Tehnološki napredak uvijek pronalazi načine da revolucionira način na koji poslujemo pa je tako i koncept digitalizacije dokumenata sve značajniji. S rastućom potrebom za učinkovitim upravljanjem podacima, sigurnošću i dostupnošću, važno je digitalizirati dokumente kao ključnu poslovnu praksu. To omogućuje organizacijama da oslobode dragocjeni prostor, smanje troškove i poboljšaju dohvaćanje i dijeljenje informacija.
Digitalna pohrana dokumenata osigurava očuvanje i dugotrajnost osjetljivih dokumenata tvrtke i korporativnih informacija, štiteći ih od fizičkog oštećenja, krađe, pogrešnog postavljanja ili gubitka. Pohranjivanje digitalnih dokumenata na platformi za upravljanje dokumentima također omogućuje besprijekornu suradnju i kontinuitet tijeka rada — što ga čini nezamjenjivim alatom za moderne tvrtke.

O tome zašto je važno da tvrtke imaju napredno digitalno rješenje za moderno upravljanje dokumentima, govori generalni direktor slovenske tvrtke BASS Aleksander Bastl.

Vaša tvrtka nudi moderan sistem za digitalno upravljanje dokumentima. Predstavite nam ukratko BassDMS.

BassDMS (Document Management System) je napredno digitalno rješenje (u potpunosti dostupno i na hrvatskom jeziku) za jednostavno, sigurno i moderno upravljanje dokumentima – „cijeli digitalni arhiv u vašem džepu“. Važna komponenta je osiguravanje maksimalne sigurnosti uz povećanje učinkovitosti poslovanja dostupnošću dokumenata s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Klasifikacijski i signaturni plan osiguravaju red i preglednost nad cijelom poslovnom dokumentacijom, a omogućava korisniku pristup samo onoj dokumentaciji za koju je ovlašten.
Korisnicima je omogućeno brzo pretraživanje, kategorizirano razvrstavanje i bespapirno odobravanje i certificirano potpisivanje, što pridonosi boljoj produktivnosti i manjoj potrebi za dokumentacijom u papirnatom obliku. Svi dokumenti su na dohvat ruke uz osiguranu revizijsku sljedivost. Radi se o certificiranom rješenju od strane Arhiva Republike Slovenije, a o njegovim prednostima govori Aleksander Bastl, generalni direktor slovenske tvrtke BASS.

Koje su prednosti najma BassDMS-a, zašto je važno da ga tvrtke imaju i za koga je posebno koristan?

Omogućujemo instalaciju BASS DMS kod naručitelja odnosno na naručiteljevoj serverskoj infrastrukturi – „on premise“ ili u sklopu najma oblačne serverske infrastrukture Bass – „cloud“. U slučaju instalacije „on premise“ naručitelj mora sam osigurati dodatne razine sigurnosti.
Najam donosi nekoliko ključnih prednosti:
• Troškovna učinkovitost: Poduzeća izbjegavaju visoke početne troškove kupnje i plaćaju samo ono što koriste od modula unutar sustava.
• Osiguravanje sigurnosti: kako fizičke tako i kibernetičke, puno neovisnih internetskih veza, neprekidno napajanje servera podržano agregatom, udaljena sigurnosna kopija (75 km+ na drugoj backup lokaciji), fizički zaštićena soba, svi podaci su unutra EU (u SLO).
• Najviša moguća razina usluga: za osiguravanje neprekidnog rada, kibernetička sigurnost (ISO 27001) i potpuna usklađenost s GDPR-om (ISO 27701). Osim toga, usklađeni smo s ISO 9001 i imamo najviše moguće slovenske standarde za dokumentacijski sustav i elektroničko čuvanje dokumenata. Godišnje revizije od strane neovisnih revizora osiguravaju postizanje i ispunjavanje standarda.
• Fleksibilnost: Rješenje se može prilagoditi promjenjivim potrebama poduzeća i korisnika.
• Dostupnost i suradnja: Omogućava pristup dokumentima bilo gdje i bilo kada, što povećava suradnju među zaposlenicima.

