Ako upitate ljude s kojima surađujete ili koji rade za vas koje su im najveće smetnje u svakodnevnom izvršavanju svojih dužnosti dobit ćete dva odgovora: upravljanje emailom i raspored sastanaka, piše Jeff Weiner član Uprave LinkedIna u svom nedavnom internetskom postu. Ali i nudi rješenje za jedan od ova dva problema.

Tako Jeff Weiner iznosi pet savjeta kako se riješiti dosadnih i predugih sastanaka.Prema njegovom pisanju u LinkdInu su prvo riješili problem dugih prezentacija. Naime, svi sudionici sastanak dobivaju prezentacije 24 sata prije sastanka pa više nema potrebe za projeciranje dugih i dosadnih slajdova i svi su ranije upoznati s sadržajem sastanka. "Naravno, dobiti materijale 24 sata ranije ne znači da se oni ne čitaju na sastanku. Samo je njihovo pregledavanje svedeno na 10 do 15 minuta u kojima se razgovara samo o ključnim dijelovima prezentacije", piše Jeff Weiner. Za dublje analize i promišljanja služi email na koji se šalju opsežnija pitanja i primaju zahtijevniji odgovori.

Zanimljiva pojava koja je proizašla iz ove prakse kako piše Jeff Weine je tišina koja zna nastati u prvih 10 minuta sastanka kada svi polako listaju prezentaciju ne bi li se podsjetili na pitanaj koja žele postaviti. Ipak, nakon nekoliko puta to postaje normalnom, a sastanci ostaju kraći. Bez prezentacije i slajdova ljudima na sastanku ostaje vrijeme za raspravu i pitanja, a to je uvijek kraće od mijenjanja slajdova na projektoru. Iz takvog promišljanja i načina vođena sastanaka proizašla je strategija od šest koraka koja služi eliminaciji i kraćenju predugih sastanaka. Kako piše Jeff Weiner ovo je pet točki koje su u LinkedInu otkrili, a koji su pomogli u optimizaciji sastanaka.

1. Jasno definirate ciljeve sastanka i fokusirajte se na razgovor samo o njima. To je važno jer će ukloniti mogućnost da se "razvežu" beskonaćne rasprave koje nisu vezane uz cilj sastanka. Pojedine kompanije čak na svoje materijale koji se dijele prije sastanka pišu ciljeve upravo iz razloga da ne bude odstupanja.

2. Utvrdite tko vodi sastanak, svaki sastanak treba jednu osobu koja vodi glavnu riječ. S više osoba koje vode satsnak teško se fokusirati na cilj sastanka, a razgovori obično ostaju nepovezani i razbijeni. Često se događa i da bez glavne osobe sastanci krenu u smjeru razgovora koji nemaju veze s prvobitnim ciljem sastanka.

3. Važna je i semantika te zajedničko govorno područje. Često sastanci zbog međusobnog nerazumijevanja u razgovoru odu u krivom smjeru. Riječi imaju moć i zbog toga je važno da su ujednačene, i semantički i u smislu govornog jezika, fraza, ključnih riječi.

4. Obavezno odredite osobu koja će voditi zabilješke. Ta osoba trebala bi biti odlično upoznata s ciljevima sastanka i kontekstom onoga što se želi postići. Vođenje zabilješki pomaže i u tome da se ne ponavljaju dva sastanka, ista pitanja i beskonačni razgovor o nećemo na što je već netko odgovorio.

5. Nemojte završiti sastanak bez zaključka. Zaključak služi i mogućnosti pripreme idućeg sastanka kao i za daljnje rasprave koje se mogu odvijati preko email.