Ravnatelj Hrvatskog zavoda za mirovinsko osiguranje (HZMO) Ivan Serdar povodom otvaranja projekta eHZMO vrijednog 166,5 milijuna kuna, jednog od najznačajnijih u 98 godina postojanja ove institucije, objašnjava kako će se transformirati i ubrzati radni procesi, te najavljuje glavne zadaće iz ovogodišnjeg programa rada i ciljeve u svom mandatu.

S obzirom na iskustvo iz privatnog sektora, što smatrate glavnim izazovima na javnoj funkciji?

To je upravo koncept digitalizacije i centralizacije, jer je procese nužno unaprijediti kako bi se povećala interna učinkovitost i djelotvornost te kvaliteta usluga prema korisnicima. Izazov je i okretanje Zavoda u smjeru restrukturiranja administracije, kao i novi javni menadžment vezan uz primjenu različitih alata, standarda i metoda za mjerenje kvalitete u javnoj upravi.

Možete li to pojasniti?

Najpoznatija norma je ISO 9001 koja vrijedi kao standard kvalitete i za privatni i za javni sektor. Mjerenje procesa je bitno jer tek tada postoji jamstvo kvalitete upravljanja, s naglaskom na reforme i poboljšanja. Zato je potrebno povećavati svijest o važnosti njihovog uvođenja i u sustav javne uprave, na čemu ćemo raditi u budućnosti. Da idemo u pravom smjeru govori i činjenica da smo u veljači dobili Certifikat prema međunarodnoj normi ISO/IEC 27001:2013 za sustav upravljanja informacijskom sigurnošću (ISMS). Njime se potvrđuje usklađenost sustava upravljanja informacijskom sigurnošću (ISMS) sa zahtjevima norme ISO/IEC 27001:2013 u području informatike, upravljanja ljudskim potencijalima, strateške analize, razvoja i upravljanja projektima, poslovno-informacijske sigurnosti, kontrole i nadzora.

Modernizacija

Kreće jedan od najvećih projekata u povijesti HZMO-a, bit će od velike koristi za građane

Zašto eHZMO baš sada i hoće li Zavod postati predvodnik digitalne transformacije javne uprave?

Točno je. HZMO je živi sustav u kojem se kontinuirano odvijaju razne prilagodbe u skladu sa (pod)zakonskim aktima. Informatika se već 50-ak godina uspješno održava i razvija cjelokupni sustav.

No uvijek se tražio pravi trenutak koji je zahtijevao niz predradnji koje bi dovele do ovako složenog i opsežnog projekta. Zavod je to učinio u protekle tri godine i stvorio kvalitetne preduvjete za projekt koji je direktno usklađen sa Strategijom e-Hrvatska 2020., Strategijom razvoja javne uprave za razdoblje od 2015. do 2020. i sa Strategijom razvoja IKT sustava HZMO-a. Ona pak za cilj ima promjenu, unaprjeđenje i optimizaciju poslovnih procesa, jednostavno, intuitivno korištenje novog IKT sustava za krajnje korisnike, s fokusom na korisničkom iskustvu i sigurnosti.

Koje usluge su već digitalizirane i je li efikasnost rada glavni učinak najavljene digitalne transformacije?

HZMO već sada ima niz digitaliziranih usluga razvijenih u raznim projektima, ali sve te usluge bilo je nemoguće integrirati u jedinstveni informacijski sustav upravo zbog tehničkih barijera postojećeg core sustava. Sada, primjerice, korisnici imaju na raspolaganju ePrijave (Lana sustav) i približno 90% prijava odvija se kroz digitalne procese. Niz naših servisa je u sustavu eGrađani te postoji online razmjena podataka za 20-ak institucija u RH i još toliko s ostalim članicama EU. Kroz uslugu eRačun među prvima u državi digitalizirali smo ovaj proces koji je u cijelosti ‘paperless’, a kroz ePotpis među prvima smo implementirali digitalno potpisivanje dokumenata integrirajući s ostalim procesima. No, digitalizacijom ćemo transformirati postojeće procese i presložiti ih tako da se isti ili bolji rezultati postižu na znatno efikasniji način. Puno je toga, ali primjerice to znači pojednostavniti procese, eliminirati nepotrebne radne tijekove koji ne donose dodatnu vrijednost, zaobići uska grla i ograničenja, stavljajući fokus na brzinu i kvalitetu konačnog rezultata.

