U pandemiji je odjednom puno toga postalo moguće obaviti online. Digitalizacija se prometnula u najvažniju paradigmu poslovanja, no implementacija e-računa još je spora.

Zašto je tome tako, koji su benefiti za poduzetnike i hoće li se ‘papirologija’ vratiti razgovaramo s Darkom Gulijom iz servisa Moj-eRačun, koji je ponovno izabran za predsjednika tehničkog odbora za e-račun pri Hrvatskom zavodu za norme.

Problematika e-računa često se banalno svodi na pitanje ušteda na papiru i toneru. Koji su benefiti u B2B sferi za državu i poduzetnike?

Zadržimo li postojeće poslovne procese i papir zamijenimo elektroničkim dokumentom, uštede će biti neznatne. No, ako umjesto dokumenta računa počnemo između naših sustava razmjenjivati strukturirane podatke u e-obliku štedimo ljudski rad koji je puno vredniji od papira i tonera, a smanjujemo i količinu grešaka, ubrzavamo i optimiziramo sam poslovni proces obrade računa. Efekti su maksimalni ako taj e-račun potakne digitalnu transformaciju poslovanja. Integriramo li naše poslovne podatke s kupcima i dobavljačima, optimizirat ćemo i ubrzati vlastite poslovne procese, smanjiti rizike i povećati upravljivost, smanjiti troškove te povećati konkurentnosti i profitabilnost.

Procjena je da se trenutno maksimalno 25% izdanih računa razmjeni elektronički pa je prostor za rast iznimno velik. Tu velike koristi može imati i država, od smanjenja administrativnog opterećenja i sive ekonomije do dobivanja podataka od poduzetnika u realnom vremenu.

Burne rasprave izazvao je prijedlog uredbe o praćenju i izvješćivanju o učincima pandemije. Bi li e-račun u B2B poslovanju olakšao uvid državi?

Birokratski mentalitet ne razmišlja o integraciji poslovanja poduzetnika i državne uprave i kako poduzetnicima olakšati, već nameće dodatne obveze poduzetnicima da bi zadovoljio svoje potrebe. Zašto država ne bi omogućila poduzetnicima da joj dostave strukturirane podatke o svim računima iz kojih tražene podatke može generirati sama?

Brojne EU države i one izvan Unije odabrale su takav pristup, tzv. real time invoicing, pri čemu podatke primljenih i poslanih računa u realnom vremenu dostavljaju poreznoj upravi i integriraju s poreznim nadzorom, period dostave varira od trenutno do jednom dnevno, a sve da se maksimalno smanje troškovi.

Kad bi država prilagodila procese i regulatorne zahtjeve da ih oni koji razmjenjuju strukturirane elektroničke račune (i druge podatke) mogu bez problema ispuniti, siguran sam da bi razmjena e-računa i u B2B sektoru strelovito porasla i da bi efekti bili puno veći nego da se uvede obaveza bez da se ništa drugo ne promijeni. Hrvatska ima previše stvari koje su uvedene kao obaveza, moramo početi razmišljati kako da ljude motiviramo efektima, a ne prisilom!

Zalažete se i za uvođenje dodatnih elemenata u e-račune za bolju automatizaciju procesiranja?

Koliko god EU nastojala biti jedinstveno tržište, nije moguće definirati normu koja će na jednak način biti primjenjiva u svim državama članicama, zato norma sadrži model specifikacija korištenja i ekstenzija. U Hrvatskoj smo u primjeni EU norme svjedočili brojnim problemima, posebno u iskazivanju raznih troškova, poreza i naknada na računu. Slični problemi javljaju se i u drugim članicama pa je u tijeku proces donošenja amandmana na EU normu, no on će trajati oko dvije godine. Dok se to ne dogodi, a da bismo olakšali automatsku provjeru usklađenosti e-računa s HR pravnim sustavom, automatizaciju knjiženja raznih posebnih poreza i naknada koje nisu podržane normom, preciznije definiranje razloga oslobođenja na razini pojedinih stavki i troškova te unaprijedili mogućnosti integracije e-računa s drugim dokumentima u dobavnom lancu, u servisu Moj-eRačun definirali smo ekstenziju norme koja definira dodatne poslovne pojmove. U HZN-u, nažalost upravo od strane države, dosad nije bilo podrške za takav pristup, no možda se situacija promijeni.

Koje bi se prateće usluge trebale razviti koje e-račune integriraju u financijski i dobavni vrijednosni lanac?

Za integraciju je ključno povezivanje e-računa s otpremnicama i narudžbenicama jer je račun samo jedan poslovni dokument na samom kraju lanca. Tu je važno i pitanje usklađivanja kataloga roba i usluga jer je on ključan za navedene dokumente.

U financijskom segmentu vidimo da se uvođenje e-računa sve više povezuje s financijskim uslugama faktoringa i dinamičkog diskontiranja. Istraživanja pokazuju da je oko 4% ukupnog kapitala tvrtke ‘zarobljeno’ u izdanim računima kojima nije istekao rok dospijeća. E-račun se brzo i efikasno može procesuirati i ovjeriti što otvara prostor za monetizaciju nedospjelih potraživanja. Na kraju, tu su svakako povezane i usluge poslovne analitike: od boniteta, financijskih pokazatelja do informacija o subjektima u blokadi.

Jedan od ciljeva EU je digitalizacija koja je zamah dobila u pandemiji. Hoće li se s normalizacijom vratiti na staro po pitanju papirologije?

Sigurno neće. Povijest nikada ne ide ‘unazad’ bez nasilnih akcija. Kad poduzetnici jednom uklone barijere i osjete prednosti digitalizacije, sigurno ih se neće odreći samo zato što iz više nisu prisiljeni koristiti.