Krajem 2018. godine obavezni elektronički račun u javnoj nabavi najavljivan je kao pokretač digitalizacije hrvatskog gospodarstva.

Kroz javna tijela direktno, a posredno kroz više od stotinu tisuća poslovnih subjekata koji su uvođenjem te najraširenije knjigovodstvene isprave trebale prepoznati sav benefit ePoslovanja kakav uživaju najrazvijenije europske države koje su, samoinicijativno i daleko ranije, započele digitalnu transformaciju s ciljem povećanja konkurentnosti kroz smanjenje administrativnog troška.

Zakonodavac eRačuna u javnoj nabavi, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, nedvojbeno je tim zakonom postavilo temelje da se digitalizira cijeli proces – od izrade, prijenosa, zaprimanja i obrade eRačuna do pohrane, kako stoji u samom Zakonu i Pravilniku koji ga je popratio, u kontroliranu i sigurnu elektroničku arhivu.

Nisu ni mogli drugačije, naime, jer elektroničke isprave, a eRačun to jest, zbrinjavaju se i čuvaju kako je to propisano Zakonom o elektroničkim ispravama.

Edukacija korisnika

“U više stotina edukacija, video vodiča, konferencija i okruglih stolova mi smo kao informacijski posrednik komunicirali obavezu pohrane eRačuna i drugih eDokumenata u elektronički arhiv. Isto su činili i drugi informacijski posrednici, računovodstveni stručnjaci, ali i Ministarstvo gospodarstva koje je zakonodavno tijelo za eRačun.

Ne moramo u tom kontekstu čak ni citirati Zakon o elektroničkom računu u javnoj nabavi ili Zakon o računovodstvu, dovoljno je istaknuti članak 20. Zakona o elektroničkoj ispravi koji decidirano navodi kako je svaka fizička i pravna osoba, kojoj je zakonom ili drugim propisima utvrđena obveza čuvanja isprava u izvornom obliku, dužna čuvati elektroničke isprave izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima, koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, i čine elektroničku arhivu. Bili smo uvjereni kako je ta, poput brojnih drugih obaveza koje tvrtke moraju provoditi, jednako razumljiva”, pojašnjava Marko Emer, predsjednik Uprave servisa Moj-eRačun.

No, problem u njihovoj primjeni postao je očit tijekom lock-downa uslijed pandemije. Dislocirani rad i nemogućnost pristupa dokumentima, pokazao je da je više od stotinu tisuća poslovnih subjekata rado usvojilo eRačun, ali jedan dio korisnika još uvijek nije savladao potpuno upravljanje takvim dokumentima.

Primatelji eRačuna, u većini, smatraju da je ispravno ispisati račun i pohraniti ga u registrator, odnosno da se na njih ne odnosi obveza čuvanja elektroničke isprave sukladno zakonima. Takav ispisani račun nije izvornik.

Cloud kao rješenje

“Naime, kod nas je ustaljena praksa slanja eRačuna, koji je strukturirani strojno čitljivi dokument, i njegovog slikovnog prikaza u PDF-u, iako ovaj potonji nije ni obavezan ni važan u kontekstu eRačuna. Ponavljam, XML je eRačun, odnosno što bi se u praksi reklo original, a PDF je isključivo njegov slikovni prikaz.

Uočili smo praksu među pojedinim tvrtkama da ne čuvaju original, nego ispisuju sliku i čuvaju je u registratorima. Osim što je protivno ranije navedenim Zakonima, ujedno je potpuna degradacija vrijednosti eRačuna jer ponovno stvara veliki administrativni i trošak prostora”, ističe Emer.

Za uslugu pružanja sigurnog i kontroliranog elektroničkog arhiva, dodaje predsjednik Uprave servisa Moj-eRačun, prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi korisnik može angažirati informacijskog posrednika ili ga osigurati sam, ako može jamčiti da će za utvrđeno vrijeme čuvanja moći osigurati vjerodostojnost porijekla, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost tijekom vremena.

Tvrtke koje imaju vlastite servere na različitim lokacijama diljem svijeta mogu uložiti u vlastiti informacijski sustav za arhiviranje.

No, mikro, male i srednje kompanije nerijetko su osuđene na cloud rješenja koja su najčešće samo prostor za čuvanje dokumenata, ali ne nude dodatne značajke koje puno znače kada govorimo o ubrzavanju poslovanja i većem nadzoru na poslovnim procesima.

“Primjerice, Moj-eArhiv ima opciju dodavanja oznaka i povezivanja dokumenata kao što su ugovor i svi računi proizašli iz njega. Zaposlenicima se može dodijeliti određena razina za pristup i pregled dokumenata neovisno rade li u uredu ili su izvan njega.

eArhiv ne može stradati u potresu, požaru ili poplavi, niti se može dogoditi da tajnu poslovnu dokumentaciju vidi netko tko za to nije ovlašten. Samo u navedenom kontekstu možemo govoriti o sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu”, zaključuje Emer.

* Sadržaj omogućio Moj-eRačun