Koliko puta ste se našli u situaciji da završite dan iscrpljeni, a imate osjećaj da najvažnije zadatke niste napravili? Upravo ta razlika – između aktivnosti i stvarne vrijednosti – srž je pravog razumijevanja produktivnosti. Svi smo u poslovnom svijetu svjesni važnosti produktivnosti ili bar volimo misliti da jesmo. No, koliko se zaista kao osobe odgovorne za biznis uspijevamo orijentirati na produktivnost i osvijestiti što to točno znači? I koju korist timovima, zaposlenicima i tvrtki može donijeti…
U suvremenom poslovnom okruženju, produktivnost je jedan od ključnih faktora koji određuje konkurentnost i održivost poslovanja. Iako većina menadžera i vlasnika tvrtki razumije njenu važnost, malo njih zaista shvaća što ona u srži znači i kako se sustavno može unaprijediti. I za zaposlenike produktivnost kao pojam može predstavljati nejasnoću, često spominjani buzzword, da zapravo ljudi nisu ni svjesni koliko može transformirati cijelo poslovanja.
Zaposlenici i voditelji mogu se, uglavnom zbog nedostatka (cjelovitih) informacija, bojati takvih inicijativa i imati otpor jer se to može pogrešno protumačiti kao “morate raditi više”, što nikako nije značenje produktivnosti. To je prilika da ljudi rade pametnije i lakše, da odrađuju manje besmislenog posla, a više fokusa na ono što vrijedi. Produktivnost u tom kontekstu, primjerice, znači uspješno uklanjanje nepotrebnih koraka, manje administracije, smanjenje nepotrebnih tablica ili duplih radnji.
Produktivnost nije samo pitanje količine obavljenog posla – to je pitanje kvalitete, prioriteta i učinkovitosti. Ključni preduvjet za stvarno povećanje produktivnosti leži u sposobnosti pojedinca da svakodnevno planira, organizira i izvršava zadatke na način koji donosi najveću poslovnu vrijednost. Možete li zamisliti da baš svaki dan svaki zaposlenik čim dođe na posao odradi baš tu jednu, najvažniju aktivnost za poslovanje kao prvu, koliku bi to vrijednost za cijeli kolektiv imalo.
Tradicionalni pristup produktivnosti često se svodi na mjerenje broja izvršenih zadataka ili ukupnog vremena provedenog na radnom mjestu. Iako su ti pokazatelji korisni, oni ne odražavaju stvarnu poslovnu vrijednost rada. Problem učinkovitosti najbolje ilustrira ova misao: “Neuspjeh u izvršenju jedan je od najvećih problema u današnjim organizacijama. Mnogi ljudi brkaju aktivnost s uspjehom. Stalno pričaju, drže beskonačne sastanke, rade predivne planove, ali u konačnoj analizi, nitko ne napravi posao i ne donese zahtjevani rezultat”. (Brian Tracy)
Dakle, učinkovitost se ne može mjeriti samo kvantitativno – ključno je razumjeti kontekst i važnost zadataka. Primjerice, zaposlenik može dnevno izvršiti deset zadataka. Ali ako ti zadaci ne doprinose dodanoj vrijednosti koje to radno mjesto i ta vrsta rada mora ostvariti, usklađeno sa strateškim ciljevima tvrtke, stvarna produktivnost ostaje niska. Nasuprot tome, zaposlenik koji izvrši tri ključna zadatka koja doprinose prihodima, profitabilnosti ili optimizaciji poslovnih procesa ostvaruje znatno veću vrijednost za organizaciju.
Stoga je ključno da se mjerenje produktivnosti ne temelji samo na broju izvršenih zadataka, već na analizi vrsta posla, važnosti pojedinih zadataka i njihovog doprinosa ukupnom poslovanju. Osim toga, potrebno je analizirati koliko se vremena troši na niskovrijedne aktivnosti i koliko je zaposlenik fokusiran na ključne prioritete.
ZKljuč leži u dnevnom planiranju. Svaki zaposlenik, neovisno o razini odgovornosti, trebao bi započeti radni dan s jasnim planom – koji zadaci su prioritetni, što treba biti završeno tog dana i koje vrste posla donose najveću poslovnu vrijednost. Uspješno planiranje podrazumijeva jasno razlikovanje hitnih i važnih zadataka. Hitni zadaci često odvlače pažnju s onoga što je stvarno važno za dugoročni uspjeh. Zaposlenik koji je u stanju prepoznati razliku između ta dva segmenta i strukturirati svoj radni dan na način da prvo obavi najvažnije zadatke, postaje ključna snaga unutar tima.
Osim toga, važno je omogućiti zaposlenicima da sami definiraju svoje prioritete. Kada zaposlenici imaju slobodu planiranja i donošenja odluka o vlastitim zadacima, povećava se osjećaj odgovornosti i angažiranosti. Povjerenje u sposobnost zaposlenika da samostalno upravlja vlastitim radnim vremenom i prioritetima temelj je za dugoročno održivu produktivnost.
Produktivnost nije samo individualna odgovornost – ona je rezultat uspješnog timskog rada i usklađenosti unutar organizacije. Zato je ključno osigurati transparentnu i jasnu komunikaciju unutar tima. Svaki zaposlenik treba imati uvid u to kako njegov rad doprinosi ukupnom poslovanju, koji su ciljevi tvrtke i kako njegov rad utječe na uspjeh tima. Jedan od najčešćih problema u modernim organizacijama je nedostatak jasnih informacija o tome što se od zaposlenika očekuje. Redovito praćenje vrsta posla i učinka zaposlenika omogućuje prepoznavanje stvarnih talenata unutar organizacije. Nisu svi zaposlenici podjednako uspješni u svim vrstama posla – neki su izvrsni u analitičkim zadacima, drugi briljiraju u komunikaciji i pregovaranju. Nema ni potrebe da svi rade i znaju sve, već da na najbolji način doprinose cijelom kolektivu.
Prepoznavanje individualnih talenata ključno je za optimizaciju radnih procesa i povećanje ukupne učinkovitosti. Kada menadžeri znaju koji zaposlenici imaju najbolje rezultate u određenim vrstama posla, moguće je izvršiti stratešku preraspodjelu zadataka i time povećati učinkovitost tima.
Uspješno se pripremiti, pokrenuti potrebne promjene i na kraju postići željenu razinu produktivnosti u tvrtki je od ključne važnosti. Produktivnost je poveznica između zaposlenika i menadžera te znači stvaranje zajedničkog interesa gdje obje strane vide konkretne koristi od učinkovitijeg rada. Za zaposlenike, povećanje produktivnosti donosi manje frustracija, više autonomije i jasniji utjecaj na rezultat. Za menadžera, to znači bolju isporuku, pouzdan tim i prostor za strateško razmišljanje. Ključ je u tome da produktivnost ne bude jednostrana – umjesto nametanja zahtjeva “odozgo”, ona postaje alat kojim zaposlenici mogu oblikovati svoj rad na pametniji način, dok menadžeri dobivaju bolje uvide i mogu donositi brže, kvalitetnije odluke.
Prvi korak prema novoj razini produktivnosti je jednostavan – zapitajte se: Koji zadatak koji danas radim donosi najveću stvarnu vrijednost? Kada to postane standardno pitanje u radu, cijela organizacija kreće prema održivom uspjehu. Produktivnost tada postaje strateška prednost koja organizaciji omogućuje konkurentnost, inovativnost i dugoročni uspjeh.
