Često se ponavlja kako digitalizacija poslovanja ne završava primanjem i slanjem eRačuna, već i elektroničkom obradom, knjiženjem, plaćanjem i pohranom računa u elektronički arhiv.
Kako je u robno-materijalnom knjigovodstvu račun u pravilu vezan za otpremnicu, komercijalni dokument koji služi kao dokaz isporuke određene robe ili pružanja usluga, nerijetko se stoga postavlja pitanje kako uspostaviti potpuno digitalizirani proces, ako se uz robu dostavlja račun-otpremnica.
Prema UBL standardu kojim je definiran eRačun u Hrvatskoj ne postoji dvojni e-dokument kao što je račun-otpremnica u papirnatom poslovanju, no aplikacija mOtpremnica servisa mojeRačun, odnosno dokument eOtpremnica upravo je odgovor na takve potrebe tržišta.
“Mobilna aplikacija mOtpremnica namijenjena je korisnicima, dobavljačima, koji isporučuju robu putem svojih dostavljača ili korištenjem usluga distributera, odnosno kombiniranjem obaju načina.
Usluga mOtpremnica omogućuje korisnicima slanje i zaprimanje eOtpremnica kroz aplikaciju u potpuno sigurnom, digitalnom okruženju”, pojašnjava Saša Stanković, voditelj Sektora razvoja proizvoda i strateških projekata servisa mojeRačun.
Bolja upotreba resursa
Dokumentom eOtpremnica korisnici ispunjavaju sve potrebne procese iz “papirnate” sfere, ali i uvode neke nove. Kod eOtpremnice prednosti su posebno izražene sa sigurnosnog i efektivnog aspekta.
“Jedan od problema papirnate otpremnice je nepotrebno trošenje resursa; u praksi se otpremnica umnaža i do pet puta, no najčešće u tri primjerka: jedan za prodavatelja, drugi za kupca jer se njime osigurava dolazak te se obavlja provjera između narudžbe i onoga što je primljeno, dok je treći za prijevoznika koji potpisanu otpremnicu vraća prodavatelju. U slučaju gubitka dokumenta ili pogrešnih podataka na otpremnici, trošak se samo gomila”, upozorava Stanković.
Uslijed nehotične pogreške ili vremenskih nepogoda, otpremnica se može izgubiti ili uništiti, što će prouzročiti određeni trošak kako bi se izradio i ispostavio novi dokument.
Tako se jednostavan kupoprodajni proces potencijalno može razvući na nekoliko dana ili tjedana, dok se obje strane ne usklade financijskim odobrenjem. No, najveći trošak mnogim tvrtkama proizlazi iz prepisivanja podataka s otpremnice u računovodstveni softver.
Jedan klik do isporuke
Prepisivanje ne predstavlja problem ako je riječ o nekoliko artikala na dvije ili tri otpremnice mjesečno, ali ako je riječ o desecima ili stotinama njih, pogreške su neminovne. Poput eRačuna i eOtpremnica je strukturirani dokument zbog čega aplikacija sama “čita” sve relevantne informacije iz dokumenta pa se, za razliku od papirnate, strukturirana eOtpremnica može automatski učitati u ERP ili računovodstveni softver.
“Dokument eOtpremnica se izrađuje unutar računovodstvenog softvera ili ERP-a isto kao i “stara” otpremnica, no umjesto da se ispisuje u tri primjerka, eOtpremnicu se jednim klikom šalje u mrežnu aplikaciju mOtpremnica. Administrator potom dodjeljuje rute vlastitoj dostavnoj službi ili distributerima, nakon čega vozač preuzima robu u skladištu prema popisu dobivenom u aplikaciji i kreće u dostavu”.
Digitalna identifikacija kupca
Kod isporuke preko aplikacije mOtpremnica kupac se identificira pomoću NFC čipa, svojevrsne zamjene za žig, a potpisom na mobilnom uređaju potvrđuje preuzimanje robe kroz aplikaciju.
Dodatnu sigurnost primopredaji daje i točna GPS lokacija preuzimanja robe koja ostaje zabilježena u aplikaciji.
“Nakon što su preuzeli robu kupci mogu automatski učitati strukturirani dokument eOtpremnicu u svoj računovodstveni program, što im značajno štedi vrijeme i uklanja eventualne greške kod prepisivanja. Istovremeno, dobavljač kroz aplikaciju vidi da je roba preuzeta, nakon čega se dokument automatski pohranjuje u digitalnu arhivu koja je dostupna i kupcima u svako doba”, rekao je Stanković.
Pozitivan feedback korisnika
Funkcionalnost u svim oblicima distribucije mOtpremnica je pokazala još u testnoj fazi kada je servis mojeRačun proveo pilot projekt s craft pivovarom Varionica. Njihova specifičnost je da koriste sve dostupne kanale dostave; otvorili su web shop, rade maloprodaju, ali i putem distributivne mreže za HoReCa.
Za isporuku koriste vlastitu dostavnu službu, ali i usluge distributera, tako da se iz prve ruke moglo utvrditi kako sustav funkcionira kada sve narudžbe ne idu preko istog kanala i gdje svaki kanal ima svoje specifičnosti, što zahtijeva veliku fleksibilnost.
Ono što su prepoznali kao glavne prednosti su bolji nadzor i kontrola nad isporukom robe jer im je mOtpremnica omogućila jednostavnije određivanje ruta vlastitoj dostavi i kurirskoj službi te bolju suradnju s kupcima čiji su procesi zaprimanja robe također automatizirani.
“Aplikacija mOtpremnica se pokazala izvrsnim rješenjem jer je korisnicima omogućila da sve podatke o dodijeljenim rutama dostave, količini izdane i preuzete robe imaju na jednom mjestu. Zadovoljni smo i feedbackom njihovih kupaca, tako da možemo reći da je započeo važan proces digitalizacije distributivnog procesa u hrvatskim tvrtkama”, zaključili su iz servisa mojeRačun.
* Sadržaj omogućio mojeRačun
