Informatičko doba donijelo nam je brojne pogodnosti. Malo je onoga što se danas ne može učiniti s tri klika mišem. Jedna od pogodnosti koja uvelike ubrzava radne procese svakako je i eRačun. Riječ je o računu napravljenom u elektroničkom obliku koji se nakon izdavanja sigurnim kanalima šalje primatelju. Prva ideja o elektronskom fakturiranju razvila se još 80-ih godina prošlog stoljeća kada su Ujedinjeni narodi donijeli EDIFACT protokol , koji je ponajprije trebao poslužiti kako bi se utvrdila pravila za strukturiranje podataka, ali i radi lakše razmjene podataka između zemalja i industrija. Iz EDIFACT protokola izrodio se EDI. EDI-jem se i danas služe brojni informacijski posrednici , među kojima i neke od hrvatskih tvrtki. Upotreba EDI-ja je skupa, zastarjela i gotovo u potpunosti neupotrebljiva za većinu izvan sektora trgovine. Stručnjaci ga danas s pravom nazivaju dinosaurusom među informacijskim posrednicima, ako zbog ničeg, onda zbog dugotrajnog i iznimno skupog procesa njegove implementacije i zbog brojnih obaveznih koraka koje moraju poduzeti strane koje će ga koristiti. Godine 2008. poprilično jakom medijskom kampanjom Financijska agencija najavila je eru ePoslovanja čiji je zadatak bio, odnosno trebao biti, brže, efikasnije i jeftinije poslovanje hrvatskih tvrtki. No, kada se osvrnemo na protekle godine, teško je reći da je to zaživjelo. Tome je svakako pridonijela i činjenica da su zakoni u Hrvatskoj po pitanju eRačuna bili nedorečeni , što je u svakom slučaju bio ogroman kamen spoticanje za sve one koji su možda i imali namjeru papirnate račune poslati u prošlost. Stvari konačno kreću nabolje u ljeto 2011. godine kada je objavljen Pravilnik o izmjenama i dopunama Pravilnika o porezu na dodanu vrijednost. Njime su uklonjene sve prepreke za uvođenje eRačuna u poslovanje, a sam eRačun postao je istovjetan papirnatom računu.
Ipak, mnogi u Hrvatskoj još uvijek pričaju o eRačunu kao o nečemu što će se dogoditi u budućnosti, zanemarujući statistike. Naime, prema Eurostatu, u Europskoj uniji je još 2007. godine 18 posto tvrtki svoje račune slalo u e-formatu. Već tri godine poslije, ta se brojka popela na 32 posto, a do kraja ove godine očekuje se kako će ta brojka prijeći visokih 73 posto. Za primjer ćemo istaknuti kako je 2012. godine u Europi poslano čak 3,2 milijarde eRačuna. U Italiji je u 2013. godini više od 50 posto svih prometa računa poslano elektronskim putem, dok je u Estoniji ta brojka daleko i viša pa svjetski stručnjaci u šali navode kako bi država zbog toga trebala promijeniti naziv u E-stonija. No, možda najbolji primjer izvrsno reguliranog ePoslovanja na starom kontinentu pronalazimo u Danskoj koja je još prije pet godina svim dobavljačima rekla da im neće platiti ništa, ako joj ne ispostave eRačune. Nije ni čudo što upravo ta zemlja drži primat u primjeni te tehnologije i u kojoj danas sve banke, telekomi pošte i druge specijalizirane tvrtke, informacijski posrednici, nude različite posredničke usluge s eRačunima. Otišli su čak toliko daleko da je na nacionalnoj razini predloženo da se za svaki papirnati račun plaćaju penali. Dobar primjer primjene ePoslovanja u ostatku svijeta su zemlje Južne Amerike koje mnogi, sasvim neopravdano, smatraju nazadnima. Kao istaknuti primjer tu je Brazil u kojem papirnati računi gotovo uopće više ne postoje. A koliko su napredni u informatičkim rješenjima za regulaciju novčanog prometa, jasno je vidljivo iz činjenice da je Hrvatska u potpunosti preslikala brazilski model fiskalizacije.
