Ping! Svi pričaju o Trumpovom najnovijem tvitu. Ping! Eto ga opet – član obitelji vam je upravo poslao poruku, piše za CNBC Make It Nir Eyal, instruktor na Stanford's School of Business i pisac, čije je zadnje djelo ‘“Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life”.

Podignete telefon da pogledate vijesti i odgovorite na poruku, pa provjerite samo Facebook post i pogledate zanimljiv Youtube video. Odjednom, prije nego što to znate, prošao je sat vremena i niste izvršili niti jedan zadatak vezan za posao.

Manjak koncentracije dolazi na naplatu

Izazov na poslu, naravno, uvijek je bio izbjegavanje stvari koje nas ometaju. Ali današnje smetnje osjećaju se drugačije.

Količina dostupnih informacija, brzina kojom se mogu distribuirati i mogućnosti pristupa novom sadržaju na našim uređajima stvorili su višestruka ometanja.

Kolika je cijena svega ovoga? 1971. psiholog Herbert A. Simon naglasio je da bogatstvo informacija znači nestašicu nečeg drugog: pozornosti.

To je bila istina prije više desetljeća, ali istinito je danas više nego ikad prije. Pažnje, čini se, najviše nedostaje u današnjoj ekonomiji. I ako to danas ne stavimo u fokus, samo će postati još gore.

Najvažnija vještina 21. stoljeća

Radno se mjesto brzo mijenja, a u bliskoj budućnosti na svijetu će postojati dvije vrste ljudi: oni čiju pažnju i život kontroliraju drugi i oni koji se s ponosom nazivaju „indistractable“, odnosno ljudi kojima je dosadno bez obzira na to koliko ekrana gledaju i ne može ih zabaviti ni jedan mediji ili digitalni uređaj.

Istraživači su nam govorili da su pažnja i fokus glavne sirovine ljudske kreativnosti i procvata. A u doba pojačane automatizacije, najtraženiji poslovi su oni koji zahtijevaju kreativno rješavanje problema, nova rješenja i vrstu ljudske domišljatosti koja dolazi iz dubokog fokusiranja na zadatak koji se obavlja.

To bi moglo reći da je zadržavanje pažnje najvažnija vještina 21. stoljeća. Mnogi stručnjaci, uključujući Adama Granta, koji je rekao da "uspjeh i sreća pripadaju ljudima koji mogu kontrolirati svoju pažnju", naglasili su važnosti fokusa.

E-mail

E-pošta je prokletstvo modernog radnika. Studija objavljena u International Journal of Information Management otkrila je da uredski radnici trebaju u prosjeku 64 sekunde nakon provjere e-pošte kako bi se preorijentirali na posao.

Da biste smanjili ukupno vrijeme provedeno u provjeri mape pristigle pošte, morate se usredotočiti na dvije stvari:

Smanjenje ukupnog broja primljenih poruka: 

Da biste primili manje poruka e-pošte, morate poslati manje poruka e-pošte. Zvuči očigledno, ali većina poruka e-pošte koje šaljemo i primamo nisu baš hitne. No slabost našeg mozga za varijabilnim nagradama čini da svaku poruku, bez obzira na oblik, tretiramo kao da je vremenski osjetljiva. Ta tendencija uvjetuje nas da stalno provjeravamo mapu pristigle pošte, odgovaramo i uklanjamo zahtjeve. Sve je to velika greška.

Smanjivanje vremena provedenog na e-pošti: 

Najvažniji aspekt e-pošte je koliko hitno treba na nju odgovoriti. Budući da zaboravljamo kada pošiljalac treba odgovor, gubimo vrijeme na ponovno čitanje poruke. Rješenje? Samo otvarajte svaku e-poštu dvaput. Kada prvi put otvorite e-poštu, odgovorite na to pitanje prije nego što ju zatvorite: Kada je na ovo potrebno odgovoriti? Zatim je označite kao "Danas" ili "Ovaj tjedan". Pripremite tako najvažnije informacije svakoj novoj poruci, pripremajući je za drugi (i posljednji) put za otvaranje. (Naravno, za super hitne poruke tipa – odgovorite odmah – nastavite i odgovarajte.)

Grupni chatovi

Jason Fried, suosnivač popularne aplikacije za grupni chat Basecamp, priznao je – da biti u grupnom chatu može biti slično kao "biti na cjelodnevnom sastanku sa slučajnim sudionicima i bez dnevnog reda."

Preporučuje provođenje četiri pravila kada je u pitanju grupni chat:

1. Koristite ga poput saune: Uđite, izađite.

2. Zakažite: odredite vrijeme za grupni chat na vašem kalendaru.

3. Budite izbirljivi: Što je grupa manja, to bolje. Ključno je osigurati da svi prisutni mogu dodati i izvući vrijednost iz sudjelovanja u razgovoru.

