Gradonačelnik Makarske Zoran Paunović ozbiljno je shvatio digitalizaciju kao jedan od imperativa uspješnog poslovanja pa je nedavno ponosno predstavio Intrix modul koji optimizira rad i funkcioniranje gradske uprave. Intrix sustav odnosno ‘cjelovit digitalni ured s nekoliko modula i gotovo neograničenim mogućnostima prilagodbe’, implementirala je tvrtka Intera na čelu s direktoricom Adria regije Brigitom Kovačević. Makarski gradonačelnik govori o benefitima koje je digitalizacija donijela za cijeli kolektiv.

Makarska je nedavno, na čelu s vama, implementirala Intrix sustav. Što on točno predstavlja za bolje funkcioniranje gradske uprave?

Digitalna Makarska je jedan od četiri stupa naše vizije na kojem temeljimo budućnost našeg grada.

Mislim da digitalna transformacija nema alternativu i svatko ju treba shvatiti ozbiljno i pokrenuti što prije. Digitalizacija nije nešto što se jednokratno napravi, već se radi o kontinuiranom i stupnjevitom procesu implementacije rješenja, čiji su benefiti trenutačni. Radni procesi se ubrzavaju, olakšava se rad, otkrivaju se uska grla, poslovanje postaje transparentnije, postižu se uštede, a ono što je najvažnije, sve rezultira boljom uslugom prema građanima.

Intrixov modul projektnog vođenja implementirali smo prije otprilike mjesec dana. Osmislili smo alat koji uvelike olakšava vođenje svakog projekta. Sve bitne informacije su dostupne i vidljive svima. Svaki sastanak, svaki dokument, svaki kontakt, poziv, email, zadatak, sve se nalazi na jednom mjestu, vidljivo onima koji imaju pristup sustavu. U svakom trenutku možete vidjeti status, voditelja i tim koji radi na projektu, a komunikacija je brža i jednostavna. Filteri funkcioniraju odlično. Pročelnici mogu vidjeti opterećenost pojedinih djelatnika i shodno tome kvalitetno upravljati odjelom.

U velikim organizacijama događa se paradoks u kojem su pojedini djelatnici preopterećeni poslom, dok drugi često imaju prazan hod. Upotrebom projektnog vođenja, čelnicima odjela je omogućena lakša vidljivost opterećenosti pojedinih djelatnika, pa mogu teret posla pravednije rasporediti. Naravno, omogućeno je i detaljno praćenje izvršenja i statusa svakog projekta.

Radi se o dvije važne aplikacije koje su zaposlenicima dostupne putem mobitela ili računala. Na koji način doprinose kolektivu i koji su benefiti za poslodavca, a koji za zaposlenike?

Tako je. Radi se o dvije aplikacije koje su dostupne putem računala i mobitela. Jedna je već spomenuti Intrixov modula za vođenje projekata, a drugi je modul za ljudske resurse kojeg smo nazvali „Kadrovska“. Ovaj modul ima mnoštvo važnih i aplikativnih funkcionalnosti prvenstveno za odnos između djelatnika i pročelnika. Još uvijek je u fazi prilagodbe našim zahtjevima, a predviđeni rok implementacije je do kraja travnja ove godine.

Kroz Kadrovsku aplikaciju svi službenici na jednostavan način mogu vidjeti status godišnjih odmora, dostavljati doznake za bolovanja, planirati edukacije i svoj daljnji profesionalni razvoj. A pročelnici mogu vidjeti sve kvalifikacije djelatnika, mogu voditi razne evidencije i ocjenjivati službenike (što je zakonska obaveza), te direktno međusobno komunicirati, a sve u cilju djelotvornijeg planiranja i rasporeda ljudskih resursa, kako bi odjel u svakom trenutku optimalno funkcionirao.

Koji su najveći izazovi s kojima ste se susretali u procesu digitalizacije? Je li bilo otpora među zaposlenicima, onih koji su možda mislili da se radi o kontroli a ne olakšavanju procesa rada?

Svaka, pa i najmanja promjena, uzrokuje otpor. To je u prirodi čovjeka. Treba imati na umu da se u slučaju Makarske gradske uprave, ne radi o malim promjenama. Bez lažne skromnosti, napravili smo kvantni iskorak u digitalizaciji. Prije manje od dvije godine, kada smo preuzeli odgovornost za vođenje grada, u gradskoj upravi nije postojalo niti internet bankarstvo. Djelatnici su ispisivali virmane i nosili ih na Finu, kako bi se obavila plaćanja. Svi materijali za gradska vijeća su se printala, što je izazivalo veliki stres, bilo je izuzetno skupo i vremenski zahtjevno. Uveli smo internet bankarstvo, omogućili plaćanja putem Keks-pay aplikacije, te spojili platformu omogućivši plaćanje obaveza gradu čak i kripto-valutama.

