Gdje čuvate svoje eRačune? Pitanje je na koje bi deseci tisuća primatelja ovih elektroničkih isprava moglo odgovoriti potpuno pogrešno, ako je odgovor registrator ili, u nešto boljem slučaju, mapa na radnoj površini računala. Ni jedna ni druga situacija ne zadovoljava članak 20. Zakona o elektroničkoj ispravi koji jasno propisuje obvezu čuvanja eRačuna.

“Način na koji se pohranjuju i čuvaju eRačuni zapravo je pokriven s više zakona, između ostalog i Zakonom o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi te Zakonom o računovodstvu, no ovaj navedeni članak konkretno propisuje da je svaka fizička i pravna osoba, kojoj je zakonom ili drugim propisima utvrđena obveza čuvanja isprava u izvornom obliku, dužna čuvati elektroničke isprave izvorno u informacijskom sustavu ili na medijima koji omogućuju trajnost elektroničkog zapisa za utvrđeno vrijeme čuvanja, odnosno u elektroničkom arhivu.

To se odnosi na sve primatelje eRačuna, nevezano primaju li ih kao obveznici javne nabave, poduzetnici ili neprofitne organizacije“, pojašnjava Josip Kovačec iz servisa Moj-eRačun.

Do prekršaja u postupanju, dodaje Kovačec, dolazi radi toga što je u Hrvatskoj još uvijek prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u, no on se ne smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom.

„Ispisivanje elektroničkih isprava i njihova pohrana u analognom arhivu, što bi kod većine bio registrator, bez čuvanja originalne isprave u strukturiranom formatu pogodnom za strojnu obradu u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu, smatra se kršenjem odredaba zakona koji uređuju eRačun“, naglašava Kovačec.

Zakonodavno tijelo za eRačun, Ministarstvo gospodarstva i održivog razvoja, i samo je aktualiziralo pitanje eArhiva ugradivši ga u Zakon o elektroničkom izdavanju eRačuna, između ostalog kao i jednu od usluga koju obveznici i drugi dionici razmjene mogu potražiti od informacijskih posrednika.

Primatelji i pošiljatelji mogu i sami osigurati čuvanje dokumenata, no u tom se slučaju ponovno vraćamo na čl. 20, st. 3. Zakona o elektroničkoj ispravi. Navedeni stavak Zakona u prvoj točki propisuje da se elektroničke isprave čuvaju u obliku u kojem su izrađene, otpremljene, primljene i pohranjene i koji materijalno ne mijenja informaciju, odnosno sadržaj isprava.

“Ključne su tri stvari koje svaki korisnik mora osigurati, a koje je teško provesti ako nema dobru informacijsku infrastrukturu, zbog čega većina ipak poseže za uslugama informacijskih posrednika – cjelovitost sadržaja, vjerodostojnost pošiljatelja i nepromjenjivost u vremenu.

Primjerice, možete pohraniti eRačune na DVD, no ne možete jamčiti da će za 10 godina, što je još uvijek period kada oni moraju biti dostupni za porezni nadzor, postojati tehnologije kojima ćemo ih čitati. Danas se diskete više ne mogu pokrenuti ni na jednom računalu, a nekada su bile važan alat za pohranu i prijenos podataka.

Informacijski posrednik u ovom kontekstu služi i kao identifikator ovlaštenih osoba koje pristupaju eAhivu, gdje iza svake radnje ostaje trag. U takvom sustavu jasno je određeno tko ima pristup dokumentima, tko ih smije dodavati ili brisati, a to je ono što zakon propisuje – pohranjene elektroničke isprave ne smiju se mijenjati niti neovlašteno brisati.

eRačunu izdanom, prenesenom i zaprimljenom uslugom informacijskog posredništva vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost u vremenu osigurani su primjenom aplikativnih certifikata i vremenskog žiga.

U tom smislu, svaka neželjena intervencija u dokument ostaje zabilježena u niti vremenskog žiga i kao takva je nepobitni dokaz u slučaju sudskog procesa. Istu razinu sigurnosti pruža i Moj-eArhiv“, pojašnjava Kovačec.

Uslugu Moj-eArhiv ovaj je informacijski posrednik razvio s idejom da tržištu ponudi brzu, jednostavnu i sigurnu pohranu i pretragu elektroničkih računa i drugih digitalnih dokumenata.

Sustav je potpuno usklađen sa Zakonom o elektroničkoj ispravi, a korisnicima, uz brojne druge prednosti, omogućuje i pristup poslovnim dokumentima s bilo koje lokacije što se posebno pokazalo korisnim tijekom dislociranog rada.

* Sadržaj omogućio Moj-eRačun