Oko isplate dnevnica i terenskog dodatka najviše se lome koplja na relaciji porezna uprava-poslodavci- radnici pa niti jedan sektor nije isključen iz te lomljave. Prije svega valja istaknuti da kod isplate dnevnica i terenskog dodatka postoji nerazumijevanja materije i od strane radnika i od strane poslodavaca. Naime da li radnik ima ili nema pravo na isplatu dnevnice odnosno terenskog dodatka, ovisi o ugovoru o radu, pravilniku o radu, odnosno kolektivnom ugovoru ako se takav kolektivni ugovor primjenjuje na poslodavca.

Dakle, pravo na isplatu ne reguliraju porezni propisi. Porezni propisi reguliraju činjenicu da li je sam iznos i način isplate oporeziv ili nije oporeziv. Porezni propisi ne reguliraju činjenicu da li radnik ima ili nema pravu na dnevnicu odnosno na terenski dodatak. Poslodavci vole isplaćivati dnevnice i terenske dodatke jer su u pravilu neoporezivi, a porezna uprava ih iz istih razloga voli kontrolirati. Ovdje ćemo se pozabaviti nedavnim izmjenama i dopunama poreznih pravila vezanih za isplatu dnevnice odnosno terenskog dodatka.

Kome se može isplaćivati neoporezivo
Dnevnica se može isplaćivati neoporezivo samo radnicima (dakle ako se isplaćuje osobama koje nemaju taj status odnosno nisu zaposlene te isplate su oporezive bez obzira jesu li ili nisu zadovoljena porezna pravila za njihovu isplatu – postoje neke iznimke vezane za neprofitne organizacije) za službena putovanja ili za rad na terenu (dnevnica za rad na terenu je novi naziv za terenski dodatak), u tuzemstvu ili inozemstvu. Koja je razlika između tih dviju vrsta dnevnica obrazložit ćemo u nastavku.

Dnevnica za službeno putovanje
Porezni propisi daju definiciju i iznose porezno priznatih dnevnica. Poslodavci mogu definirati službeni put na svoj način, ali da bi dnevnica bila neoporeziva moraju se poštivati porezne definicije. Službeno putovanje u tuzemstvu, u smislu poreznih propisa jest putovanje do 30 dana neprekidno, radi obavljanja u nalogu za službeno putovanje određenih poslova radnikova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca. Dakle npr. "teambuliding" nije službeno putovanje. Službeno putovanje u inozemstvo u smislu poreznih propisa jest službeno putovanje do 30 dana neprekidno iz Republike Hrvatske u stranu državu i obratno te putovanje iz jedne strane države u drugu i iz jednog mjesta u drugo mjesto na teritoriju strane države.

Što pokriva dnevnica?
Dnevnice za službena putovanja u zemlji i inozemstvu pokrivaju sljedeće troškove (a ako se plati nešto izvan kataloga to je oporezivo): prehrane, pića i prijevoza u mjestu u koje je radnik upućen na službeno putovanje (udaljenosti od prebivališta/mjesta rada mora biti najmanje 30 kilometara.  Dakle prijevoz do destinacije na koju se službeno putuje se može zasebno isplatiti, a unutar destinacije, ako se isplaćuje, nije porezno priznati trošak. Ako je na službenom putovanju, na trošak poslodavca, osiguran jedan obrok (ručak ili večera) neoporezivi iznos dnevnice koji se isplaćuje umanjuje se za 30%, odnosno za 60% ako su osigurana dva obroka (ručak i večera). Dakle doručak (za kojeg kažu da je najzdraviji obrok) ne umanjuje dnevnicu. Isto tako ako netko drugi plati ručak ili večeru, a ne poslodavac dnevnica se ne umanjuje. Trošak za smještaj na službenom putovanju obračunava se u visini primljenog računa za noćenje. Pod smještajem ne smatra se smještaj za dnevni odmor. Iznimno neoporezivi trošak dnevnog odmora moguć je za dnevni odmor profesionalnih vozača.

Kako se obračunavaju dnevnice?
U praksi se do sad najveći problem javio kod obračuna inozemnih dnevnica. Način obračuna ovisi o broju dana odnosno sati na putu kao i vrsti prijevoza i broju država.

Puna ili pola dnevnice?
Puna dnevnica se obračunava po danu ako je put trajao duže od dvanaest sati, a pola dnevnice ako je put trajao više od osam do dvanaest sati.  Na prvi pogled pravila su jednostavna, ali kad je u pitanju transport automobilom i životne okolnosti koje su drukčije od propisa može doći do zabune ili krivog obračuna neoporezivih iznosa. Kako obračun izgled na primjerima? 