Kako je postojeća IT komponenta ‘posložena’ s aspekta efikasnosti?

Dio procesa uspostavljen je prije 40-ak godina, a rješenja iz naših aplikacija pokrivaju isključivo papirnati dio odvijanja procesa. Imamo 5 područnih službi, 14 područnih ureda i 92 ispostave s gotovo, u potpunosti, odijeljenim evidencijama i procesima, pa je i odvijanje poslovnih procesa područno uvjetovano. Ovakva organizacija otežava dimenzioniranje opsega poslova, usporava procese i stvara nepotrebne korake kroz višestruko otvaranje i prosljeđivanje spisa. Decentralizacija otežava upravljanje i nadzor sustava. Upravo eHZMO donosi reformu zasnovanu na temeljitoj izmjeni i pojednostavljenju temeljnih poslovnih procesa. Informatički rečeno, govorimo o aplikacijama sastavljenim od više desetaka milijuna linija kôda, koje je iznimno teško održavati zbog složenih procesa i korištenih razvojnih platformi za koje ne postoje edukacijski ciklusi na području RH. Uz to, održavanje ovakvog sustava je skupo, a raspoloživih stručnjaka s kompetencijama za to je malo. Digitalno doba sa sobom donosi nove izazove i prilike koje želimo iskoristiti primjenom novih tehnologija.

NOVI NATJEČAJ

HZMO opet rasprodaje nekretnine, evo gdje možete kupiti stan za 50.000 kuna

Hoćete li zapošljavati IT stručnjake i koje su daljnje prilagodbe na organizacijskoj i tehnološkoj razini još potrebne, kako bi sustav bio učinkovit i ‘imun’ na moguće zloporabe?

Planiramo zapošljavanje. HZMO se uvelike fokusirao na upravljanje ljudskim potencijalima što je prvi korak u uspješnoj digitalnoj transformaciji. Stavili smo naglasak na ljude, sada slijede aktivnosti vezane za transformaciju poslovnih procesa, a zatim njihova informatizacija. Cjelokupni projekt, naime, odvija se u dva glavna segmenta. Uz transformaciju poslovnih procesa, što znači definiranje budućeg poslovnog modela, ključnih poslovnih procesa i organizacijske strukture, drugi je segment informatizacija poslovnih procesa. To je digitalizacija te ubrzanje i smanjenje troškova temeljnih i potpornih procesa korištenjem IKT-a. Sve ove aktivnosti za posljedicu imaju kvalitetniji i učinkovitiji sustav, ali vjerojatno sustav neće u potpunosti biti ‘imun’ na moguće zloporabe, jer ne postoji apsolutna sigurnost, a samim tim ni apsolutno siguran sustav. Svakako nastojimo svesti zloporabe na najnižu moguću razinu primjenom najnovijih tehnologija, između ostalog, uključujući i umjetnu inteligenciju.

U kojoj je fazi provedba prošlogodišnje odluke o osnivanju MOD-a u vlasništvu HZMO-a?

U ovoj godini predstoji nam završna faza osnivanja mirovinskog osiguravajućeg društva (MOD). Priprema za osnivanje MOD-a započela je sredinom 2019., a početak rada ovisit će kada od Hanfe dobijemo odobrenje. Upravno vijeće HZMO-a odlučilo se na osnivanje MOD-a kako bi budućim umirovljenicima omogućili da svoju individualnu štednju iz II. i III. mirovinskog stupa unesu, ne samo u privatna mirovinska osiguravajuća društva, već i u MOD u vlasništvu HZMO-a koji će, vjerujemo, poslovati uz manje troškove i niže naknade.

Koji su još planovi u modernizaciji poslovanja 2020.?