Potpuno smo digitalizirali sjednice gradskog vijeća, te pokrenuli digitalizaciju cjelokupnog arhiva. Za sportske i kulturne udruge uveli smo SOM sport aplikaciju za lakše vođenje i upravljanje članovima, kao i za redovito praćenje namjenski odobrenih sredstava iz proračuna. Djelomično smo digitalizirali i rad komunalno-prometnog redarstva, a posebno sam ponosan na naš GIS sustav koje trenutno raspolaže s mnogo slojeva podataka, koje djelatnici svakodnevno koriste u svom radu.

Napravljen je i registar nekretnina, a od 1. siječnja 2023. uveli smo maksimalnu transparentnost prema građanima. Svaki plaćeni račun, naše plaće, pa čak i sve isplate unazad nekoliko godina, vidljive su na našim web stanicama. Uvedeno je uredsko poslovanje početkom godine.

Velike su to promjene u odnosu na zatečeno stanje. Otpora je bilo, što je i za očekivati. Međutim, ovdje zaista imam potrebu pohvaliti sve zaposlenike gradske uprave, za odrađivanje ove zahtjevne prilagodbe. Pokazali su se izuzetno kooperativni i spremni na promjene.

Radi li se o velikim ulaganjima ili bi se vaš model, ako se pokaže učinkovitim, mogao uspješno primijeniti i u našim drugim, možda manjim i siromašnijim gradovima?

Ne radi o velikim ulaganjima. Inicijalna prilagodba sustava našim zahtjevima se plaća jednokratno, a sama cijena upotrebe formirana je kao varijabilni trošak po korisniku na mjesečnoj razini. Radi se o nekoliko eura mjesečno po korisniku za osnovni paket.

U ovom trenutku jako sam zadovoljan i korisničkom podrškom i načinom na koji Intrixovi moduli funkcioniraju. Vjerojatno smo prva jedinica lokalne uprave i samouprave u Hrvatskoj koja uvodi projektno vođenje. Još uvijek nemam potpunu sliku, pa ne bih brzao s preporukama. Međutim, mislim da je ovo alat koji zaista može donijeti revoluciju u poslovanju svake uprave. Vrijeme će pokazati i vidjet ćemo što budućnost nosi.

Digitalizacija Grada ide rame uz rame s energetskim razvojem i zelenim planom koji ima Makarska, na čemu sada radite i kakvi su planovi za dalje što se tiče razvoja Grada?

Četiri stupa vizije koja sam spomenuo na početku su Zelena, Održiva, Digitalna i Transparentna Makarska. Sva četiri su povezana u integralnu cjelinu i funkcioniraju kao jedno. Svaki novi projekt koji postavimo pred gradsku upravu, sagledavamo kroz prizmu ova četiri stupa i svrstavamo u kategoriju ovisno o tome koja komponenta projekta najviše dominira. Tako lakše formiramo timove koji rade, a kasnije je i jednostavnije predstaviti projekte građanima. Jasno se vidi cjelovita slika, a svaki projekt postaje dio mozaika koji dobiva smisao i svoju ulogu u povećanju kvalitete života svakog građanina.

Trenutno radimo na zaustavljanju daljnje betonizacije i pretjerane izgradnje kroz izmjene i dopune prostornog plana, te ćemo tako konačno zaštiti naš prostor. Na zadnjoj sjednici Gradskog vijeća usvojili smo i SECAP (akcijski plan održivog energetskog razvitka i prilagodbe klimatskim promjenama). Kroz 20 mjera za ublažavanje učinaka klimatskih promjena i kroz 24 mjere prilagodbe klimatskim promjenama, do 2030. godine smanjit ćemo emisiju CO2 za 55% u odnosu na referentnu godinu. Projektom 100 stabala u 365 dana ozelenit ćemo sve kvartove u gradu. Osigurali smo bespovratna sredstva za „Sunčanu elektranu Gradska sportske dvorane“. Uskoro ide javni poziv za postavljanje malih solarnih elektrana na krovove kuća naših sugrađana za što je osigurano milijun kuna u proračunu. More kapitalnih infrastrukturnih projekata čeka završetak ove sezone i početak realizacije.

Sve o čemu smo pričali u kampanji utkano je u strateške dokumente i projekte koji se nisu mogli ostvariti preko noći, ali sada kad se približavamo polovici mandata sve je vidljivije da to što smo „kopali duboko“ za rezultat ima kvalitetne temelje, koje smo postavili tako da nema više vraćanja na staro i da Makarska sigurno grabi prema svjetlijoj budućnosti.

Sadržaj omogućila Intera