Primjer 1 
Radnik ide na putovanje u Maribor iz Zagreba automobilom i kreće u osam sati ujutro, a u devet sati (pod uvjetom da nema gužve na slovenskoj granici) prelazi granicu i u deset sati je na sastanku u Mariboru. Nakon četiri i pol sata sastanka i ugodnog druženja vraća se za Zagreb i u Zagrebu je u 18:30. Na putu je radnik proveo više od osam sati, a od toga u Hrvatskoj dva sata, a u Sloveniji šest i pol sati. Kada bi se gledalo opće pravilo radnik uopće ne bi imao pravo na dnevnicu, međutim pomoćno pravilo kaže da u takvom slučaju treba gledati ukupan broj sati na putu te isplatiti dnevnicu za zemlju u kojoj je bio više sati, a to je u ovom slučaju Slovenija. Dakle radnik ima pravo na pola dnevnice određene za Sloveniju.

Primjer 2
Radnik kreće na putovanje koje uključuje BiH i Srbiju i vraća se u Zagreb, a put traje dva dana. Radnik kreće u sedam sati ujutro iz Zagreba te u devet sati prelazi granicu s BiH i dolazi u Sarajevo u 16 sati. Nakon popodnevnog sastanka i noćenja kreće sljedeći dan ujutro za Beograd i kreće u osam sati te prelazi granicu sa Srbijom u 11 sati, dolazi u Beograd u 13h te u 15h počinje povratak u Zagreb gdje dolazi u 19:30. Kako odrediti za koje zemlje radnik ima pravo na dnevnicu te da li ima pravo na punu ili pola dnevnice? Prije svega treba utvrditi koliko je dana radnik bio na putu. U ovom primjeru to su dva dana, dakle dvije dnevnice no da li su to hrvatska, BiH ili srpska dnevnica? To se određuje u odnosu na broj sati na putu, drugim riječima za prvi dan to bi bila cijela BiH dnevnica, a za drugi dan koji uključuje tri zemlje treba vidjeti ukupan broj sati tj. jedanaest sati BiH (dakle proputovanje kraće od 12 sati), šest sati Srbija i dva sata Hrvatska. Zato prema pravilu zadnje zemlje u kojoj je završio službeni put, radnik bi za zadnji dan trebao neoporezivo dobiti cijelu dnevnicu za Srbiju.  Treba reći da život puno živopisniji od ova dva primjera pa će tkogod da kontrolira putne naloge puno vremena izgubiti na formulama i preračunavanjima koje će za svaki pojedini slučaj biti drukčije.

Dnevnica za rad na terenu
Kao što smo napomenuli, umjesto terenskog dodatka novi porezni termin jest dnevnica za rad na terenu koja se isplaćuje u istom iznosu kao i dnevnica za službeno putovanje. Radom na terenu u tuzemstvu smatra se boravak radnika izvan mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta radi poslova koje obavlja izvan sjedišta poslodavca ili sjedišta izdvojene poslovne jedinice poslodavca i kada poslodavac obavlja takvu vrstu djelatnosti koja je po svojoj prirodi vezana za rad na terenu (mjesto rada se razlikuje od mjesta sjedišta poslodavca ili njegove poslovne jedinice i mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta radnika, pri čemu je mjesto rada udaljeno od tih mjesta najmanje 30 kilometara).

Radom na terenu smatra se i sudjelovanje radnika u razvojno-istraživačkim transferima znanja čiji je cilj osmišljavanje i unaprjeđivanje proizvoda i poslovnih rješenja vezanih uz djelatnost poslodavca, kao i verifikacija, integracija i implementacija poslovnih rješenja koji su proizvod poslodavca, te ako su ti poslovi u opisu radnog mjesta radnika (dakle određena vrsta uredskog tipa posla koja zadovoljava navedene uvjete). Dnevnice za rad na terenu u zemlji i inozemstvu pokrivaju troškova prehrane i druge troškove radnika na terenu u zemlji, osim troškova smještaja. Dnevnica za rad na terenu se može isplatiti i ako ne postoji potreba za noćenjem radnika na terenu ako su zadovoljeni ostali uvjeti propisani poreznim propisima. Iznosi dnevnica za rad na terenu identični su iznosima dnevnica za službeni put. U načelu uz uvjet dokazivanja potrebe za terenskim radom, uvjeti isplate dnevnice za rad na terenu blaži su nego uvjeti isplate dnevnica za službeni put.