BassDMS je koristan za poduzeća u bilo kojoj industriji koja žele osigurati preglednost dokumentacije koja dolazi, nastaje ili odlazi iz poduzeća i digitalizirati poslovanje.

Kada je riječ o ovakvoj vrsti digitalnog rješenja, korisnicima je najvažnija sigurnost i pouzdanost. Kakva je sigurnost korisnika BassDMS-a, kakvi su vaši sigurnosni protokoli i možete li garantirati najvišu razinu sigurnosti?

Sigurnost korisnika BassDMS-a je naš glavni prioritet i briga već više od 30 godina. Živimo u svijetu u kojem su stalno prisutni kibernetički napadi. Često klijenti i korisnici ne razmišljaju o sigurnosti dok ne dođe do provale u njihov sustav. I tada je, nažalost, već kasno.
Naš sustav uključuje višeslojne, najnaprednije sigurnosne protokole:
• aplikacija i podaci su na fizički odvojenom serveru i sve transakcije odvijaju se preko reverse proxy-a,
• sva hardverska oprema je opremljena certifikatima koji osiguravaju šifriranje svih podataka na prijenosnom putu,
• u slučaju gubitka/krađe tableta PC, telefona, prijenosnog računala jednostavno se opozove konkretan certifikat i pristup s kompromitirane/ukradene uređaje fizički je onemogućen,
• zbog korištenja modernih razvojnih alata i servera osiguravaju se sigurnosni popravci što predstavlja dodatnu stabilnost i sigurnost BASSDMS sustava,
• svaki korisnik ima svoju sigurnosnu razinu koja definira do kojih dokumenata korisnik može pristupiti/pregledati, posebna pažnja posvećena je zaštiti osobnih podataka;

Sve navedeno potvrđuju godišnji pregledi odnosno revizije od strane neovisnih vanjskih revizora ISO standarda ISO 27001 (Upravljanje informacijskom sigurnošću) i ISO 27701 (Zaštita informacija-osobnih podataka), koje smo uspješno implementirali u našoj tvrtki već dugi niz godina.

Koliko je ovaj sustav kompliciran za korištenje?

BassDMS je osmišljen na prvom mjestu za korisnika. Njegovo grafičko sučelje je intuitivno i jednostavno za korištenje, što omogućava brzo obučavanje zaposlenika. Funkcije su jasno raspoređene, alati za pretraživanje su učinkoviti, a dizajn modula prema mišljenju naših klijenata vrlo je privlačan, tako da korisnik ima izvrsno korisničko iskustvo. Uzimanje dokumenata je učinkovito, može biti i masovno uzimanje, uvoz iz e-pošte, e-sanduka, lokalnih mapa ili sa skenera. Dokument se unosi samo jednom i kroz poslovni proces obogaćuje dodatnim podacima, a zatim je dostupan svugdje u skladu s ograničenjima klasifikacijskih oznaka. Sustav automatski obavještava korisnika o dokumentima koji čekaju na potvrđivanje. Korisnik se prijavljuje s korisničkim imenom i lozinkom. I što je najvažnije, može se koristiti na slovenskom, engleskom i hrvatskom jeziku.


Kada se jednom odabere BassDMS, postoji li neka ovisnost o odabranom operativnom sustavu?

BassDMS je osmišljen kao platformno neovisno rješenje. To znači da radi na različitim operativnim sustavima, kao što su Windows, macOS, Android, iOS i Linux, i da je dostupan preko web preglednika (Chrome, Edge, Safari, Firefox), što omogućava korištenje na različitim uređajima, uključujući pametne telefone i tablet računala. Može biti smješten u oblaku ili lokalno kod klijenta (briga o sigurnosti sustava se prenosi na naručitelja). Kroz RESTful web servis omogućena je i povezanost s drugim softverskim rješenjima, što nama i naručitelju omogućava postizanje zacrtanih ciljeva na području digitalne transformacije.


Koje su najčešće greške koje tvrtke čine u procesu digitalne transformacije?

