Ulaskom računala u sve pore poslovanja svake organizacije pojavio se rastući pritisak za digitalizacijom samog poslovanja koji kontinuirano traje već desetljećima i svojim inkrementalnim promjenama i inovacijama je doveo uredsko poslovanje do današnjih razina.

Ipak, značajni iskorak i praktički evolucijski skok dogodio se u proteklih nekoliko godina kada smo svi zajedno na globalnoj razini bili zahvaćeni pandemijom a što je rezultiralo naglom potrebom za distribuiranim radom s mnogobrojnih lokacija, čak i u organizacijama koje do tada nisu uopće imale koncept rada izvan kontroliranog uredskog okruženja.

U vrlo malo vremena, bilo je potrebno prilagoditi mnogobrojne poslovne procese za rad s udaljenosti tj. od kuće, te ih u cijelosti digitalno transformirati kako bi uopće mogli funkcionirati u takvim okolnostima.

Osmišljen kao ‘digital first’

Kod nas, a osobito u javnom sektoru, Omegin sustav za upravljanje dokumentima Centrix, koji je ne samo tržišni lider nego ga slobodno možemo smatrati standardom i etalonom sustava uredskog poslovanja, iznimno brzo se uklopio u novonastale potrebe. Centrix je računalni sustav koji je nastao na mnogobrojnim i najboljim praksama uredskog poslovanja kroz dugi niz godina, uvažavajući sva regulatorna i poslovna ograničenja i zahtjeve.

Centrix je proizvod koji je od početka osmišljen kao “digital first”, pa je tako u cijelosti prilagođen i pretpostavlja digitalno transformirani radni proces koji je s minimalnim korekcijama, uglavnom poslovnih pravila naših korisnika, omogućio desetinama naših klijenata da se brzo i uz minimum treninga u cijelosti prebace na digitalni tijek postupanja ne samo dokumenata nego i cjelokupnog procesa poslovnog odlučivanja. Naši su korisnici koristeći Centrix u kriznim trenucima osigurali kontinuitet poslovanja i minimalizirali rizike i posljedice prekida rada na operativno poslovanje svojih organizacija i ustanova.

Centrix se tako pozicionirao kao strateški bitan alat kojim je moguće osigurati i zaštiti operativno poslovanje od nepovoljnih utjecaja neovisno o tome jesu li te prijetnje i rizici interno ili eksterno uvjetovani. Dobro podešeni i pažljivo implementirani sustav upravljanja dokumentima, kroz definiranje jasnih procesnih koraka i pravila rada omogućava nesmetani tijek radnog procesa, neograničeni pregled i kontrolu managementa nad organizacijom, a sve udovoljavajući zakonom propisane kriterije sljedivosti i poštivanja često rigorozno normiranih procedura.

Operativno poslovanje organizirano kroz sustav upravljanja poput Centrixa, samo po sebi obuhvaća cijeli niz kriterija koje je potrebno zadovoljiti kako bi ono održalo konotacije održivosti i efikasnosti, a najčešće se manifestira kroz jasno uspostavljenu organizaciju rada i njenu primjenu kroz organizacijsku kulturu.

Od izuzetne je važnosti osigurati primjerenu organizaciju rada kojoj prethodi identifikacija stvarnih poslovnih potreba s obzirom na svrhu poslovanja, ćemo prethodi kvalitetna identifikacija i analiza postojećih poslovnih procesa, te potom “rastavljanje” poslovnih procesa na logične i mjerljive korake, njihovu optimizaciju, standardizaciju i naposljetku preslikavanje u programsku okolinu koju pruža Centrix s ciljem podizanja efikasnosti rada.

Prilikom svake nove implementacije, cjelovitog sustava pojedinačnih poslovnih procesa, od iznimne je važnosti da ne upadnemo u zabludu da su aktualni trendovi ili dostupna rješenja jedina moguća, te da ih je nužno preslikati nepromijenjene kao jedino jamstvo da naša organizacija bude uspješna. Slijepo preslikavanje postojećih procesa, a bez kvalitetne digitalne transformacije najčešće rezultira visokim očekivanjima ali donosi slabe rezultate.

