Odluka o korištenju elektroničkog računa, najzastupljenijeg e-dokumenta koji se u cijelom svijetu smatra okosnicom digitalne transformacije, u primjeni se brzo reflektira i to kroz cijeli spektar benefita, a zajednički nazivnik mnogih su uštede. Manji troškovi papira i ispisa te skraćivanje vremena isporuke, samo su neki od razloga zbog kojih se očekuje da će u masovnoj upotrebi pridonijeti nevjerojatno značajnoj racionalizaciji poslovanja, ali i očuvanju vrijednih resursa. U Europskoj uniji ovaj se iznos procjenjuje na više stotina milijardi eura, a isti princip vrijedi i za hrvatsko gospodarstvo. Proces prijelaza iz papirnate forme izdavanja faktura u elektronsku, već započet u dijelu gospodarstva, može biti koristan impuls ostalima. Uz pozitivne ocjene poduzetničkih, gospodarskih i obrtničkih asocijacija, za novi model ohrabrujuća su i stajališta poslovnih savjetnika, tako da se čini kako to više niti nije pitanje izbora, nego tek kojom dinamikom će biti inkorporiran kao najrašireniji oblik najsuvremenijeg poslovanja u privredne transakcije. Mnogobrojne prednosti sustava e-račun ističu svi naši sugovornici – glavni direktor Hrvatske udruge poslodavaca Davor Majetić, predsjednik Udruge računovođa Hrvatske gospodarske komore Davor Brkić te stručnjaci Mazarsa Pere Mioč i Paula Marić koji ne vide nijedan razlog koji bi išao u prilog eventualnih rezervi.

Ubrzanje poslovnih procesa

Davor Majetić kaže kako HUP smatra da u današnje doba digitalizacije nema razloga za izbjegavanje ispostavljanja dokumentacije (uključujući i račune) elektroničkom poštom, naravno ukoliko postoje adekvatni tehnički preduvjeti. Brojne su prednosti, dodaje, korištenja e-komunikacije koje su u današnje doba svima već poznate i evidentne -brža komunikacija, smanjena mogućnost pogreške, smanjeni troškovi, poboljšani odnosi s korisnicima radi neposredne komunikacije s mogućnošću brze reakcije, povećana točnost, brži ciklus obrade i plaćanja, kao i poboljšano upravljanje dokumentacijom obje uključene strane. Majetić napominje i da e-poslovanje donosi značajno smanjenje trošenja papira, odnosno manje posječenih stabala i zdraviji okoliš.

“Kako živimo u dobu koje nije statično, nego vrlo dinamično, u kojem subjekti nisu vezani isključivo uz svoje mjesto boravka ili tvrtku u kojoj posluju, već imaju različite želje što se tiče dostave, e-račun bi osigurao pravovremeni primitak i bržu reakciju od strane primatelja”, kaže Majetić. Dodatne mogućnosti po njemu se pružaju i kroz usvajanje HUP-ovog prijedloga za dopunom Općeg poreznog zakona, i to s obzirom na dodavanje novog članka u okviru prošlogodišnje porezne reforme.

“Naime, prije ove dopune postojala je mogućnost izdavanja računa u e-obliku samo između poreznih obveznika, a nije bilo predviđeno izdavanje računa u elektroničkom obliku za krajnje korisnike – fizičke osobe. Prijedlog HUP-a bio je da se omogući izdavanje računa u e-obliku krajnjim korisnicima – fizičkim osobama, uz njihovu suglasnost. Smatramo kako će se ovime ubrzati poslovanje s fizičkim osobama te smanjiti troškovi poslovanja vezano uz izdavanja računa u papirnatom obliku. Predviđa se da će se samo u djelatnosti elektroničkih komunikacija ovime uštedjeti otprilike 46 milijuna kuna“, poručuje Majetić. U Hrvatskoj gospodarskoj komori napominju da su e-računi u skladu sa Zakonom o računovodstvu, Zakonom o PDV-u, Zakonom o elektroničkom potpisu, kao i ostalim zakonima koji reguliraju propisani izgled i oblik računa.

“Udruženje računovođa HGK pozdravlja svaki pozitivan korak ka smanjenju administracije i pojednostavljenju poslovanja, ne samo nas kao računovođa, već i svih poduzetnika.

'To je budućnost'

Poduzetnici se svakodnevno bore s glomaznim birokratskim aparatom i većinom nepotrebnom papirologijom, koja rezultira smanjenjem profitabilnosti i nemogućnošću da posvete svoje dragocjeno vrijeme onome čime se primarno bave, a to je njihova osnovna djelatnost”, kaže predsjednik navedenog Udruženja Davor Brkić. E-račun je suvremeni oblik računa, pa Brkić smatra da predstavlja budućnost.