Najčešće pogreške su:
Djelomična suradnja: Poduzeća često misle da je za digitalizaciju poduzeća odgovoran samo jedan odjel, npr. IT ili računovodstvo. Za uspješnu digitalizaciju poslovne dokumentacije važno je da se gleda ALL IN – od vodstva do zadnjeg korisnika. Svi su važni u procesu obnove poslovnih procesa i moraju biti uključeni.
Nedostatak strategije: Poduzeća često započinju s digitalnom transformacijom bez jasnog plana i ciljeva, što je prvi i najvažniji korak – priprema strategije.
Nedovoljno osposobljavanje zaposlenika: Bez odgovarajuće obuke, zaposlenicima može biti teško prihvatiti nove tehnologije, što može dovesti do nepravilne uporabe ili razumijevanja postupaka, što može rezultirati nezadovoljstvom korisnika.
Nedovoljno ulaganje u održavanje i nadogradnje: Digitalna transformacija nije jednokratni projekt, već zahtijeva stalne nadogradnje i održavanje i ulaganje.

Kako je moguće korištenjem DMS-a postići višu razinu održivog razvoja tvrtke?

Korištenje DMS-a pridonosi održivom razvoju poduzeća na više načina:
Ekološki prihvatljivo rješenje: Digitalizacija dokumenata smanjuje potrebu za tiskanjem i skladištenjem papira i smanjuje troškove poslovanja i troškove arhiviranja papirnate dokumentacije.
Energetska učinkovitost: Centralizirano upravljanje podacima optimizira potrošnju energije u IT sustavima, jer se oni ne razdvajaju po odjelima unutar poduzeća.
Kružno gospodarstvo: Omogućava bolje praćenje i upravljanje resursima, što u osnovi zagovaraju kružni poslovni modeli te tako smanjuje i CO2 otisak poslovnog procesa.
Povećanje učinkovitosti: Optimizacija radnih procesa smanjuje potrošnju vremena i resursa, što doprinosi održivom poslovanju uz poštivanje sve regulative.

Primjećujete li prema broju vaših korisnika napredak u digitalizaciji na našem tržištu i možete li možda u tom smislu usporediti Sloveniju i Hrvatsku?

Da, opažamo značajan napredak u digitalizaciji na oba tržišta. Možda zvuči pomalo neobično, ali interes za digitalizaciju poslovne dokumentacije povećao se tijekom COVID epidemije. Naručitelji su tada postali svjesni, da imaju ograničen pristup dokumentaciji koja je zaključana u jednom od ureda u poduzeću. Tako u Sloveniji, kao i u Hrvatskoj, poduzeća postaju sve svjesnija važnosti digitalne transformacije za poboljšanje konkurentnosti i učinkovitosti. U Sloveniji je možda primjetan nešto brži tempo uvođenja digitalnih rješenja, što je posljedica prihvaćenih standarda za arhiviranje dokumenata. Hrvatska pri tome ne zaostaje. Naša prednost je što većina DMS ponuđača na hrvatskom tržištu nema potrebne certifikate koji bi naručitelju jamčili da su proizvodi i usluge zaista pouzdani i sigurni. Da su naši naručitelji zbrinuti na najvišoj mogućoj razini na hrvatskom tržištu brine EDITEL d.o.o. kao lokalni partner.

Prošle godine pridružili ste se kao partner na konferenciji Smart Industry u organizaciji Poslovnog dnevnika. Možete li se osvrnuti na taj događaj? Što vam se svidjelo te smatrate li da su takvi eventi korisni i zašto?

Konferencija Smart Industry iznimna je prilika za razmjenu znanja i iskustava među stručnjacima u području digitalne transformacije. Posebno nam se sviđa što događaj okuplja različite industrije i omogućuje uvid u najnovije trendove i tehnologije u IT sektoru. Takvi događaji su korisni jer potiču umrežavanje, omogućuju uvid u najbolje prakse i inovacije te pomažu poduzećima u planiranju i provedbi njihovih digitalnih strategija. Vjerujemo, da sudjelovanje na takvim konferencijama doprinosi bržem napretku digitalizacije i povećava konkurentnost poduzeća na tržištu, stoga se s veseljem odazivamo na ovakve događaje. Za nas je to također prilika da se upoznamo s poduzećima koja trebaju takva rješenja.

Sadržaj omogućio Bass