Zato prilikom uspostave nove i digitalno utemeljene organizacije rada, pazimo da temeljito promislimo o svakom pojedinačnom procesu i njegovim pojedinačnim koracima, izbacimo nepotrebne ili redundantne stepenice koje ne donose vrijednost ili nepotrebno usporavaju operativno poslovanje, te ih prilagodimo potrebama i načinu rada u potpuno digitaliziranom okruženju. Iskustvo koje smo stekli kroz mnogobrojne implementacije, jasno pokazuje kako nije dovoljno taj cijeli proces optimizacije odraditi jednom, nego je to višekratna aktivnost i kontinuirani proces preispitivanja i prilagodbe koja za cilj ima ne samo osigurati nego i održavati očekivani rezultat.

Ključni elementi organizacije rada koje valja kontinuirano nadzirati i preispitivati su metodologija rada koju primjenjujemo, alati i tehnologije koje koristimo, kao i kapaciteti s kojima raspolažemo. Omega kontinuirano ulaže u navedene elemente kako bi osigurali maksimalnu učinkovitost i naposljetku isporučili kvalitetu koja se od nas i očekuje, kroz dodanu vrijednost svih naših programskih rješenja.

S aspekta primjene metodologije rada, vodimo se načelom najbolje prakse ali isto tako ne ispuštamo iz vida “adapt&adopt” koncept, što ukratko znači da osim primjene primjerene metodologije rada istu i prilagođavamo stvarnim potrebama poslovanja i to u onim dijelovima rada gdje očekujemo određeni iskorak ili poboljšanje. Neophodno je naglasiti kako se radi o kontinuiranom praćenju utjecaja na poslovanje i pravovremenoj reakciji kako bi osigurali da je izlazni rezultat ujedno i očekivani rezultat.

Ako govorimo o dostupnim alatima i tehnologijama, mi u Omegi pažljivo pratimo globalne trendove i trudimo ih se primjenjivati, kako bi našim klijentima osigurali zadnje aktualne standarde sa područja tehnologije i alata koji su troškovno efikasni ali i zato jer često omogućavaju iskorak po pitanju operativne izvrsnosti.

Kao i u drugim segmentima poslovanja, kritički se postavljamo prema novim tehnologijama i ugrađujemo ih u naše proizvode tek kada smo sigurni da će ostvariti ciljeve zbog kojih ih biramo. Primjerice, iako se posljednjih godina puno govori o primjeni blockchain tehnologiji ili primjeni strojnog učenja i umjetne inteligencije, i iako smo unutar Omege napravili niz eksperimenata i internih hackatona, preporučiti ćemo ih i primijeniti samo kod onih naših klijenata i poslovnih potreba gdje možemo dokazati opravdanost, imajući u vidu da cilj opravdava uložena sredstva.

Kvalitetan kadar ljudi

Sa aspekta kapaciteta od izuzetne je važnosti osigurati potrebite resurse i kompetencije bez kojih nema provedbe a u konačnosti niti rezultata, te se ta načela istovjetno tretiraju i primjenjuju neovisno je li riječ o internom razvoju naših proizvoda i usluga ili o implementaciji za potrebe naših korisnika. S obzirom na kontinuiranu kompleksnost proizvoda i usluga koje tržište zahtijeva možemo se složit da je ovo boljka i usko grlo operativnog poslovanja jer je najčešće mogućnost realizacije uvjetovana kapacitetima kojima raspolažemo. Temeljem navedenog od iznimne je važnosti postaviti u fokus kvalitetan kadar ljudi koji može i zna odgovoriti tražene zahtjeve.

Danas više nego ikad od neizmjerne je važnosti pratiti tržište, osluškivati korisnike i tražiti napredak po svakom aspektu organizacije rada kako bi osigurali sposobnost pravovremenog odgovora na poslovne potrebe ili zahtjeve tržišta kao i kontinuitet u postizanju pozitivnih rezultata. Omegin Centrix, kao vodeće domaće rješenje za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima u administrativnoj djelatnosti, programsko je rješenje koje će svojim korisnicima jamčiti postizanje upravo tih ciljeva.

* Sadržaj omogućio Omega software d.o.o.