Zamislite da sjedite u uredu i da ste do pauze za ručak imali produktivan dan. Vraćajući se s ručka sjetili ste se da imate zakazan sastanak s nadređenim za pola sata. Naravno da u pola sata ne stignete završiti posao u koji ste se upustili prije ručka, zbog čega ste odlučili prije sastanka pregledati e-mailove. Sastanci znaju biti zahtjevni i vremenski iscrpni, tako da ste ponovno došli sjesti za vaš radni stol tek kada je preostalo još sat vremena do kraja radnoga vremena. Međutim, šanse da osmislite neku novu ideju i da ju provedete u tako kratkom vremenu su vam sada znatno smanjenje. Gore navedeno može biti jedan od razloga zašto vam sastanci nisu nikad bili dragi.

Portal Bussinesinsider donosi blog Paul Grahama, engleskog investitora i suosnivača Viaweba, koji je objasnio zašto nemamo pretjeranog afiniteta prema poslovnim sastancima.

Naime, Graham je podijelio poslovni svijet u 'egzekutore' i 'menadžere'. Menadžeri su oni koji vode show. Oni su šefovi. Egzekutori izvršavaju zadatke, oni su proizvođači, kreatori – u ovu kategoriju spadaju pisci, koderi, dizajneri, inženjeri.

Graham objašnjava kako postoje rasporedi koje preferiraju menadžeri te rasporedi koji preferiraju egzekutori. Menadžeri imaju niz sastanaka striktno zakazanih u svom rokovniku, i ti su sastanci raspoređeni u intervalima. Međutim, nerijetko iskrsne niz drugih problema u kojima je potrebno mišljenje menadžera, zbog čega dođe do niza odgođenih sastanaka.

S druge strane, egzekutori planiraju svoje radne zadatke na više sati. Tako da im jedan sastanak može upropastiti cijelo popodne koje je bilo predviđeno za obavljanje nekog posla. Graham kaže kako egzekutori ne preferiraju sastanke jer im se ne uklapaju u njihove svakodnevne radne navike. “Ako znam da ć mi poslijepodne biti isprekidano sastancima, manje su vjerojatnosti da ću si isplanirati radno ambiciozan dan".

Naposljetku, Graham tvrdi kako oba rasporeda funkcioniraju sasvim dobro. Međutim, problemi se pojavljuju kada se trebaju ta dva rasporeda usuglasiti. Također, napominje da treba imati na umu kako šefovi najčešće određuju poslovanje kompanije, zbog čega su radne navike zaposlenika prilagođene frekvencijama svojih nadređenih.

Graham objašnjava kako je riješio spomenuti problem uvođenjem „uredskih satova“, namijenjenih zaposlenicima koji zakazuju sastanke sa svojim nadređenima. “Ako dolaze krajem mog radnog vremena onda me ne prekidaju u svakodnevnim aktivnostima“. Iako se tijekom uredskih sati znalo dogoditi da pojedini zaposlenici čekaju duže vrijeme u redovima dok ne dođu do svoga nadređenoga.