje novih obrazaca kao i dorade izvještaja te ostale dorade prema potrebama MRRFEU, navode iz Fine. Novu ulogu kroz ovaj sporazum preuzimaju kao pouzdani partner državi u brojnim projektima i sustavima od nacionalnog značaja, pa tako podsjećaju da Fina posjeduje dugogodišnje iskustvo u pružanju usluga nužnih za funkcioniranje ključnih državnih servisa, što obuhvaća cijeli životni ciklus; od uspostave do dugoročnog održavanja.

“U svim ciklusima životnog vijeka državnih servisa neraskidivo su povezani poslovi i usluge koje se odnose na tehničko-tehnološka područja, kao i ona poslovna; od planiranja koncepata, detaljnih analiza poslovnih procesa, informatičke uspostave, osiguranja potrebnih hardverskih i sistemskih komponenti, sveobuhvatnog održavanja, korisničke podrške i kontinuiranog rada na prilagodbama kako zbog izmjena u zakonodavnom okviru, zahtjeva samih vlasnika ili Fininih inicijativa usmjerenih na poboljšanja, uštede ili digitalizaciju procesa”, navode iz Fine.

Kada je riječ o optimizaciji procesa, pojašnjavaju, neprocjenjivo je iskustvo svih sudionika, odnosno tijela, kao i korisnika prijavitelja koje će biti iskorišteno tako da se sagledavaju svi segmenti procesa u kojima je moguće smanjiti unos podataka, prilaganje raznih dokumenata, uz istovremenu višu razinu suradnje sudionika kroz sami sustav, nadogradnju funkcionalnosti koje do sada nisu bile podržane, a što stvara višak administrativnih radnji na strani tijela uključenih u provedbu koji zasigurno može i mora biti smanjen.

U konačnici poručuju da je Fina tehnološki i resursno spremna preuzeti u budućem razdoblju “ulogu izrade jedinstvene platforme za provedbu programa i projekata financiranih od strane EU”, i to uzimajući u obzir sve relevantne strateške dokumente, kao i dosadašnje uložene napore i rezultate koje su ostvarili u digitalizaciji vlastitih internih procesa, ali i u izradi digitalnih rješenja za državu i za tržište.