Većina je ljudi u radnoj sredini opterećena prevelikim obujmom posla i doživljava sastanke kao gubitak vremena. Nažalost, u mnogim je slučajevima ta predodžba točna. Glavna je pritužba zaposlenika da su sastanci loše vođeni i da se njima ništa ne postiže. Istraživanja su izdvojila učinkovitost sastanaka kao jedan od važnih faktora zadovoljstva radnika. Što je duže zaposlenik prisiljen boraviti na neproduktivnim sastancima, to je njegovo zadovoljstvo poslom manje, a mogućnost razlaza s poslodavcem veća. Prije nekoliko godina Microsoftovo istraživanje koje je obuhvatilo 38.000 radnika iz brojnih zemalja pokazalo je da se radnici osjećaju produktivnima samo tri petine radnog vremena, dok je ostatak na štošta protraćen. Neučinkovite sastanke ispitanici su označili kao najveći uzrok nesvrhovitog utroška vremena, zajedno sa slabom komunikacijom i nejasnim ciljevima, što je često također posljedica loših sastanaka.

Držite se rasporeda i teme
Jedino zaposlenici sa slabim radnim učinkom i niskom ambicijom uživaju u neproduktivnim sastancima. Za njih su takva okupljanja dobrodošli predasi od posla te prilika za socijalizaciju. Produktivni su sastanci kralježnica korporativnog uspjeha jer osiguravaju okolnosti za osmišljavanje ideja i rješavanje problema. Sastanci su pogodan način da skupina zaposlenika odluči o najboljem smjeru postupanja glede posla. Ovi oblici okupljanja potencijalno su djelotvorna sredstva planiranja i komunikacije, no samo ako su pažljivo pripremani i vođeni. Postoji nekoliko koraka koji mogu sastanku dati smisao i spriječiti da bude gubitak vremena ili predah za besposličare. Vođenje produktivnog sastanka podrazumijeva uviđavnost prema sudionicima. Vodite sastanke onako kako biste željeli da budu vođeni oni na kojima ste vi običan sudionik. To je temeljno pravilo vođenja djelotvornih sastanaka, iz kojeg izviru sva druga zlatna pravila. Pripremite se za sastanak i pobrinite se da svi sudionici također budu pripremljeni. Razdijelite dnevni red sastanka dan prije i osigurajte da svi pozvani imaju pristup svim materijalima važnima za sastanak. Sudionike uputite da prouče dnevni red i materijale i da dođu na sastanak pripremljeni. Nitko ne smije doći a da ne zna zašto je pozvan i koja mu je uloga. Prije početka zadužite nekog da vodi bilješke koje ćete nakon svršetka podijeliti sudionicima da bi ostali u tijeku s onim što je postignuto na sastanku. Ako se ne možete sjetiti što biste naveli kao točke dnevnog reda, trebali biste se zapitati je li možda sastanak uputnije otkazati. Počnite sastanak na vrijeme i dovršite ga na vrijeme, ili prije. Ako su ciljevi sastanka postignuti u pola predviđenog vremena, treba ga tada zaključiti. Kašnjenje bilo kojeg sudionika znak je manjeg obzira prema svima koji su došli na vrijeme. Ako sudionici znaju da će voditelj osigurati pravovremeni početak, veći su izgledi da će poduzeti mjere da se i sami pojave na vrijeme. Termin održavanja sastanka također je važan. Zakazivanje sastanka u nezgodno doba, primjerice nakon svršetka redovnoga radnog vremena moglo bi imati nepovoljnog učinka na moral radnika. Hitni slučajevi su realnost i poduzeća mogu imati potrebu za sazivanjem sastanaka u čudnim terminima, no rutinski sastanci moraju se održavati u vrijeme koje odgovara pozvanima. U većini organizacija ima pojedinaca sklonih skretanju s teme ili pričanju dogodovština tijekom sastanaka. Istina je da sastanak ne treba biti lišen elementa humora jer je humor važan sastojak timskog duha. I pričanje anegdota može biti korisno ako je smišljeno kao sredstvo motiviranja ili navođenja sudionika na angažman. No ako rasprava ode predaleko od biti, potrebno ju je vratiti na pravi kolosijek. U takvom slučaju voditelj ima obvezu usmjeriti sastanak prema zacrtanim temama.

Zaokružite sastanak zaključcima
Na kraju sastanka izdajte jasne zaključke s naznakom odluka koje je potrebno provesti i zaposlenika koji će za njih biti zaduženi. Propusti li voditelj priopćiti zaključke, netko se od sudionika treba javiti za riječ i zatražiti pojašnjenje idućih koraka, čak i ako se oni sastoje samo od daljnje razrade zadatka. Raziđu li se sudionici sastanka bez informacija o odlukama i idućim koracima, tada je sastanak bio gubitak vremena za sve. Procijenite je li potrebno održavati rutinske sastanke bez konkretnog cilja. Primjerice, imate li svakodnevne sastanke osoblja ili članova uprave, razmotrite koliko su produktivni i biste li ih mogli prorijediti bez štete za poduzeće. Odnosno, bi ih bilo moguće održavati u trajanju od samo nekoliko minuta? Sastanci osoblja su vrlo važni za održavanje homogenosti i zajedničkog duha u uredu, ali je potrebno naći pravilnu ravnotežu između dobre komunikacije i produktivnoga korištenja vremena.

Iznoženje informacija i opaski

Ne valja inzistirati na konsenzusu svih sudionika
“Grupe čiji članovi više razgovaraju ne dijele nužno korisne informacije i ne ostvaruju bolje rezultate. Stoga je važnije o čemu, a ne koliko se razgovara”, poručila je Jessica Mesmer-Magnus, voditeljica istraživanja sa sveučilišta Sjeverne Karoline smještenog u gradu Wilmingtonu. Utvrđeno je da su sastanci produktivniji ako se sudionike potiče na iznošenje novih informacija te osobnih zamisli i opaski, koliko kod odudarale od uobičajenog razmišljanja. Također je poželjno da se ne inzistira na konsenzusu između sudionika, nego na pronalasku najboljeg rješenja, neovisno o tome jesu li svi suglasni s njime.

Činjenice

Bolje manje informacija nego puno nevažnih
Radni sastanci u kompanijama donose veliku prednost nad izoliranim radom jer se na njima informacije razmjenjuju u većoj mjeri i između više ljudi nego drugim načinima komuniciranja, poput telefoniranja ili razmjene e-mailova No analiza rezultata 22 godine dugog istraživanja pokazalo je da se na sastancima najčešće raspravlja o već poznatim stvarima, a da su sastanci na kojima se više govori manje svrhoviti.