Koliko bi vama kao stranom investitoru značilo da npr. imate podružnicu i ured u Londonu, ali bez popratnih problema koje prate klasične podružnice? Ovo pitanje postavlja i istovremeno na njega odgovara Matija Fontana, direktor Virtual Office Croatia, koji od 2015. iz svog sjedišta u zgradi Zagrepčanke na Savskoj cesti u Zagrebu domaćim i stranim klijentima nudi usluge virtualnih ureda.

“U današnje vrijeme kad je za obavljanje većine poslova dovoljno imati računalo i dobru internetsku vezu, teško je opravdati potrebu za plaćanjem prostora od nekoliko kvadrata za koji se potrebno ugovorno obvezati, plaćati zakupninu i režije i tako trošiti značajan dio resursa koje bi bilo bolje uložiti u samo poslovanje.

Rad od kuće aktualizirao se u posljednjih nekoliko mjeseci, što je rezultiralo otkazivanjem zakupa fizičkih poslovnih prostora i prelaskom na štedljivije i fleksibilnije poslovanje. Virtualni uredi nisu danas samo trend, već odgovor na promjenu radnih navika koje su se dogodile uslijed napretka tehnologije i digitalizacije.

Podaci različitih istraživanja govore o povećanju produktivnosti i zadovoljstva kvalitetom života kod onih koji rade od kuće jer lakše uspijevaju organizirati privatnu i poslovnu sferu života, što je izuzetno bitno za zaposlene roditelje.

Sve dok se poštuju rokovi i zadaci budu profesionalno određeni, nikog zapravo ne zanima u koje doba dana netko radi”, tumači Fontana čiji virtualni ured trenutačno broji više od 130 aktivnih korisnika iz Hrvatske i cijelog svijeta; od Austrije, BiH, Slovenije, Italije, Njemačke, Nizozemske i Portugala pa sve do Kine, Japana, Južne Koreje, Australije i Kanade.

Paketi za različite potrebe

Aktualni podaci govore da usluge virtualnog ureda najviše koriste zaposleni u sektoru graditeljstva, zatim djelatnosti vezane uz ugostiteljstvo i turizam, potom računalne i srodne djelatnosti, web shopovi, agencije za promidžbu, agencije za posredovanje pri zapošljavanju i profesionalnom usmjeravanju i drugi.

Cijene virtualnih ureda ovise o uslugama koje klijent želi koristiti, stoga su formirali pakete koji mogu zadovoljiti različite potrebe. Klijenti u njihovu uredu najčešće traže usluge vezane uz prijavu poslovnog sjedišta na poznatoj lokaciji, zaprimanje i prosljeđivanje pošte te mogućnost održavanja formalnih i neformalnih sastanaka u moderno opremljenoj prostoriji za sastanke.

Kako je za neka poslovanja nužno korištenje ureda i uredskih prostorija, Fontana kaže da u ponudi imaju i urede koje mogu koristiti manje tvrtke, one s nešto većim brojem zaposlenih, ali i za tvrtke kojima treba više od laptopa i interneta.

Za klijente koji rade na kratkoročnim projektima osmislili su coworking prostore za rad koji mogu koristiti po potrebi na dnevnoj, tjednoj ili mjesečnoj bazi. Na raspolaganju su i usluge virtualnog ureda i virtualnog asistenta, dok za strane tvrtke koje žele pokrenuti poslovanje u Hrvatskoj omogućavaju otvaranje virtualne podružnice, tzv. virtual branch office.

“Uz usluge virtualnog ureda mogu započeti poslovati uz pogodnosti kao što su adresa sjedišta na poznatoj lokaciji, usluga virtualne tajnice koja im stoji na raspolaganju, kao i usluga virtualnog asistenta koji za njih može odraditi određene zadatke i poslove. Neki od klijenata s kojima smo surađivali uspjeli su razviti i proširiti poslovanje i povećati broj zaposlenih.

S druge strane imamo i brojne međunarodne tvrtke koje, koristeći naše usluge, ulaze preko Hrvatske na tržište Europske unije i Hrvatske. Samim tim djelujemo kao ‘ambasadori’ Hrvatske privlačeći strane investitore koji otvaraju podružnice ili tvrtke u Hrvatskoj, a rade na području cijele EU. Neki od njih zapošljavaju i građane Hrvatske ili koriste druge hrvatske tvrtke kod realizacije projekata”, navodi Fontana.

Aplikacija ‘my-office’

Tijekom pandemije u Virtual Officeu Hrvatska radilo se na novim uslugama i razvoju aplikacije my-office koja će postojećim i budućim klijentima omogućiti dostupnost usluga 0-24 iz cijelog svijeta. Fontana stoga smatra da će budućnost poslovanja sve više ići prema konceptu rada od kuće.

“Moderno poslovanje podrazumijeva dostupnost u svakom trenutku, fleksibilnost i efikasnost. Sadašnji okviri radnog vremena okidač su za smanjenu produktivnost i nezadovoljstvo kvalitetom života zaposlenika. Remote work im omogućava da pristupe poslu u vremenu koje njima odgovara, a to povećava produktivnost i uspješnost u obavljanju zadataka.

Koristeći uz to usluge virtualnog ureda i web aplikacije my-office nema razloga zašto i u Hrvatskoj ne bi bilo sve više onih koji se odlučuju na ove usluge. Vjerujem da je svima u interesu imati maksimalnu fleksibilnost i što niže troškove poslovanja”, zaključuje Matija Fontana