Naknada za odvojeni život i rad na terenu (dnevnica za rad na terenu)
Ova dva pojma se često brkaju. Naknada za odvojeni život od obitelji isplaćuje se radniku za vrijeme provedeno na radu u mjestu sjedišta poslodavca ili njegove izdvojene poslovne jedinice, ako je mjesto rada različito od mjesta prebivališta ili uobičajenog boravišta tog radnika. Pod pojam obitelji pripadaju bračni drug, djeca, posvojenik, udomljeno dijete i štićenik, ako su prijavljeni na istoj adresi stanovanja kao i radnik.

Zaključno određena poslovna praksa je kodificirana, ali neke stvari su se možda zakomplicirale, ali u svakom slučaju riječ je o hvalevrijednom iskoraku koji se i dalje može mijenjati s obzirom da je taj korak definiran pravilnikom o porezu na dohodak koji donosi odnosno mijenja ministar financija. Neke od promjena bi bile uskladba visina inozemnih dnevnica, isključivanje prijevoza unutar destinacije iz neoporezivog dijela dnevnice (npr moguće je da u nekim destinacijama zbog odlaska na dvije tri različite lokacije trošak taksija premaši neoporezivi iznos dnevnice).. Kod dnevnice za rad na terenu treba uzeti u obzir i nove okolnosti koje se pružaju poslodavcima kod zaslanja radnika na rad u zemlje EU na nekoliko mjeseci, a koje nužno ne uključuju aktivnosti pobrojane pravilnikom, itd. 

Evidencija za službeni put

Dodatni uvjet za porezno priznate Isplate dnevnica jesu vjerodostojne isprave i evidencije (računa, obračuna, odluka, potvrda o cijeni karata i drugog).
Izdaci za službena putovanja (dnevnice, naknade prijevoznih troškova, naknade korištenja privatnog automobila u službene svrhe, troškovi noćenja, i drugo) obračunavaju se na temelju urednog i vjerodostojnog putnog naloga i isprava koje se moraju priložiti uz putni nalog kojima se dokazuju izdaci i drugi podaci navedeni na putnom nalogu. Neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog da bi bio vjerodostojna isprava u poreznom smislu mora imati minimalno slijedeće podatke: 

• datum izdavanja, 
• ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje,
• mjesto u koje osoba putuje,
• svrha putovanja,
• vrijeme trajanja putovanja,
• vrijeme kretanja na put,
• podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat),
• vrijeme povratka s puta,
• potpis ovlaštene osobe,
• obračun troškova, likvidaciju obračuna;
• te izvješće s puta. 

Uz putni nalog obvezno se prilažu isprave kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: 

• računi za cestarine, 
• računi za parking, 
• putne karate ili u iznimnim i opravdanim slučajevima preslike putnih karata,
• računi za smještaj i drugo, bez obzira na način podmirenja troškova.

Putovanja

Putovanje automobilom
Inozemna dnevnica određena za stranu državu u koju se službeno putuje u slučaju putovanja automobilom/autobusom obračunava se od sata prelaska granice Republike Hrvatske, a dnevnice određene za stranu državu iz koje se dolazi, do sata prelaska granice Republike Hrvatske. 

Putovanje zrakoplovom
Ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi zrakoplov, inozemna dnevnica se obračunava od sata polaska zrakoplova iz posljednje zračne luke u Republici Hrvatskoj do sata povratka zrakoplova u prvu zračnu luku u Republici Hrvatskoj. 

Putovanje brodom
Ako se za službeno putovanje u inozemstvo koristi brod, dnevnica se obračunava od sata polaska broda iz posljednjeg pristaništa u Republici Hrvatskoj do sata povratka broda u prvo pristanište u Republici Hrvatskoj. 

Putovanje u više zemalja
Ako se službeno putuje u više zemalja, u odlasku se obračunava dnevnica utvrđena za stranu država u kojoj se počinje službeno putovanje, a u povratku dnevnica utvrđena za stranu državu u kojoj je službeno putovanje završeno. Za svako zadržavanje odnosno proputovanje kroz stranu državu koje traje duže od 12 sati obračunava se dnevnica za tu stranu državu. Ako se jedan službeni put odnosi na put u tuzemstvo i inozemstvo, prvo se utvrđuje pravo na inozemnu dnevnicu, a nakon toga pravo na tuzemnu dnevnicu, uzimajući u obzir ukupan broj dana/sati provedenih na službenom putu.

Krešimir Lipovšćak, partner, Crowe Horwath