Razgovarali smo sa stručnjacima iz hrvatske tvrtke HAMMER koja je lider u razvoju financijskih softverskih rješenja. Njihov vodeći proizvod, Insa, već više od 20 godina služi nizu švicarskih financijskih institucija za upravljanje investicijskom imovinom, potvrđujući svoju poziciju pouzdanog partnera na jednom od najzahtjevnijih financijskih tržišta.

S obzirom na to da mnoge tvrtke nisu svjesne ključnih zakonskih regulativa koje moraju poštovati, niti koraka potrebnih za usklađivanje s regulatornim zahtjevima u HAMMER-u su nedavno lansirali svoj najnoviji proizvod – KORTO.io, sustav za pohranu, upravljanje i čuvanje poslovne dokumentacije koji pruža veliku podršku, pojednostavljujući i automatizirajući cijeli proces usklađivanja.

Koje su najčešće pogreške i propusti u regulaciji poslovnih informacija?

Zaštita podataka klijenata prema GDPR-u

Primjer: Brisanje svih podataka klijenta na zahtjev, osim ugovora koji podliježu minimalnim zakonskim rokovima čuvanja.

Proces: Kada klijent podnese zahtjev za brisanjem podataka, KORTO sustav automatski pretražuje i identificira sve dokumente povezane s klijentom, uključujući račune, e-mailove i interne bilješke. Svi dokumenti se brišu, osim ugovora koji se čuvaju u skladu s definiranim minimalnim rokovima.

Česti propust: Mnoge organizacije nemaju adekvatne alate za pronalaženje svih tragova o klijentu u sustavu. To može dovesti do nepotpunog brisanja podataka, čime se krši GDPR, ili prekomjernog zadržavanja podataka, što ugrožava povjerenje klijenata i povećava pravni rizik.

Održavanje financijskih dokumenata

Primjer: Uništenje računa nakon zakonskog roka od 7 godina.

Proces: Automatsko uništavanje računa bez obavijesti nakon zakonskog roka čuvanja.

Česti propust: Nedostatak sustava za praćenje i upravljanje rokovima može dovesti do nepotrebnog zadržavanja podataka, čime se povećavaju rizici usklađenosti i sigurnosni problemi.

Upravljanje zapisima zaposlenika

Primjer: Zadržavanje radnih ugovora i podataka 5 godina nakon prestanka radnog odnosa.

Proces: Prije uništenja, potrebno je odobrenje HR-a kako bi se osiguralo da su svi zakonski zahtjevi ispunjeni.

Česti propust: Tvrtke često ili predugo čuvaju podatke ili ih uništavaju prije nego što to regulativa dopušta, što narušava povjerenje i može uzrokovati pravne posljedice.

Usklađivanje s ekološkim regulativama

Primjer: Upravljanje podacima u lancu opskrbe prema novim EU pravilima o održivosti.

Proces: Identificiranje utjecaja na okoliš kroz cijeli lanac opskrbe te implementacija alata za praćenje.

Česti propust: Mnoge tvrtke nemaju sveobuhvatan popis dobavljača ili nisu svjesne njihovih aktivnosti, što može uzrokovati kazne u skladu s novim pravilima o održivosti.

Cybersecurity i upravljanje podacima

Primjer: Sprječavanje neautoriziranog pristupa sustavima putem boljeg upravljanja lozinkama i uređajima.

Proces: Kontinuirano praćenje sigurnosnih praksi, redovita obuka zaposlenika i implementacija sigurnosnih alata.

Česti propust: Neadekvatna obuka ili nedovoljna kontrola nad sustavima, što povećava rizik od povrede podataka i pravnih posljedica.

Upravljanje završetkom ugovora s dobavljačima

Primjer: Proces produljenja ili uništenja dokumenata nakon isteka ugovora s dobavljačima.