Kako je e-fakturiranje regulirano u Hrvatskoj
Kada govorimo o Hrvatskoj, eRačun je vrlo konkretno reguliran i propisan i to Zakonom o elektroničkom potpisu, Zakonom o elektroničkoj ispravi, Zakonom o PDV-u te Pravilnikom o PDV-u (NN 79/13). Trenutno predstavlja najsigurniji oblik fakturiranja, no mnoge tvrtke još uvijek nemaju naviku korištenja eRačuna. Do problema u njegovoj primjeni zasigurno je došlo i zbog toga što se na regulaciju eRačuna, kako smo već naveli, čekalo vrlo dugo zbog čega su se u mnogim tvrtkama uvriježili nelegalni oblici eRačuna. To je dovelo do problema s knjiženjem, budući da takvi ''nelegalni eRačuni'' nisu pravovaljani u knjiženju, niti se na temelju njih može odbiti pretporez. Takve ''nelegalne e-Račune'' zapravo je lako prepoznati. Dovoljno je obratiti pažnju na dvije stavke; u kojem je formatu izdan i sadržava li ovjeru ispravnim certifkatom, kod nas obično izdanim od strane FINA-e. Naime, ako je račun napisan u Wordu, snimljen u PDF-u, Excel-u ili nekom drugom formatu, a nije ovjeren FINA naprednim elektroničkim potpisom ili aplikativnim certifikatom te vremenskim žigom izdanim od ovlaštenog izdavatelja vremenskih žigova (kod nas FINA), taj je račun neispravan. To nije eRačun. Isto tako, ako je račun dostavljen e-mailom u kojem piše „Ovaj račun je napravljen na računalu te je pravovaljan bez žiga i potpisa“, ili sadrži sličan tekst, a također nije ovjeren FINA naprednim elektroničkim potpisom i naprednim vremenskim žigom, ponovno nije riječ o e-Računu.
Kako prepoznati pravovaljani eRačun, kako ga zaprimiti i arhivirati sukladno zakonu
Pravovaljani eRačun, koji je izdan sukladno hrvatskoj zakonskoj regulativi, prvenstveno mora biti čitljiv primatelju, potpisan FINA-inim naprednim elektroničkim potpisom ili aplikativnim certifikatom i mora biti ovjeren vremenskim žigom izdanim od ovlaštenog izdavatelja vremenskih žigova. Na hrvatskom tržištu postoji nekoliko informacijskih posrednika koji se bave otpremom i dostavom računa pošiljatelja u eRačun obliku, među kojima i servis www.moj-eracun.hr, pa ukoliko od njih dobijete takav račun, možete biti sigurni da se radi o pravovaljanom e-Računu.
Original računa koji ste zaprimili u eRačun obliku je u elektronskom obliku i njega nije potrebno ispisivati, niti čuvati u registratorima. Naime, svi eRačuni, eOdobrenja ili eOpomene i popratni dokumenti mogu se čuvati na lokalnom računalu u takozvanoj eArhivi. Svi podaci sačuvani u eArhivi, čuvaju se višestruko. Osim što dokumente čuvaju izdavatelji, odnosno primatelji eRačuna, podatke čuva i informacijski posrednik i to na period od 11 godina kako je to utvrđeno Zakonom o računovodstvu. Zaprimljene, odnosno poslane eRačune moguće je i ispisati te su oni, nakon što se ovjere, istovjetni preslici originala.
Prednosti korištenja eRačuna
Kada govorimo o prednostima korištenja e-Računa, prvenstveno govorimo o uštedi i to ne samo vremena, nego i novca. Štedite na slanju računa, nemate troškova pošte, ispisa, papira. Uzmimo za primjer tvrtku koja mjesečno šalje 875 računa i koja svaki taj račun dvaput ispiše. Na poštanske usluge tvrtka će potrošiti oko 2712,50 kuna, na papir 87,50, na boje za pisač oko 262,50 kn, dok će za rad izdvojiti oko 787,50 kuna. Mjesečno je to trošak od 3850,00 kuna. S druge strane, kako smo naveli, kod e-fakturiranja nema ni troškova pošte ni troškova papira, ispisa i tonera. Jedini trošak je usluga informacijskog posrednika koja na ranije navedeni broj mjesečnih računa košta oko 1900 kuna. Ovakvo primanje i slanje računa povećava i pravnu sigurnost jer za svaki račun imate vremensku potvrdu primitka i slanja. Primjerice, servis Moj-eRačun, osim FINA-inim aplikativnim certifikatom, svaki eRačun ''potpisuje'' s vremenskim žigom te je takav račun nemoguće falsificirati i na sudu je nepobitan dokaz. Štoviše,eRačun dostavljen, primjerice, putem servisa Moj-eRačun, smatra se preporučenom pošiljkom jer je iz njega jasno vidljivo i kada je kreiran, kada je potpisan certifikatom i ovjeren vremenskim žigom, a vrlo je transparentno i kada je preuzet. ''Nisam primio vaš račun'' ili ''račun se zagubio u pošti'' – takav je scenarij jednostavno nemoguć kod eRačuna. Prema statističkim pokazateljima, eRačun se preuzima za manje od šest sati od izdavanja, što moguće ubrzava i vrijeme naplate, budući da valuta plaćanja teče od trenutka preuzimanja eRačuna. S obzirom na mogućnost potvrde primitka, mogućnost gubitka računa od strane primatelja je gotovo nemoguća. Još jedna posebnost eRačuna je što primateljima omogućuje da ga, osim u elektroničkom obliku, primaju i u podatkovnom, što i samom pošiljatelju olakšava posao, budući da ga ne mora prepisivati u računalo. Uvođenjem e-Računa modernizira se poslovanje, ostavlja se moderniji, drugačiji i profesionalniji utisak na kupce i šalje jasna poruka o ekološkoj svijesti i racionalnom pristupu poslovanju.
