Budimo iskreni: većina ljudi ne voli sastanke – oni su predugi, previše dosadni, prečesti i često ne postižu mnogo toga. Nije ni čudo što se mnogi ljudi odjavljuju stavljanjem konferencijskih poziva na tiho, a zatim skrolaju kroz e-poštu.

Gary Burnison, izvršni direktor u Korn Ferry, globalne konzultantske kompanije koja pomaže tvrtkama da odaberu i zaposle najbolje talente – za CNBC-ov Make It analizira kada je najbolje sastančiti.

Ako ne sada, kada?

Pravi problem sa sastancima, sugeriraju istraživači, je da su obično zakazani na najgori dan i u najgore vrijeme: ponedjeljkom ujutro.

Da budemo pošteni, ima smisla zašto to mnogi od nas to ionako rade. To je početak tjedna, pa zašto ne biste okupili tim i bili sigurni da su svi usklađeni?

No, Lynn Taylor, autorica knjige “Ukrotite svog groznog uredskog tiranina: Kako upravljati djetinjastim šefom i napredovati u poslu”, tvrdi da su zaposlenici najproduktivniji u ponedjeljak ujutro, pa je važno ne ometati njihovu koncentraciju ometajući ih sastancima.

"Budući da ste se povukli na nekoliko dana (kroz vikend), ova povratna radna jutra se najviše pamte do kraja tjedna", kaže ona.

Povrh toga, zaposlenici će vjerojatno biti izvan ureda ponedjeljkom, tako da će na svakom sastanku zakazanom za taj dan vjerojatno faliti mnogo njih.

Najoptimalnije vrijeme za rezerviranje sastanka je u utorak u 14:30 sati, prema studiji koju je provela YouCanBookMe, tvrtka savjetovanje rasporeda sa sjedištem u Velikoj Britaniji.

To vrijeme nije rano ujutro, a dan nije prekasno u tjednu. Tim je analizirao podatke s više od dva milijuna odgovora na 530.000 poziva na sastanke.

Ako ne možete zakazati sastanak za utorak u 14:30 sati, onda su sredinom popodneva i sredinom tjedna sastanci najidealniji.

"Što" je jednako važno kao i "kada"

Vrijeme je najdragocjenija roba za sve nas. Zato najuspješniji izvršni direktori i poslovni lideri uvijek imaju pristup "B.L.U.F." (bottom line up front) kada su u pitanju sastanci.

B.L.U.F. se u biti usredotočuje na ono što treba učiniti, tko će to učiniti i do kada.

BLUF je pristup u kojem su zaključci i preporuke smješteni na početku sastanka (ili teksta), a ne na kraju, kako bi se olakšalo brzo donošenje odluka. On se razlikuje od starijeg, tradicionalnog stila u kojem su zaključci i preporuke uključeni na kraju, slijedeći argumente i razmatranje činjenica.

Evo kako možete učinkovito koristiti ovaj pristup ako želite maksimalno iskoristiti svoje sastanke:

1. Odlučite u koju kategoriju spada sastanak

Informativni: Koristi se za objavljivanje ili ažuriranje tima o nekoj temi. Svrha je osigurati da svi budu usklađeni. On još uvijek može biti poticaj na akciju na neki način.

Donošenje odluka: Tu se više radi o utvrđivanju koje akcije treba poduzeti. To je najučinkovitije kada se radi u malim skupinama (kad imate više od tri do pet osoba, teško je donositi odluke).

Otkriće: Ovo je savršen sastanak za raspravu o problemima i mogućim rješenjima.

Brainstorming: Za ove kreativne sesije preporuča se otići s radnog mjesta i izvući ljude iz njihove zone udobnosti, od rutina i navika. Imati više sudionika znači više prilike za ljude da nahrane jedni druge s idejama, što je dobro.

2. Pravilo od 45 minuta 

Pola sata je prekratko kada prvih pet do sedam minuta provedete u razgovoru o vremenu i za posao beznačajnim stvarima. Sastanak za sat vremena može razvući stvari (ja se slažem s teorijom da će ljudi uzeti sve vrijeme koje im dajete). Četrdeset pet minuta je obično slatka sredina. Za to vrijeme potražite rješenja koja su 80 posto ispravna i 100 posto moguća za izvršiti u odnosu na obrnuto.

3. Materijali “unaprijed” znači više od tri minute dugih obavijesti 

Ako imate pripremne materijale za sastanak, morate dati ljudima dan ili dva za njihov pregled. Okretanje prezentacijskih slajdova zajedno s grupom, koja je s njima suočena po prvi put, je gubitak vremena.

4. Otvorite s namjerom, zatvorite s akcijom

Baš kao što ste postavili očekivanja za ono što želite postići (pristup B.L.U.F.), završite sastanak s akcijskim planom. Prije nego što izađu ili se isključe iz konferencijskog poziva, svi moraju znati što se od njih očekuje – i do kada.

5. Je li to uopće sastanak?

Ako jednostavno trebate doći do dna onoga što se doista događa, nije potrebno nazvati ga "sastankom". Za hitne slučajeve, prikladno je navratiti u nečiji ured (ili ih nazvati) nenajavljeno. Uhvativši ljude u trenutku, otkrit ćete da se lakše razotkrivaju i vjerojatnije će vam reći stvari koje nisu službeno napisane, pripremljene i uvježbane.