Usporedno s projektom eHZMO kontinuirano razvijamo digitalne usluge i približavamo se našim osiguranicima, korisnicima prava, kao i poslodavcima, kako bi postali moderna javna ustanova orijentirana prema korisnicima. U tom smislu, omogućit ćemo poslodavcima uspostavljanje prijave o utvrđenom stažu osiguranja i osnovici MPP-1 putem e-usluge Lana mirovinsko. Trenutno se takve prijave još uvijek uspostavljaju isključivo papirnato, što poslodavcima stvara trošak, primjerice pri nabavi papirnatih tiskanica i poštanskih usluga i oduzima im vrijeme. Samo prošle godine zaprimljeno je više od 150.000 MPP-1 tiskanica papirnato, a podatke koje te prijave sadrže bitne su za priznavanje prava na mirovinu. E-prijavom postići će se neposredna komunikacija s poslodavcima i ubrzati prikupljanje podataka i njihova obrada, što je u konačnici obostrani cilj. Također, u 2020. planiramo omogućiti i podnošenje zahtjeva za mirovinu e-putem, što će, vjerujem, utjecati na skraćivanje trajanja upravnih postupaka priznavanja prava na mirovinu. Ilustracije radi, u 2018. podnesen je 245.041 zahtjev za mirovinu, a u 2019. njih 264.557. Riječ je o velikom broju zahtjeva za koja se, u današnje digitalno doba, treba omogućiti podnošenje e-putem. Razvidno je da se radi aktivnostima koje Vlada kontinuirano poduzima radi jeftinijeg i jednostavnijeg poslovnog okruženja.

Kakvi su rezultati novog poslovnog modela komuniciranja s budućim korisnicima i kad će krenuti primjena u velikim centrima?

Unaprjeđenje informiranja osiguranika o uvjetima za ostvarivanje prava na mirovinu, u sklopu modernizacije poslovnog procesa, provodi se kroz projekt novi poslovni model komuniciranja s budućim korisnicima prava iz mirovinskog osiguranja. U tu svrhu, područni uredi HZMO-a, tijekom 2019. pozvali su 5625 potencijalnih korisnika koji su nakon obavljenih razgovora u velikom broju podnijeli i zahtjeve za pretkompletiranje podataka vezano uz ostvarivanje prava na starosnu mirovinu, a Obavijest o namjeri odlaska u mirovinu osiguranici mogu podnijeti godinu dana prije odlaska u mirovinu. Projektom su od veljače uključene i sve područne službe, točnije Zagreb, Varaždin, Osijek, Rijeka i Split. Cilj nam je pozvati što više potencijalnih korisnika mirovina te ih upoznati s njihovim pravima kako bi se svi podatci kompletirali u zakonskom roku. Istaknut ću primjer područnog ureda Slavonskog Broda, koji je pozvao svih 1050 potencijalnih korisnika mirovina. HZMO, u pravilu, o podnesenim zahtjevima odlučuje u zakonom propisanom roku. Međutim, trajanje postupka do donošenja rješenja ovisi o složenosti predmeta, odnosno o činjenicama koje treba utvrditi i dokazima koje treba pribaviti. U predmetima u kojima je potrebno provesti medicinsko vještačenje, rješenje se donosi na temelju nalaza i mišljenja vijeća vještaka Zavoda za vještačenje, profesionalnu rehabilitaciju i zapošljavanje osoba s invaliditetom, u kojem slučaju HZMO ne može utjecati na duljinu trajanja postupka. Isto tako, ako su ispunjeni uvjeti za priznanje prava na mirovinu, ali se svota mirovine ne može utvrditi, donosi se rješenje o priznanju prava na mirovinu i predujmu mirovine, a nakon pribavljanja svih potrebnih podataka donosi se rješenje o određivanju pripadajuće svote mirovine.

Što biste uz unaprjeđenje e-usluga i digitalizaciju procesa još izdvojili ključnim zadacima u Vašem mandatu?

To je svakako transformacija organizacije tako da se temelji na centrima kompetencija neovisnim o geografskoj lokaciji, s jasnim nadležnostima i mjerenjem učinkovitosti i djelotvornosti. Zatim, bitno je i otvaranje prostora za potencijalno izdvajanje poslova i aktivnosti koje ne zahtijevaju stručna znanja ili kompetencije – npr. masovni ispis, kuvertiranje i slanje pošiljki.