Pojam reprezentacije u poslovnom smislu obuhvaća troškove koji nastaju prema poslovnim partnerima. Poslovnim partnerima, iz članka 7. stavak 1. točka 3. Zakona o porezu na dobit, smatraju se osobe s kojima postoji poslovni odnos ili se očekuje da će se takav odnos uspostaviti. 

U praksi su često prisutne poteškoće prilikom tumačenja i razlikovanja troškova reprezentacije od troškova promidžbe prilikom darivanja poslovnih partnera. Primjerice, troškovi koji nastaju iz darovanja prema poslovnim partnerima mogu se tumačiti i kao troškovi reprezentacije i kao troškovi promidžbe ovisno o vrijednosti i vrsti dara. Razlikovanje vrste troškova bitno je ne samo zbog njihovog pravilnog razgraničenja prilikom knjiženja nego je i iznimno bitno s poreznog aspekta, odnosno zbog utvrđivanja osnovice poreza na dobitak i odbitka pretporeza (PDV-a).  

Prema čl. 7. st. 1. t. 3. Zakona o porezu na dobit reprezentacija je definirana kao ugošćenja, darovi s ili bez utisnutog znaka tvrtke ili proizvoda, troškovi za odmor, šport, rekreaciju i razonodu, troškovi korištenja automobila, plovila, zrakoplova, kuća za odmor u visini troškova nastalih iz poslovnih odnosa s poslovnim partnerom. S druge strane, troškovi promidžbe uz redovne marketinške aktivnosti uključuju i darovanje poslovnih partnera kao što to uključuju i troškovi reprezentacije. Troškovi promidžbe priznaju se kao porezni rashod i može se koristiti odbitak pretporeza što nije slučaj s troškovima reprezentacije.

Prema čl. 61. st. 1. t. b) Zakona o porezu na dodanu vrijednost, porezni obveznik nema mogućnosti odbitka pretporeza pri nabavi dobara i usluga za potrebe reprezentacije čime se pretporez uključuje u trošak nabave dobara i usluga. Isto tako, reprezentacija se može samo djelomično priznati kao porezni rashod pri utvrđivanju osnovice poreza na dobitak i to u iznosu od 30%, dok se iznos od 70% ne priznaje kao porezni rashod.

Kako bi se stekao bolji uvid u troškove reprezentacije u nastavku se navedene odredbe čl. 7. st. 6. Zakona o porezu na dobit koje definiraju što se to NE smatra troškovima reprezentacije:

• proizvodi i roba iz asortimana poreznog obveznika prilagođeni za svrhe promidžbe s oznakom „nije za prodaju“;
• drugi reklamni predmeti s nazivom tvrtke, proizvoda i drugog oblika reklame (čaše, pepeljare, stolnjaci, podmetači, olovke, rokovnici, upaljači, privjesci i slično) dani za uporabu u prodajnom prostoru kupca;
• ako se takvi predmeti daju potrošačima, ne smatraju se reprezentacijom do 160,00 kuna pojedinačne vrijednosti (bez PDV-a).

Dakle, troškovima reprezentacije, uz troškove ugošćenja, troškove za odmor, šport, rekreaciju i razonodu, troškove korištenja automobila, plovila, zrakoplova, kuća za odmor, smatraju se i troškovi darovanja i to:

• darovanja proizvoda i roba posebno prilagođenih i pripremljenih u nekomercijalnom pakiranju, a nemaju oznaku “nije za prodaju“;
• darovanja proizvoda i roba koji se daju drugima u komercijalnom pakiranju;
• ako je nabavna vrijednost reklamnih predmeta koja se daje potrošačima veća od 160,00 kn pojedinačne nabavne vrijednosti.

Vrlo je korisno znati ovu klasifikaciju prilikom planiranja marketinškog budžeta ili planiranja neke promotivne akcije kako bi na pravi način bili procijenjeni troškovi takvih aktivnosti (uključujući poreze).

Zakonodavac nije odveć sklon ovakvoj vrsti aktivnosti poslovnih subjekata, vjerojatno radi straha od zloupotrebe te su stoga porezne mjere relativno restriktivne, a također i kontrola uslijed poreznog nadzora. Zato uvijek s posebnom pažnjom razmislite koji poslovni partneri su Vam posebno važni i što im je najbolje pokloniti tj. kako ih ugostiti.