Konferencije i kongresi prava su prilika za predstavljanje te uspostavljanje kontakata i suradnje. Upravo Zagreb se nametnuo kao pouzdano i sigurno mjesto za vrhunsku organizaciju događaja. Odabrati odgovarajući kongresni centar Zagreb je samo jedan, ali važan dio uspješne organizacije kongresa ili konferencija.

Koja god tema i svrha konferencije ili kongresa bila, oni tada postaju ključna mjesta na kojima se spajaju različite strane razmišljanja, komuniciraju problemi te se otvaraju novi prostori za rješenja. Za razliku od kongresa, konferencije se fokusiraju na diskusijama vezano za neki problem koje vode prema rješavanju problema. Na konferencijama sudjeluje manji broj ljudi i postoji vremensko ograničenje. Kongresi pak mogu trajati nekoliko dana i sudjeluje nešto veći broj sudionika, a fokus je na detaljno raspravljanje o određenoj temi. Kako bi to bilo što uspješnije, vrlo je bitna precizna organizacija. No, postavlja se pitanje od kuda započeti u organizaciji takvog kompleksnog događanja? Ovo su osnovni koraci na koje se treba pripaziti pri organizaciji kongresa i konferencije.

Započnite s organiziranjem mudro i na vrijeme!

Kod organizacije konferencije, potrebno je prije svega definirati što su točno cilj i zadaća same konferencije te tko je točno ciljana javnost kojoj se želite obratiti. Što se želi prenijeti na konferenciji i kome? Neka teme budu zanimljive, atraktivne, sadašnje, ali i drugačije. Kako bi dobili inspiraciju za posebne i zanimljive teme, pretražite na internetu zadnje članke i online publikacije na određenu temu ili jednostavno pričajte s iskusnim osobama iz tog određenog polja zanimanja.

Prvi potez kod organizacije ovakvog događanja je odabir datuma. Pri tome pripazite na ostale konferencije i kongrese koji bi se u to vrijeme mogli isto organizirati. Ako organizirate svoju konferenciju u isto vrijeme s nekim drugim organizatorom, to ne znači da će vaša konferencija propasti, nego da će imati reduciran broj mogućih gostiju. Stoga, započnite s planiranjem barem šesti mjeseci unaprijed.

Kako bi konferencija dobila na svojoj važnosti u javnosti, probajte doći do zanimljivih i poznatih sugovornika iz područja tog zanimanja o kojem će biti riječ na konferenciji ili kongresu. Pri stupanju u kontakt s njima, potrebno je biti jasan i direktan. Odgovorite im na osnovna pitanja kao što su: zašto se organizira konferencija, koja je njezina svrha i što točno očekujete od sugovornika. Vrlo je bitno to učiniti već u prvim tjednima organizacije kako bi sugovornici, posebno ako su utjecajniji eksperti, unaprijed rezervirali datum.

Mnogi sugovornici će sudjelovati na konferencijama za besplatno. No, bitno je planirati i drugu opciju, posebno ako su u pitanju poznati i utjecajni sugovornici. Valja imati na umu da ako dobijete sponzore, oni će prije sponzorirati konferenciju na kojoj sudjeluju poznate osobe i eksperti u nekom području. Također, uvijek je potreban plan B. Probajte dogovoriti i alternativnog sugovornika koji će biti pripravan za uskakanje u slučaju da netko otkaže sudjelovanje na konferenciji u zadnji trenutak.

Pokrivanje troškova zahvaljujući sponzorima

Organizacija konferencije ili kongresa može zahtijevati poveći budžet. U to se ubrajaju troškovi cateringa, prostora u kojoj će se organizirati događaj, materijali koji će se dijeliti i eventualno cijena za sugovornike koje ćete pozvati.

Kod pridobivanja sponzora, potrebno je jasno navesti što se sve financijski treba pokriti, a kasnije se to treba i opravdati. Sponzore se također treba što ranije kontaktirati i pronaći, jer je ponekad skupljanje financijskih sredstava dug proces. Stoga, postoji mogućnost da ćete morati unaprijed dati polog za prostor o svoj trošak.

Što se tiče dodatnih troškova, tu je i trošak za catering koji bi trebao biti sastavni dio svake konferencije ili kongresa. Primjerice, ako događaj traje dulje od 45 minute do jednog sata, tada bi se trebao osigurati ručak uz pauze od 15 do 20 minuta.

Pronađite odgovarajuć prostor

Ovakve događaje najidealnije bi bilo održavati u prostorijama organizatora. No, kako u Hrvatskoj mnoge udruge i organizacije nemaju svoj prostor, onda je potrebno potražiti optimalnu dvoranu koja odgovara ne samo broju ljudi, blizini centra nego i budžetu s kojim raspolažete. Kod potrage za prostorom, nemojte se oslanjati samo na slike s web stranica neke dvorane ili hotela, nego otiđite osobno tamo i doživite prostor.

U Zagrebu postoji čitav niz hotela i prostora za organizacije konferencija i kongresa, stoga bi potraga za idealnom dvoranom trebala biti brza i jednostavna. Kod odabira prostora vrlo je bitno provjeriti nudi li prostor svu potrebnu tehničku podršku, je li prostor dovoljno dobro ozvučen kako bi svi dobro čuli prezentaciju te ima li pristup besplatnom internetu za goste.

Naravno, kako organizacija ovakvih skupova postaje sve popularnija u Hrvatskoj, a Zagreb postaje pravi poslovni centar za ovakva okupljanja, pazite na vrijeme rezerviranja termina kako ne bi svi hoteli i dvorane bile popunjene.

Detalji su bitni

Nakon što odaberete prostor te uspijete ostvariti suradnju sa sponzorima, potrebno je dogovoriti i osigurati poklon pakete koji će dočekati uzvanike u prostoriji. To se radi najčešće o jednostavnim paketima s kojima se daje do znanja da je organizatorima konferencije ili kongresa stalo do dobrog informiranja i zadovoljstva posjetitelja.

Paketi najčešće sadrže raspored konferencije, listu sugovornika s kontakt detaljima, obrazac za povratnu informaciju o događanju, materijali sponzora, manji blokić i olovka te isprintana prezentacija (ako je moguće).

Kako bi se što bolje pročulo za konferenciju, potrebno je osmisliti dobro i originalno ime. S dobrim imenom lakše će se predstavljati u medijima te prepoznati na društvenim mrežama. Ime bi trebalo biti u skladu s glavnom svrhom, odnosno problematikom konferencije.

Na sam dan konferencije i kongresa, bitno je doći nešto ranije u dvoranu kako bi se na vrijeme pripremili za neočekivane događaje, poput problema sa zvučnicima. Također, pauze tijekom konferencije ili kongresa iskoristite za sklapanje novih kontakata i predstavljanje sebe novim kolegama. Osim toga, to će biti idealna prilika da izravno dobijete povratnu informaciju o zadovoljstvu posjetitelja.