Gotovo svakodnevno čitamo i slušamo o raznim vrstama događanja, o njihovom sadržaju, gostima, uspjesima, ali rijetko o organizatorima i njihovom viđenju cijelog procesa. Sve odgovore na pitanja o tajnama dobre organizacije, važnosti odabira dobrih poslovnih partnera i trikovima koji će vam pomoći kod organizacije događaja u ovo predbožićno vrijeme, dobili smo u razgovoru s vlasnicom agencije za organizaciju događaja EvenTina Tinom Todtling. Svoje iskustvo i znanja u tom području izgradila je radeći dvadesetak godina u državnom protokolu, gdje je stekla iskustvo koje ju danas čini sugovornikom vrijednim slušanja.

Ako biste morali sumirati jedan dobar ‘event’ – što biste istaknuli?

Polazna točka je ovdje dobar tim gdje svi članovi ulaze u projekt s velikim međusobnim povjerenjem. Dakako, takav tim je sastavljen i od stručnjaka kojima je važna izvrsnost u poslu koji rade. Pomno razradite sve obvezne organizacijske elemente. Osim odabira dobre lokacije, sadržaja i dekoracije, tako taj isti tim mora voditi računa da osigura najbolju moguću tehničku podršku događanju – to je zapravo jedan od ključnih elemenata uspješnog događanja. Evo, zamislite, primjerice, situaciju da vam usred obraćanja govornika, nestane ozvučenje pa on priča u prazno …. Ne kažem da se to može dogoditi i izazvano višom silom, ali kvalitetna oprema pola je odrađenog posla i važan je dio tehničke podrške uz ljudski faktor.

Jedan od ključnih elemenata ovdje je i vizualni identitet. I dakako, na kraju sve mora biti zaokruženo povratnom informacijom sudionika. Ona uključuje pohvalu ako smo dobro napravili posao, ali i ističe i detalje koji se drugi put mogu napraviti još bolje.

Koliko je u tim situacijama važno imati dobrog poslovnog partnera?

Kao što sam odmah i u prvom pitanju odgovorila, osim timskog rada, najvažniji je segment kvalitetna i stručna tehnička podrška, o njoj puno ovisi uspješnost samog događaja. Moja iskustva su razna, ali jedno od najpozitivnijih nosim iz suradnje s PROteamom. Od prvih razgovora, dogovora, upita i objašnjenja do same izvedbe projekta – naša je suradnja bila izvrsna. A osim toga, među nama je već izgrađeno i određeno povjerenje pa smatram da sam našla najbolje partnere za svoju priču.

Koliko su danas za jedan događaj važni audiovizualni elementi? Koliko je važna dobra tehnička oprema?

Izuzetno su važni jer su i vrlo pamtljivi, pa je lakše prenijeti poruku koju želimo. Također, dobar audiovizualni element privlači i više sudionika, što nam je, u krajnjem slučaju, i cilj.

A kad govorimo o tehničkoj opremi, tu nema kompromisa. Ako tehnička oprema nije kvalitetna, ne možete ni odraditi ozbiljan posao.

Kakvo je vaše iskustvo – zbog čega su događaji koje ste do sada organizirali bili uspješni ili manje uspješni? Što je dovelo do jednog ili drugog rezultata?

Osobno preferiram koncept „ključ u ruke“  jer je u tom slučaju od prvog do zadnjeg elementa sve pod vašom kontrolom i tako na najbolji način koordinirate cijelo događanje. S druge strane, veća je vjerojatnost da se dogode manje ili veće greške ili propusti onda kad je angažirano više različitih poslovnih subjekata za pojedine segmente. Tu raste rizik od neprenošenja informacija među svima koji su uključeni u organizaciju, dolazi do šuma u kanalima i vrlo brzo se zadaci krenu razilaziti.

Danas su tzv. eventi u velikom broju prebačeni na virtualne platforme – kako se industrija organizacije događaja uspjela prilagoditi na to i koji izazovi se dešavaju u tom procesu

Industrija organizacije događanja je na početku pandemije zaista bila u nezavidnoj situaciji i bez posla. U nekom kraćem vremenu se dio te industrije preusmjerio u online svijet kako bi događanja egzistirala barem u nekom obliku. U svemu tome, mislim da se mnogo toga u online organizaciji događanja unaprijedilo kao što možda nikada ne bi da nije bilo pandemije. To nam je otvorilo prostor i za neke druge oblike kreativnosti, produkcije koje za to imaju mogućnosti i znanja uhvatile su se brzo u koštac s time da se online događanja organiziraju na visokoj razini kvalitete. Prilagodljivost svih nas u posljednjih godinu i pol je ponekad fascinantna, a pod time mislim i na industriju događanja. No, postoji tu i ona druga strana medalje. Na kraju dana smo svi mi ljudska bića koja najprirodnije funkcioniraju u kontaktu uživo, među ljudima. Činjenica da smo velik dio svojeg života i svakodnevice morali preseliti u virtualni svijet mnoge je već sad doveo do zasićenja. Danas sudionici i dok slušaju, ugase kamere, imate radionice na kojima rijetko više interaktivno sudjeluje, ljudi su se malo umorili… Interakcija među sudionicima unosi jednu živost i konkretna saznanja, ali ona se bolje postiže na radionicama ili konferencijama uživo nego kad ste „skriveni“ iza ekrana.

Pandemija je jako pogodila ovu industriju, no čini se da stvari polako ali sigurno idu naprijed – kako biste vi prokomentirali cijelu tu situaciju?

Polako se vraćaju događanja uživo, možda još uvijek na vrijeme, dok se ne otuđimo do kraja svi jedni od drugih. S druge strane, i dalje se povremeno osjete neke kočnice, nesigurnosti, ovisno i o tome kakva je putanja same pandemije, a i tu, vidimo, razdoblja variraju. No, kako bilo, uvijek sam za to da se kalendari pune svim vrstama događanja, posebno ako zadovoljavaju sve potrebne mjere kad govorimo o sigurnim okupljanjima u ovim izazovnim vremenima.

Uskoro će Božić, a nekakvi blagdanski događaji već su u zamahu – kako organizirati jedan dobar događaj u blagdanskom štihu?

Izaberite zanimljivu lokaciju, vodite računa da bude što više svjetla, toplog svjetla lampica, nezaobilazne crvene boje te ugodnih mirisa biljaka (bora), hrane i pića … Vrlo je važna i dobra glazba, a druženje neka bude organizirano „s nogu“ zbog bolje interakcije. Nije loše dodati ni poneku nagradnu igru, primjerice, dobru staru tombolu koja bi izvukla osmijehe na lica svih.