Digitalizacija nije nešto iz budućnosti, ona je dijelom trenutka kojeg nazivamo ‘danas.’ Ubrzava i pojednostavljuje poslovne procese, a praksa je pokazala i da su tvrtke koje su otvorene digitalizaciji konkurentnije i spremnije odgovoriti na zahtjeve nekad i predinamičnog tržišta.

Iako digitalizirani poslovni procesi nekada imaju više koraka do realizacije, output se najčešće ogleda u produktivnosti i efikasnosti poslovnih entiteta.

Kako govore iz tvrtke Omega software, digitalizacijom poslovnog procesa pruža se prilika, odnosno izazov da se procesi definiraju, optimiziraju i standardiziraju. U praksi to znači da poslovni proces treba biti transformiran u digitalnu inačicu tako da je proces potpun, ispravan, sukladan zakonu te da se u njemu ne nalaze nepotrebni koraci (ali da se nalaze svi nužni koraci), odnosno da je optimalan.

Povećanje produktivnosti

Iako će spomenutih koraka nekada biti više, tu ne govorimo o složenosti ili svojevrsnoj kompliciranosti posloženih procesa, već o preciznosti kao jednom od pojmova kojeg ćemo lako povezati sa samom digitalizacijom.

Jedan softver koji će pomoći u slaganju poslovnih procesa je i Centrix2 – rješenje tvrtke Omega software koje pruža čvrsti okvir, zakonsku i informatičku podlogu, kao i iskustveno znanje iz do sad realiziranih projekata digitalne transformacije, a sve kako bi izazovi digitalizacije bili riješeni na najbolji mogući način, a procesi se odvijali brzo i efikasno. Da bismo na koncu dobili brze i efikasne procese, kod odabira tehnologije za svoje poslovanje moramo razmišljati pametno i proaktivno, a parametri koje moramo uzeti u obzir su sigurnost, nadogradivost i prilagodljivost, opseg funkcionalnosti (engl. ‘’Meet your needs’’), skalabilnost i održavanje. To su neka od obilježja rješenja o kojima se uvijek moramo pitati unaprijed, odnosno u procesu traženja dobrog tehnologijskog ‘fita’ za našu tvrtku.

Odabirom prave tehnologije rješavaju se poslovni izazovi, u ovom slučaju javni i privatni sektor teže istom – povećanju produktivnosti i maksimiziranju izlaznih rezultata. Tehnologija se tu nalazi kao ključni pomagač, no iako je cilj koji se želi dosegnuti, kako smo i spomenuli, isti, s njom se drugačije postupa u javnom sektoru.

“Novom Uredbom o uredskom poslovanju i pripadajućom Tehničkom specifikacijom sustava elektroničkog uredskog poslovanja (SEUP) definirano je koje su minimalne funkcionalnosti za upravljanje dokumentacijom kako bi tehnologija omogućila transformaciju i digitalizaciju uredskog poslovanja. Sukladno tome, javnopravno tijelo mora odabrati tehnologiju koja je u potpunosti sukladna Uredbi, popratnim zakonskim okvirima te tehničkoj specifikaciji. Međutim, samo zadovoljavanje minimalnih zakonskih uvjeta nije dovoljno za osigurati kvalitetnu podršku digitalnoj transformaciji”, dodaju iz tvrtke Omega software.

U spomenutom kontekstu jedna od uloga spomenutog Centrix2 rješenja je podrška korisnicima sustava prilikom digitalne transformacije poslovnih procesa tako da korisnicima sustava pruži sve što je potrebno (korisnička podrška, edukacija, savjetovanje, konfiguracija, proširenje funkcionalnosti) da prihvate i uspješno provode transformirane procese uredskog poslovanja.

Digitalno i transparentno

“Potpunom implementacijom Centrix2 rješenja omogućava se da se proces obrade dokumenta koji u prosjeku traje 3 do 5 radnih dana smanji na manje od jednog dana. Kako? Dokumentacija odmah po zaprimanju u javnopravno tijelo postaje dostupna u digitalnom formatu unutar Centrix2 rješenja te odmah započinje svoj životni ciklus obrade. Proces je definiran, određeni su koraci i njihov redoslijed te realizatori (korisničke uloge i grupe) pojedinih koraka. Proces je transparentan, u bilo kojem trenu je vidljivo u kojem je koraku proces obrade, sve ovjere, potvrde, parafiranja i potpisi se odrađuju kroz sustav. Nema kolanja papira, a s time niti povezanih sigurnosnih rizika, troškova i usporavanja procesa”, objašnjavaju iz tvrtke Omega software.

Kod Centrix2 rješenja je riječ o suvremenoj tehnološkoj platformi za čije korištenje su potrebna osnovna informatička znanja rada u web aplikacijama, što znači da je u potpunosti orijentirana krajnjem korisniku – čovjeku. Čovjek je uvijek u središtu svih tehnologija i trendova, a svjetski trendovi su danas usmjereni na sigurnost, ali i pružanje tzv. ‘one stop station’’ koncepta rješenja.

Kako govore iz tvrtke Omega software, to znači da klijent, naručitelj pa na kraju i korisnik programskog rješenja očekuju dodanu vrijednost. Izravnu – poboljšanje procesa poslovanja i rad u skladu sa zakonom, ali i neizravnu – podrška, savjetovanja, razvoj, prilagodba, edukacija i partnerski, stabilan i dugoročan, proaktivan odnos. Sve to na jednom mjestu i od istog programskog rješenja.

Sadržaj omogućio Omega software