Proces: 30 dana prije isteka roka od 2 godine, KORTO šalje obavijest timu za nabavu kako bi odlučili hoće li produžiti rok zadržavanja dokumenata ili ih uništiti. Ako odluka nije donesena, sustav automatski uništava dokumente po isteku roka.

Česti propust: Tvrtke često zanemaruju obavijesti o završetku ugovora, što može rezultirati uništenjem dokumenata koji su i dalje važni za revizije, analize ili pravne potrebe. Također, neki sustavi ne omogućuju fleksibilno produljenje rokova, što može ugroziti strateške odnose s dobavljačima.

Kako započeti s procesom upravljanja poslovne dokumentacije?

Definirajte svrhu zadržavanja podataka

Prije nego što krenete s implementacijom sustava, ključno je definirati svrhu zadržavanja podataka. To uključuje prikupljanje pravnih, regulatornih i poslovnih zahtjeva specifičnih za vašu industriju.

Identificirajte vrste zapisa

Dokument nije samo ugovor. Zapis može biti i e-mail, grafikon, pa čak i snimka video poziva koja sadrži ključne informacije. Uz KORTO, možete jednostavno klasificirati i dodati sve vrste zapisa u sustav, čime osiguravate da nijedan važan podatak ne ostane zanemaren.

Postavite vremenske okvire

Svaki zapis ima svoj životni ciklus, a određivanje vremenskog okvira koliko dugo morate zapis čuvati unutar organizacije je ključan korak za pravilno upravljanje dokumentacijom. KORTO vam omogućuje postavljanje rokova zadržavanja prema vrsti zapisa i geografskim regijama te njihovo automatsko praćenje kroz integrirane radne tokove. Na taj način možete lako upravljati dokumentacijom bez straha od kršenja propisa.

Osigurajte pohranu i sigurnost

Pravilno pohranjivanje zapisa zahtijeva više od definiranja mjesta pohrane. Sigurnost je ključna, i trebate pronaći rješenje koje nudi napredne sigurnosne značajke koje sprječavaju neovlašteni pristup i manipulaciju zapisima. KORTO nudi integraciju s Blockchain tehnologijom koja osigurava integritet svakog dokumenta, čime se povećava povjerenje u sustav.

Definirajte pristupne dozvole

Ne moraju svi zaposlenici imati pristup svim dokumentima. Potrebno je precizno definirati tko ima pristup određenim zapisima kroz različite faze njihovog životnog ciklusa. Granularno upravljanje dozvolama smanjuje rizik od curenja informacija i osigurava da svaki zaposlenik ima pristup samo onome što mu je potrebno za rad.

Implementirajte procedure za sigurno brisanje zapisa

Na kraju životnog ciklusa zapisa dolazi faza brisanja. Ovo je korak koji se često zanemaruje, ali je ključan za usklađenost i smanjenje rizika. Potrebno je omogućiti mapiranje i automatsku provedbu detaljnih smjernica za sigurno brisanje zapisa prema njihovoj vrsti, čime se smanjuju pravne i sigurnosne prijetnje.

Koliko je nužno sigurno upravljanje poslovnom dokumentacijom?

U svijetu gdje je poslovna dokumentacija temelj za donošenje ključnih odluka, ispravno upravljanje podacima postalo je imperativ za svaku organizaciju. Tvrtke koje ne poštuju zakonske i regulatorne zahtjeve riskiraju visoke kazne, gubitak povjerenja klijenata i reputacijske štete.

HAMMER, sa svojim dugogodišnjim iskustvom na švicarskom tržištu, pokazuje kako rješenja poput KORTO-a mogu pomoći u automatizaciji i usklađivanju s najstrožim standardima. Od definiranja pravila zadržavanja i sigurnosti do preciznog upravljanja pristupom i brisanjem zapisa, KORTO pruža sveobuhvatnu podršku tvrtkama koje žele modernizirati svoje procese i minimizirati rizike.

* Sadržaj omogućio Insa Software