4. Koristite ga selektivno: Grupni chatovi su dobri za neke teme i grupe, ali ne i za druge – zato imajte na umu kako ga upotrebljavate.

Sastanci

Primarni cilj većine sastanaka trebao bi biti postizanje konsenzusa oko odluke, a ne stvaranje odjeka misli i razmišljanja organizatora skupa.

Jedan od najlakših načina za sprječavanje suvišnih sastanaka je tražiti dvije stvari od svakoga tko ga sazove:

Navedite dnevni red o kojim će se problemima razgovarati. Nema dnevnog reda, nema sastanka.

Ponudite najbolje rješenje u obliku kratkog, pismenog pregleda. Ne mora biti više od stranice ili dvije gdje se raspravlja o problemu, njihovo obrazloženje i preporuka.

Bitna je i prisutnost. Jednom kada se sastanak održava, sva prijenosna računala i uređaji trebaju biti isključeni ili ostavljeni za stolom kako bi zaposlenici bili na sastanku prisutni – i u tijelu i u glavi.

Vaš telefon

Naši su pametni telefoni postali nezamjenjivi. Oni su, međutim, također glavni izvor potencijalnog odvraćanja pažnje. Dobra vijest je da oslanjanje na njih nije isto što i ovisnost o njima.

Donji plan može vam uštedjeti bezbroj sati bezvezno provedenih na telefonu. Osim toga, od početka do kraja provedbe plana potrebno je manje od sat vremena, pa više ne može biti opravdanje da vam vaš telefon ponovno „odvraća pozornost“.

Riješite se aplikacija koje rijetko ili više ne koristite 

Zapitajte se koje su vas aplikacije dobro služile, a koje nisu. Na temelju odgovora deinstalirajte one se ne poklapaju s vašim vrijednostima i zadržite one za učenje i očuvanje zdravlja. Uklonite i aplikacije za vijesti s burnim upozorenjima i naslovima koji stvaraju stres.

Riješite se aplikacija koje volite 

To može značiti uklanjanje aplikacija poput YouTubea, Facebooka ili Twittera. Ako napuštanje tih usluga za vas nije u potpunosti opcija, zamijenite vrijeme i mjesto – kad i gdje koristite ove potencijalno ometajuće usluge na vašem telefonu. Jedno rješenje je da ih stavite samo na svoje stolno računalo, ne i na telefon.

Razvrstajte svoje aplikacije

Tony Stubblebine, glavni urednik popularne medijske publikacije Better Humans, preporučuje razvrstavanje aplikacija u tri kategorije: "Primarni alati" (aplikacije koje vam pomažu u izvršavanju definiranih zadataka na koje se često oslonjate: vožnja, pronalazak lokacije, dodavanje sastanka), "Aspiracije" (aplikacije koje vas potiču da radite stvari na koje želite potrošiti vrijeme: meditaciju, jogu, vježbanje, čitanje knjiga, slušanje podcasta) i "Slot Machines" (aplikacije koje otvorite i izgubite se u njima: e-pošta, Twitter, Facebook, Instagram).

Promijenite postavke obavijesti o aplikaciji tako da ih primate manje i samo one bitne. 

Podešavanje postavki obavijesti treba manje od 30 minuta, ali to jako promijeni život. Čak i ako se prilagode samo dvije vrste dozvola obavijesti: zvuk i pregled. Zapitajte se koje bi vas aplikacije mogle prekinuti kad ste s obitelji ili usred sastanka.

Suradnici

Iako su današnji uredi otvorenih vrata dizajnirani kako bi potaknuli razmjenu ideja i suradnju, oni često dovode do više ometanja. Prekidi imaju tendenciju smanjenja ukupnog zadovoljstva radnika i povećavaju pogreške.

Na primjer, bolnička studija koju je koordiniralo Sveučilište u Kaliforniji, San Francisco, otkrila je pad od 88% broja pogrešaka medicinskih sestara kada su nosile jarko narančaste prsluke koji su poručivali kolegama da ih ne prekidaju.

Kao i medicinske sestre u studiji, možete smanjiti broj prekida tijekom rada postavljanjem znaka "Ne prekidajte" negdje na vašem stolu. Također može pisati nešto poput: "Moram biti usredotočen baš sada, ali molim vas vratite se kasnije."

Ovo je jednostavan način kako biste obavijestili suradnike da ne želite da vas prekidaju. Izvrsno je jer šalje nedvosmislenu poruku na način koje slušalice na ušima ne mogu.