Microsoft Office je standard u poslovanju. Pišemo članke, sastavljamo projekte i planove u Wordu; sastavljamo kalkulacije i pravimo analize u Excelu. No ovi alati nisu svemogući. Uvijek je dobrodošao neki alat koji će biti ukorak s potrebama u poslovanju, ubrzati i olakšati rad. U nastavku Vam donosimo 5 izazova s kojima se svakodnevno susrećemo u Excel dokumentima. Nastavite čitati kako biste ih otkrili i vidjeli kako se novo S2A rješenje tvrtke ININ informatički inženjering d.o.o. nosi s tim problemima.
Usporenost i nepreglednost
Excel dokument nije zamišljen da bude baza podataka. Stoga, vođenje raznih evidencija u Excelu je nakon 1000 upisa usporeno i nepregledno. Da, postoje filteri. Ali koliko mogu pomoći za tisuće redova podataka i tko zna koliko stupaca?!
Dupli posao
Svaka tvrtka mora popunjavati određene obrasce. Vodi se tablična evidencija u Excelu te se posebno popunjavaju obrasci s tim istim podacima. Radi se dupli posao. Taj dupli posao je posebno vidljiv što je više podataka za koje se mora voditi određena evidencija.
Nemogućnost rada više korisnika u jednom trenutku
Možemo spremiti Excel dokument na mjesto koje će biti dostupno za rad više zaposlenika, ali ne mogu svi raditi u istom trenutku. Osoba koja radi u Excel dokumentu mora ga zatvoriti da bi druga mogla u njemu raditi. Potrebno je stalno provjeravati kod koga je Excel otvoren i koliko dugo će mu još trebati. Što ako osoba slučajno zaboravi zatvoriti Excel, a trenutno nije u uredu?
Nemogućnost rada na drugoj lokaciji
Osim nemogućnosti rada više korisnika u istom trenutku, tu je i nemogućnost rada na drugoj lokaciji. Odnosno, moguće je. Dokument se prebaci na USB stick ili Google disk, Dropbox i sl. i pristupi mu se s terena ili od kuće. Dokument se onda sljedeći dan prebaci na lokalno računalo ili pošalje kolegi i sve je u redu. Podaci su ponovno dostupni svima. No što ako je netko u međuvremenu nešto upisivao u lokalno spremljeni dokument? Što je više korisnika na takvom dokumentu, teže je pratiti koja je zadnja verzija dokumenta i može li mu se pristupiti ako je netko na terenu ili kod kuće nešto već mijenjao.
Sigurnost dokumenta
Što se sigurnosti dokumenta tiče, pa ima mogućnost upisa lozinke, zar ne?! Ali što ako je osoba zaboravila lozinku? Dokument se može slučajno izbrisati ili zagubiti u moru drugih dokumenata ili pokupiti neki virus. Kako ga onda naći? Ako nema backupa, podaci su izgubljeni.
S2A rješenje je baza podataka u cloudu, stoga, brzo je i pregledno. Ne radi se dupli posao. Uz S2A popunjavaju se dizajnirani obrasci koji se mogu importirati iz Excela ili dizajnirati u samoj aplikaciji. Zapravo, ako ćete dizajnirati obrasce u samoj aplikaciji, Excel Vam i nije potreban! Kreirani obrazac se popunjava potrebnim podacima, podaci se spremaju u bazu podataka i može im se pristupiti u svakom trenutku. Osim toga, nema brige je li netko već pristupio aplikaciji ili ne, zato što aplikaciji može pristupiti više korisnika u jednom trenutku. Postoje li određeni podaci koje određeni zaposlenici ne smiju vidjeti, a svejedno trebaju iz nekog razloga imati pristup dokumentu? Smiju popunjavati samo određena polja? Dodijelite prava kako Vama odgovara! Aplikaciji se može pristupiti s bilo koje lokacije s pristupom internetu, potrebno je samo korisničko ime i lozinka. Podaci su uvijek spremljeni i sigurni u bazi podataka, a ako se zaboravi lozinka, zatraži se nova.
ININ informatički inženjering d.o.o. je tvrtka koja iza sebe ima više od 25 godina iskustva u izradi softvera, od cjelovitog ERP rješenja (proizvodnja, prodaja, nabava, računovodstvo, WMS – informacijski sustav za upravljanje skladištem i dr.), do geografskog informacijskog sustava za gradove – Smart GIS*Utility i najnovijeg softverskog rješenja Spreadsheet to Application (S2A) koje se nosi s navedenim izazovima u Excel dokumentima.
Susrećete li se Vi s ovim izazovima? Susrećete li se i s drugim izazovima koji nisu navedeni u popisu? Pišite u komentarima ili pošaljite upit na inin@inin.hr!
