Slanje i primanje računa sastavni je dio svakog poslovanja. Skraćeni rokovi za prijavu poreza na dodanu vrijednost do 20. u mjesecu nakon ulaska u EU, te povećana trgovinska razmjena RH s ostalim članicama EU stvaraju opterećenje poreznim obveznicima u vidu rokova slanja i primanja računa, a sve kako bi predali prijave i obavili knjiženja u zakonski propisanom roku. S obzirom na navedeno, postavlja se pitanje da li je moguće ubrzati i pojednostaviti slanje i primanje računa.

Sukladno dostupnim informacijama, u pripremi je novi Zakon o računovodstvu prema kojemu će, između ostalog, biti izmijenjena odredba članka 6. prema kojoj će se računi moći izdavati nepotpisani, a sve sa ciljem usklađivanja tuzemnih zakona s uputama i direktivama EU.

Trenutno važećim Pravilnikom o PDV-u, koji je donesen ulaskom u EU, je propisano da se računom smatra i račun koji se izdaje i zaprima u elektroničkom obliku pod uvjetom da postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa.

Suglasnost za prihvaćanje računa u elektroničkom obliku primatelj daje u pisanom obliku ili dogovorom o obradi ili plaćanju primljenog računa.

Također je navedeno da se računi izrađeni na papiru, skenirani, poslani i zaprimljeni elektroničkom poštom mogu smatrati računima u elektroničkom obliku, ali u tom slučaju porezni obveznik mora osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa.

Navedeno je obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, ali i porezni obveznik koji prima isporuku.

Vjerodostojnost podrijetla se osigurava na način da se može nedvojbeno utvrditi identitet izdavatelja računa, a cjelovitost sadržaja podrazumijeva da sadržaj računa nije izmijenjen do kraja razdoblja za pohranu računa. Čitljivost računa znači da je račun takav da ga se može pročitati te mora takav i ostati sve do kraja razdoblja za pohranu računa.

Izdavatelj računa obvezan je utvrditi na koji će način osigurati vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa. To se može ostvariti pomoću elektroničke razmjene podataka (EDI) ili naprednog elektroničkog potpisa ili bilo koje metode poslovne kontrole koja omogućuje povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga.

Napominjemo da navedeni primjeri ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako zadovoljavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa. Tako npr. poslovna kontrola može biti jednostavna usporedba računa i narudžbe ili uparivanje popratne dokumentacije.

Imajući u vidu sve navedeno, račun koji je poslan u mailu kao privitak u pdf formatu, te kojeg primatelj plaća ili prethodno postoji sporazum izdavatelja i pošiljatelja za takav način slanja računa bi se trebao smatrati valjanim jer su zadovoljenje sve gore navede zakonske odredbe.

U predmetnom slučaju vjerodostojnost se osigurava prethodnim dogovorom dviju strana o slanju računa mailom, cjelovitost sadržaja je osigurana pdf. formatom jer ga je nemoguće izmjenjivati, te je ujedno takav i čitljiv. Suglasnost je osigurana plaćanjem predmetnog računa ili prethodnim sporazumom izdavatelja i pošiljatelja za takav način slanja računa.

Zaključak

Predviđene izmjene zakona uvelike će ubrzati razmjenu računa, ali i mogućnost za odbijanje pretporeza jer je jedan od uvjeta za priznavanje pretporeza primljeni račun.

Također, niži troškovi slanja i primanja računa smanjuju troškove poslovanja, a jednostavnost slanja i primanja računa smanjuje utrošeno vrijeme zaposlenika, mogućnost da se račun zagubi, ali i da se za neplaćanje računa koriste izgovori kako račun nije zaprimljen. 

Članak napisao Mazars Cinotti Consulting

Mazars Cinotti Audit, Mazars Cinotti Consulting i Mazars Cinotti Accounting su specijalizirana društva koja počivaju na principima profesionalnosti, te pružanja vrijednosti za novac našim klijentima.

Društva Mazars Cinotti su specijalizirana za pružanje revizijskih, poreznih, financijskih te računovodstveno – knjigovodstvenih usluga. Pokrivamo cijeli spektar usluga s navedenih područja te za iste posjedujemo potrebne licence te višegodišnje međunarodno i domaće iskustvo. Mazars Cinotti društva su članovi Mazars grupe. Mazars je međunarodna, neovisna organizacija specijalizirana u područjima poreza, revizije, računovodstva te pravnog i poslovnog savjetovanja (www.mazars.hr i www.mazars.com).

Tekstovi su informativnog karaktera te se isti ne bi trebali koristi za donošenje poslovnih odluka.