“Primarni razlog radi kojeg to gledamo kao budućnost je to što korištenje e-računa za poduzetnike predstavlja značajnu uštedu vremena, koju iziskuje papirnato slanje računa, koji se šalju poštom ili kurirskim službama. No, nikako ne treba zanemariti ni ekološki aspekt, koji proizlazi iz uštede papira”, kaže Brkić..

Uz sve prednosti e-računa, bitno je naglasiti i trenutačne nedostatke, odnosno prema mišljenju člana vijeća udruženja računovođa HGK Darka Baloga najveće ograničenje za njegovo korištenje previsoka je cijena slanja e-računa, koja se kreće u rasponu od 2,20 kn pa sve do 4 kn po jednom poslanom računu. To je neopravdano preskupo, kaže, ako uzmemo u obzir da je u Sloveniji cijena oko 0,8 kn po računu. Izdavanje i zaprimanje e-računa za javne i sektorske naručitelje u koje spada velika većina korisnika državnog i lokalnog proračuna je kod nas zakonska obveza bez izuzetaka, a time su u nepovoljni položaj stavljeni obrtnici i ostali mikro poduzetnici koji za navedene obavljaju povremene ili jednokratne poslove i u svom poslovanju ne koriste e-račune.

Iskustva naših sugovornika iz Mazarsa zanimljiva su i kao pokazatelj klime koja u odnosu na e-račun trenutačno vlada u poslovnom svijetu. Iako kažu da postoje primjeri poduzetnika koji su spremno prihvatili mogućnost fakturiranja putem sustava e-račun, kod mnogih se ipak tek iskazuje interes.

'Nitko nije požalio'

“Čini nam se da su poduzetnici još oprezni oko uvođenja e-računa u svakodnevnom poslovanju te će trebati proći još neko vrijeme da se sigurnost takvog poslovanja potvrdi u praksi. Međutim, svakako je sve više upita od strane poduzetnika na tu temu te postoji interest da se papirnati računi u potpunosti zamijene e-računima”, kaže Mioč.

Kad je riječ o mnogobrojnim prednostima e-računa, zaokružujući sve navedeno, iz Mazarsa poručuju: “Fakturiranje putem sustava e-račun, ukratko, svakako pridonosi kvalitetnijem financijskom poslovanju, povećanju produktivnosti i uštedama. Procjene EK govore da će uslijed masovnije upotrebe e-računa nastati uštede od 240 milijardi eura kroz šest godina.”

Vezano za iskustva trenutnih korisnika, tvrde kako nisu primijetili da je bilo tko od njih požalio što je prešao na sustav e-računa te su sva iskustva, prema tim saznanjima, bila pozitivna. Za subjekte kojima je e-račun u fokusu, korisne su i informacije koje se tiču složenosti ‘operacije’ prijelaza na novi sustav, kao i one u pogledu okvirnog roka u kojima se korisnicima pokazuje da je posrijedi pametna poslovna odluka.

“U prvom koraku treba osigurati informacijsku podršku za provedbu ovakvog načina fakturiranja – aplikacijsko rješenje u skladu sa zakonskim zahtjevima. Što se tiče poreznih zakona, potrebno je osigurati da podaci iskazani na računu odražavaju stvarnu isporuku, a porezni obveznik mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku. Vođenje e-računa može zahtijevati, osim odgovarajućih softverskih rješenja, i promjene poslovnih procesa i organizacijske strukture”, navodi Paula Marić. Za poduzetnike koji traže rješenja koja ne zahtijevaju značajne prilagodbe, kaže, postoje rješenja koja uključuju usluge financijskog posrednika (primjerice Fina) koji brine o formatu, arhiviranju i sigurnosti podataka.

Informacijski posrednik može u ime naručitelja i izdavatelja e-računa obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja elektroničkih računa. Što se tiče roka u kojem se vide efekti odluke o promjeni s papirnatog na elektronski način fakturiranja, i Mioč i Marić smatraju da su efekti prisutni gotovo momentalno te da u relativno kratkom roku poduzetnici mogu vidjeti isplativost takve odluke. Kao prepreku, navode potencijalno visoke početne troškove implementacije novih IT rješenja te eventualni otpor zaposlenika koji su naviknuli na dosadašnji papirnati način fakturiranja, te zaključuju: “No, s obzirom na mnogobrojne prednosti koje ovakav način fakturiranja pruža, u ovom trenutku ne vidimo razloge protiv uvođenja e-računa, budući da vjerujemo da su potencijalne prepreke lako premostive”.