Sljedeće godine obilježit će se pola stoljeća kako je pojam bespapirno poslovanje ušao u poslovni leksikon zahvaljujući legendarnom čelniku Xerox Palo Altoa Research Centera, Georgeu Pakeu.

On je, naime, predvidio tehnologiju koja je do 1995. godine trebala omogućiti da informacije razmjenjujemo jednim klikom, umjesto gomilanja papirnatih dokumenata u uredima.

Previđanje se, tvrdi Marko Emer, predsjednik Uprave tvrtke Elektronički računi, ispunilo, ali potpuna realizacija je izostala jer se, unatoč tehnologiji koja je samo u posljednjih nekoliko godina napredovala više nego u nekoliko desetljeća prije toga, papiri i dalje gomilaju po uredima tvrtki u Hrvatskoj.

“Tehnologija je sastavni dio naših života i to u toj mjeri da sam siguran da nema punoljetne i zaposlene osobe koja ne obavlja polovicu poslova na pametnom telefonu i ne koristi neku od aplikacija za brzi prijenos novca. S druge strane, kao zaposlenici ili vlasnici tvrtke te iste osobe će, vrlo vjerojatno, jednom mjesečno spremiti poslovne dokumente u registrator kako bi ih odnijeli knjigovođi”, slikovito pojašnjava Emer.

Daleko napredniji bespapirni ured, od onoga kako ga je zamislio George Pake danas je itekako dostupan i financijski isplativ, najviše zbog ready-to-use rješenja pa si čak i mikro tvrtke mogu priuštiti ured bez papira. Sve što im je potrebno za uspješno poslovanje, ističe Emer, stane na zaslon pametnog telefona i nema razloga postojati na papiru.

“Prednosti digitalnih procesa naspram papirnatih i manualnih već su stoput istaknute pa ih neću ponavljati, no ono što treba naglasiti je da uvijek jedan transformacijski projekt stvara preduvjete za sljedeći. Usluge koje smo mi inovirali na tržište upravo su dokaz navedenoga jer su međusobno povezane kako bi se povećala operativnost, a smanjili troškovi”.

Upravljanje dokumentima

Korisnici koji su uveli eRačun kao glavni oblik fakturiranja uglavnom su proveli i digitalizaciju procesa obrade i ovjere eRačuna kroz informacijski sustav kao što je mojDMS. Ovakvi softveri ujedno su rješenje i za ranije spomenut problem dostave dokumenata knjigovođi u registratorima.

“Osim elektroničke ovjere, i ono što je posebno važno likvidature eRačuna, mojDMS rješava problem jedinstvenosti pohrane dokumentacije i dostave dokumentacije između poduzetnika i samog knjigovodstvenog servisa, koji je i jednoj i drugoj strani oduzimao puno vremena i prostora”, pojašnjava CEO tvrtke Elektronički računi.

Ipak, digitalna transformacija ne podrazumijeva isključivo zamjenu papirnatih procesa elektroničkima, nego i promjenu načina razmišljanja jer digitalizirani proces nudi mnogobrojne mogućnosti koje papir ne može pružiti.

“Definicija eRačuna je da je to račun u strukturiranom obliku, pogodan za strojnu obradu i usklađen s EU normom za eRačun, što bi već samo po sebi značilo da to nije PDF dokument koji brojni primatelji još uvijek printaju kako bi ga likvidirali i spremili na čuvanja na policu”.

Naime, u Hrvatskoj je još uvijek je prisutna dvojaka praksa da se uz strukturirani eRačun u XML-u zaprima i njegov slikovni prikaz u PDF-u, no treba naglasiti da se u kontekstu Zakona o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi isključivo XML, izrađen sukladno EU normi za eRačun, smatra vjerodostojnom elektroničkom ispravom.

U tom smislu ispisivanje eRačuna i pohrana u registratore, bez čuvanja originalne isprave u strukturiranom formatu, smatra se kršenjem zakonskih odredaba za koje je, za obveznike javne nabave, propisana i novčana kazna.

Iako se o “pravom eRačunu” u javnosti govori već više od deset godina, još uvijek postoji veliki broj subjekata koji ne koriste benefit strukturiranog dokumenta, što bi moglo biti “pogubno” kada se i na porezne obveznike proširi primjena elektroničke razmjene dokumenata. Zato je važno na vrijeme savladati digitalne procese koji su povezani uz slanje i primanje eRačuna.

“Brojne europske države već godinama primjenjuju centralizirano prikupljanje podataka jer su prepoznale da je obavezan eRačun u gospodarstvu izvrstan mehanizam kojim mogu rasteretiti svoje poduzetnike, ali i zahvaljujući kojem država ima veći nadzor nad svojim dijelom poslovanja. Hrvatska za to ima znanje i infrastrukturu, samo se moraju educirati ostali dionici “, smatra Marko Emer.

Digitalni potpis

Digitalna transformacija koju su brojne članice Europske unije započele kroz eRačun, jedan je od strateških ciljeva EU i važan segment zelene tranzicije koju je i Hrvatska obavezna provesti.

Za Elektroničke račune, prvi korak tranzicije je digitalni potpis s obzirom na to da su digitalni certifikati temelj digitalnog poslovanja jer se njima osigurava vjerodostojnost elektroničkog komuniciranja.

Zato su prije gotovo dvije godine unutar tvrtke uveli pravilo da se svi poslovni dokumenti potpisuju isključivo elektronički, koristeći digitalni potpis osobne iskaznice koju ima svaki punoljetni građanin Hrvatske.

“Dok god vlastoručno potpisujemo papire, ne možemo govoriti o bespapirnom poslovanju koje potičemo već više od deset godina. U protekle dvije godine uštedjeli smo desetke tisuće eura na uredskom materijalu i prostoru, a istovremeno povećali sigurnost jer se svi dokumenti među zaposlenicima razmjenjuju kroz mojDMS i čuvaju u kontroliranom elektroničkom arhivu”, pojasnio je Emer.

Taj know-how ugradili su i u poslovanje svojih korisnika čemu najbolje svjedoči sve veći broj nositelja ekološkog priznanja Zeleni certifikat koji se dodjeljuje za digitalnu izvrsnost i zelene politike u poslovanju.

* Sadržaj omogućio mojeRačun