Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi stvorio je obvezu svim obveznicima Zakona o javnoj nabavi (ZJN) da od početka prosinca 2018. godine budu spremni za prijem elektroničkih računa. Formalno zadovoljavanje zakonskih pretpostavki nije komplicirano, dovoljno je ugovoriti usluge nekog od informacijskih posrednika. Međutim, brojni korisnici upravo otkrivaju da je prijem elektroničkog računa samo jedan, i to najjednostavniji korak u digitalizaciji procesa njegove obrade, a da se ta digitalizacija ne može odvijati nezavisno od digitalizacije cjelokupnog poslovanja.

Obveznici Zakona o javnoj nabavi tako upravo u 2019. godini imaju najbolju priliku do sada za digitalizaciju cjelokupnog procesa trošenja sredstava, od planiranja do plaćanja i njihove kontrole. S 1. srpnjem 2019. godine, kada će svi ulazni računi za obveznike ZJN obvezno biti elektronički, nameće se potreba digitalizacije procesa ovjere računa. No, budući da je u vrijednosnom lancu proces ovjere povezan s procesom nastanka financijske obveze temeljem koje je račun zaprimljen, radi poštivanja regulatornog okvira za razvoj sustava unutarnjih kontrola (FMC) potrebno je sagledati čitav proces upravljanja financijskim tokovima radi cjelovite digitalizacije. Ako fokus kod sagledavanja e-Računa imamo na knjiženju, u pravilu počinjemo zanemarivati sam proces ovjere e-Računa koji je samo dio integriranog procesa cjelokupne nabave, gdje je služba računovodstva samo jedan od dionika. A stvari gledane sa samog kraja vrijednosnog lanca izgledaju vrlo iskrivljeno. Naime, služba računovodstva uglavnom račun vidi kao košuljicu u kojoj su uz račun priloženi svi popratni dokumenti potrebni za njegovu ovjeru, a na samom dokumentu računa nalaze se potpisi koji potvrđuju istinitost tog računa.

Kako izbjeći dodatni trošak

Korisnici će brzo shvatiti da bi printanje e-Računa umjesto ušteda uvelo dodatne troškove, a i da isprintani elektronički račun nipošto nije original računa pa bi takav proces ovjere bio i računovodstveno upitan. Također, brzo će se shvatiti da ni računovodstveni sustav nije mjesto za ovjeru e-Računa jer većina korisnika koji trebaju ovjeravati račun nisu korisnici računovodstvenog sustava, a i da takvi sustavi u pravilu ne nude odgovarajuću podršku za relativno komplicirane procese kao što je ovjera računa. Neuspješni projekti pokušavaju e-Račun „ugurati“ u neki od postojećih sustava – pa onda tijekom projekta otkriju da je račun potrebno povezati s podacima u brojnim drugim sustavima (urudžbeni, nabava, DMS, e-Arhiva, kupci/dobavljači, glavna knjiga, riznica….), a da su neki od dokumenata potrebnih za ovjeru ponekad nastali godinama prije samog e-Računa.

Uspješni projekti na vrijeme shvate da je projekt uvođenja e-Računa usko povezan sa pitanjima iz domene Enterprise Arhitekture cjelokupnog IT sustava organizacije. Uštede od uvođenja e-Računa potrebno je iskoristiti kao poticaj digitalnoj transformaciji cjelokupnog poslovanja. Naime, procese e-Računa nije moguće gledati odvojeno od integriranog procesa nabave, koji počinje planiranjem i potom provođenjem javne nabave, a završava kontrolom, plaćanjem i arhiviranjem.

Stoga je potrebno digitalizirati proces planiranja potreba i izrade plana nabave, što je, obzirom na postojeću obvezu objavljivanja digitalnog plana nabave u EOJN, logičan korak. Korak nakon toga je digitalizacija procesa iniciranja pokretanja nabavnog procesa od strane internog naručitelja, a u skladu s internim procedurama organizacije. Upravo ta digitalizacija iniciranja jest ključan faktor u uspješnoj digitalizaciji ovjere svih računa budući da digitalni zahtjev za pokretanjem nabave sadrži podatke o ovjeroviteljima računa koji će nastati na kraju nabavnog procesa.

Iz zahtjeva pritom slijedi ugovor ili narudžbenica koji su dokumenti na temelju kojih je stvorena financijska obveza, a njihovom digitalizacijom stvorili su se uvjeti za digitalizaciju formalne kontrole e-Računa. Formalna kontrola provjerava je li za račun proveden odgovarajući postupak nabave te je li račun po cijeni i količinama u okvirima ugovora i postupka nabave. E-Račun na sebi sadrži poveznicu na nabavni dokument temeljem kojeg je nastao što omogućuje da sve vrste kontrola koje prolazi, budu digitalne.

I suštinsku kontrolu moguće je obaviti digitalno ako se digitalizira proces prijema robe, izvršenosti rada ili usluge. Suštinska kontrola provjerava jesu li artikli navedeni na računu zaista i isporučeni sukladno ugovoru tj. u odgovarajućoj količini, kvaliteti i rokovima.

Integrirani sustav

Automatizira se i proces računske kontrole koja provjerava izračun svih stavki računa te obračun odgovarajućih poreza, a koja koristi metapodatke stavaka nabavnog dokumenta po kojem je račun izdan.

Tu je važna i komponenta urudžbiranja i digitalne arhive, jer se i primljeni e-Računi i izdane narudžbenice i ostala ulazna i izlazna pismena u pravilu urudžbiraju i arhiviraju zajedno sa svim ostalim pismenima organizacije. Na taj se način sva dokumentacija već kod pokretanja i provođenja postupka nabave odmah iz sustava upravljanja nabavom pohranjuje u arhivu DMS sustava, gdje se u procesu ovjere dodaje e-Račun i povezani dokumenti, da bi sve to zajedno bilo dostupno službi računovodstva radi potvrde da su sve potrebne kontrole obavljene te proknjižavanja računa i prosljeđivanja na plaćanje.

Zaokruženi digitalizirani proces stvorio je preduvjete za integraciju s računovodstvenim sustavom pa će nestati potreba za ručnim unosom i smanjiti se mogućnost pogreške. Ako se račun preko sustava nabave poveže s narudžbenicom ili ugovorom, a narudžbenica ili ugovor s financijskim planom i planom nabave, to znači da će svi podaci o izvorima sredstava već biti povezani sa stavkama računa pa će i knjiženje biti znatno brže.

Sve ove prednosti posljedica su jednostavne početne odluke: uključiti u proces uvođenja e-Računa sve dionike i gledati na stvari iz perspektive cjelokupne organizacije, a ne interesa pojedine službe.

Ako integriramo sustav upravljanja procesima tako da elektronički račun može kao elektronički dokument proći kroz cijelu organizaciju, prikupiti uz sebe sve potrebne dokumente i završiti s plaćanjem, onda sigurno možemo na sličan način digitalizirati i neke druge procese i reducirati ili potpuno izbaciti papir iz našeg poslovanja.