Komunikacija je ključna sposobnost koja, kada se pravilno koristi, povezuje sve članove projektnog tima u zajednički skup strategija, ciljeva i mjera. Poslovno istraživanje Forbesa, PricewaterhouseCoopersa i Towers Watsona pokazuje kako su organizacije vrlo svjesne pozitivnog utjecaja kojeg učinkovita komunikacija ima na projekte, programei portfelje. Direktori i voditelji projekata širom svijeta slažu se oko toga da loša komunikacija doprinosi neuspjehu projekata.
Izvješće PMI-a, „Pulse of the ProfessionTM In-Depth Report: The Essential Role of Communications“, te zaključke kvantificira i potvrđuje. Prema Pulse-u, za svaku milijardu američkih dolara potrošenih na projekte, njih čak 135 milijuna je izloženo riziku. Od tog iznosa, 56% ili 75 milijuna američkih dolara, izloženo je riziku zbog neučinkovite komunikacije. Studija provedena od strane PMI-a pokazuje kako je komunikacija najkritičniji i najvažniji faktor uspjeha.
PMI-evo istraživanje (Pulse) otkriva da osobe/organizacije koje su vrlo učinkovite u komuniciranju imaju do pet puta veću vjerojatnost da budu uspješne (da projekte završe na vrijeme, unutar zadanog budžeta i da ispune sve zadane ciljeve) u odnosu na osobe/organizacije koje su minimalno učinkovite u komuniciranju.
Uspješne organizacije razlikuju se od ostalih po tome što prednjače u svim aspektima projektne komunikacije:
uspješne organizacije bolje komuniciraju oko ključnih područja nekog projekta, uključujući ciljeve, budžet, raspored, opseg i rezultate, kao i poslovnu korist projekta i povezanost sa strategijom.
komuniciraju pravodobno, tj. na vrijeme, pružajući dovoljnu jasnoću i dovoljno detalja, koristeći se jezikom svoje publike, i odabirući odgovarajuće postavke ili medije za isporuku.
koriste formalne komunikacijske planove češće i učinkovitije, omogućujući standardizaciju, dosljednost i agilnost.
Organizacije koje žele unaprijediti svoju komunikaciju i postati uspješne, trebaju u obzir uzeti sljedeće strategije:
1. Zatvorite komunikacijski jaz oko poslovnih koristi
PMO direktori i viši voditelji projekata moraju preuzeti vlasništvo i bolje komunicirati strateške i poslovne prednosti projekata onima koji su odgovorni za njihovu provedbu. Kada je komunikacijskijaz zatvoren, projekti su uspješniji. Uspješni komunikatori mogu optimizirati ishode tako što će te informacije prenositi projektnim timovima redovito i učinkovito.
2. Prilagođavajte komunikaciju različitim interesnim skupinama
Mnoge organizacije imaju poteškoće s odgovarajućom razinom jasnoće i detalja prilikom komunikacije, u što spada i prilagodba komunikacije odgovarajućem jeziku za sve zainteresirane strane. Uspješni komunikatori razumiju da različite interesne skupine koriste jezik drugačije te sukladno tome prilagođavaju svoj način komuniciranja. Oni također prepoznaju da sve skupine trebaju imati jasnu viziju projekta i, u konačnici, viziju uspjehaorganizacije.
3. Prepoznajte vrijednost upravljanja projektima, uključujući projektnu komunikaciju
Pulse izvještaj kaže kako većina organizacija podcjenjuje projektni menadžment, što rezultira loše vođenim projektima. Rezultati pokazuju da uspješne organizacije više cijene one zadatke koji suvezani uz projektni menadžment, točnije, projektnu komunikaciju. Kao što je prikazano, uspješna komunikacija vidljivija je u uspješnim organizacijama, zato jer one prepoznaju važnost i vrijednost učinkovite projektne komunikacije, ali i projektni menadžment kao takav.
4. Koristite standardizirane prakse projektne komunikacije, i koristite ih učinkovito
Prema izvještaju Pulse-a, oni koji uspješno komuniciraju koriste standardizirane praske gotovo tri puta više u odnosu na one koji loše komuniciraju i kao posljedicu toga imaju bolje projektne rezultate. Jedan oblik standardizirane prakse upravljanja projektima je formalni komunikacijski plan, koji, iako je standardiziran, mora biti prilagodljiv i prikladan za sve uključene strane. Rezultati pokazuju da uspješne organizacije koriste formalne planove za projektnu komunikaciju češće i učinkovitije, što im omogućuje da uspješno posluju u složenom i konkurentnom poslovnom okruženju.
Više informacija o istraživanju Pulse of the ProfessionTM In-Depth Report može se pronaći na web stranici www.pmi.org.
Agnieszka Gasperini, PMP
Agnieszka Gasperini predavačica je na pmmentor seminaru „Successful Project Team Communication“ koji će se održati 4. I 5.11.2013.g. u hotelu Arcotel Allegra u Zagrebu. Više o seminaru saznajte ovdje: http://www.pmmentor.hr/dogadjanja.php
