Svaka konferencija sa sobom nosi određene izazove, a brojni od njih tiču se organizacije te najma dobre tehničke opreme. Odabir prave tehnike pola je odrađenog posla, a ako uz to dobijete i tehničare koji svoj posao imaju u malom prstu – dobili ste konferenciju o kojoj će se još dugo pričati.

Jednu takvu organizirao je i Volonterski centar Zagreb. Tema njihove konferencije bila je “Volontiranje zaposlenika.” Razgovarali smo s njima o izazovima organizacije te o tome koliko kod organizacije važno imati dobre partnere. Otkrili su nam da je za njihovu uspješnu organizaciju zaslužna i ekipa iz PROteama, a što smo ih još pitali o organizaciji događaja, saznajte iz razgovora s izvršnom direktoricom Volonterskog centra Zagreb Dunjom Hafner.

Po čemu se, po vašem mišljenju, razlikuju vaše od konferencija profitnog sektora?

Naše konferencije – Nacionalne konferencija o volontiranju zaposlenika, koje organiziramo već pet godina, ne razlikuje se u mnogome od konferencija profitnog sektora. Planiranje, organizacija i provedba same konferencije su na visokoj razini, a možemo se pohvaliti i izvrsnom tehničkom izvedbom zahvaljujući PROteamu koji nam  je stvorio sjajne tehničke uvjete da bismo konferenciju proveli na najvišoj razini.

Dakako da su naše teme drugačije, kao i smisao našeg postojanja od postojanja profitnih organizacija. Baš iz tog razloga, nam je drago da je PROteam pokazao želju da nam tehnički realizira Konferenciju čime su jasno pokazali osviještenost za razne društvene probleme kojima se mi bavimo.

Što vam se do sada pokazalo najvećim izazovom u organizacijskom smislu – na koje stvari obraćate posebnu pozornost?

Kao volonterski centar glavnog grada Hrvatske prioritet nam je promocija volonterstva i provođenje projekata od društvenog značaja. To je ono zbog čega postojimo i što je naša misija. Buditi svijest o problemima naših sugrađana što na lokalnoj, ali i na razini cijeloga društva u kojem živimo.

Kada je riječ o prigodnim programima koji zahtijevaju određeni protokol dajemo sve od sebe da oni budu na najvišoj mogućoj razini jer smatramo da i neprofitne organizacije koje nastoje djelovati plemenito zahtijevaju također isti tretman i mogućnosti. Tu javnost treba biti dodatno senzibilizirana i razumjeti da mi često nemamo, kao neprofitna organizacija, dovoljno sredstva za realizaciju većih projekata kao što su npr. organizacija Nacionalne konferencije ili Volonterski Oskar.

Koja je bila tema vaše konferencije koju ste organizirali u suradnji s PROteamom i zašto ste se odlučili angažirati baš njih?

Tema konferencije bila je volontiranje zaposlenika. Ove godine poseban naglasak stavljen je na razvoj i prepreke u volontiranju zaposlenika u tvrtkama, iz perspektive organizatora volontiranja koji su imali priliku predstaviti nadolazeće volonterske projekte. Uz to, tema je bila i nadolazeće obvezno izvještavanje o održivosti za organizacije. Na Konferenciji smo razgovarali s predstavnicima različitih tvrtki koji su s nama, kao i s javnošću, podijelili svoja iskustva o volontiranju njihovih zaposlenika i zašto su se uopće uključili u volontiranje. Jedan lijepi trend se time nastavio te ponosno možemo reći kako smo u svome radu uspjeli potaknuti predstavnike raznih tvrtki da sudjeluju u volonterskim aktivnostima. Prema dosadašnjem iskustvu, očekujemo sve veći angažman tvrtki koje organiziraju volontiranje zaposlenika te se nadamo da će i druge tvrtke, koje još nisu, prepoznati ovaj trend te se pozicionirati i na volonterskoj karti.

Dobra tehnika i dobar tehničar čine se kao svojevrsni imperativ uspješne organizacije. Koje usluge ste vi zatražili od PROteama i koliko vam se taj angažman pokazao opravdanim?

PROteam je radio cjelokupnu produkciju hibridne konferencije. To uključuje video opremu – kamere za snimanje konferencije, audio opremu kao što je ozvučenje sudionika, svu IT opremu potrebnu za prijenos, kao i najam platforme putem koje je konferencija održana. Uz to, PROteamova tehnička podrška, kao i osoba zadužena za project management, bili su nam uvijek na raspolaganju u toku procesa pripreme i realizacije same konferencije. PROteam je bio uključen jer bez ozbiljne tehničke izvedbe naš bi rad bi zasigurno bio manje kvalitetan i vidljiv u javnosti.

Kada birate svojevrsne partnere – koji su parametri kojima se vodite, što vam je najbitnije?

Zna se što radimo i čemu smo posvećeni kao volonterski centar – to su prije svega najranjivije skupine u našoj zajednici. Važno nam je da oni s kojima surađujemo pristupe našim projektima ozbiljno kao da pristupaju bilo kojoj profitnoj organizaciji, ali i da u svom djelovanju imaju usađene slične vrijednosti koje mi nastojimo njegovati. Svakako nam je najvažnija stavka stručnost i profesionalnost, ali i odnos prema klijentu, ljudskost u pristupu svakom čovjeku.

Zašto je u toj cijeloj priči važno imati tehničara?

Volonterski Centar Zagreb u svome radu nastoji privući što više stručnjaka iz različitih profesija kako bi naš rad bio što kvalitetniji. Svjesni smo da živimo u vremenu koje bitno obilježava digitalizacija i tako je i nama važno da budemo prisutni preko različitih digitalnih platformi. Iznimno nam je drago da imamo uspješnu suradnju s PROteamom više godina jer je za organizaciju velikih događaja kao što je nacionalna konferencija, neophodan stručan tim ljudi – tehničara koji su odlično pripremljeni i uz koje organizacija cijelog događa nije stresna.

Na koncu, kako angažiranje stručnjaka pridonosi konferenciji i kako je pridonijelo vašoj?

PROtim je našu Konferenciju tehnički uzdigao na jednu višu razinu te potpunosti opravdao naša očekivanja. Dapače, kada smo vidjeli koliko je truda i tehnike bilo uloženo na prijenosu naše Konferencije ostali smo impresionirani. PROtim ne samo da je ostvario naša očekivanja nego ih je i nadmašio!  Stručnost tehničara i ostatka PROteama nam već godinama ulijeva povjerenje u to da će konferencija biti uspješno provedena. Kada ne bismo imali tehnički profesionalnu podršku neki od naših mnogobrojnih napora ne bi urodili plodom. Stoga mi je drago da je PROteam prepoznao našu vrijednost jer bez ozbiljne tehničke izvedbe naše poslanje ne bi imalo ozbiljan odjek u javnosti.

Sadržaj omogućio Produkcijski tim