Komunikacijski ured Colić, Laco i partneri napravio je vodič za poslodavce kako bi se što lakše prilagodili modelu rada od kuće. Kako ističu u dokumentu, iako rad od kuće ima svojih prednosti i može pozitivno djelovati i na produktivnost i na poslovne rezultate, rad zaposlenika izvan ureda donosi i izazove.
Baš zato preporuke iz njihovog vodiča će olakšati upravljanje radom od kuće uz zadržavanje visoke razine motivacije i produktivnosti u novim okolnostima, a njihovi savjeti mogu vam pomoći u zadržavanju motivacije i produktivnosti zaposlenika. Za početak, provjerite imaju li vaši zaposlenici sve elemente i neophodnu opremu za rad, adekvatan pristup Wi-Fi-ju i stabilnoj internetskoj vezi koja je neophodna za neometanu i kvalitetnu komunikaciju, kao i pristup svim potrebnim dokumentima.
“Zaposlenicima osigurajte i uputite ih u korištenje alata za komunikaciju na daljinu kao što je Microsoft Teams te programa kao što je primjerice Zoom za videokonferencije i pozive. Radi sigurnosti i kontinuiteta rada provjerite jesu li sve aplikacije, softveri i poslovni programi koje koriste vaši zaposlenici ažurirani te imaju li adekvatnu antivirusnu zaštitu. Važno je i da napravite raspored poslovnih aktivnosti i pratite napredak”, savjetuju u vodiču Komunikacijskog ureda Colić, Laco i partneri.
Gubitak osjećaja
Napominju kako je jedan od ključnih izazova rada od kuće gubitak osjećaja za radno vrijeme i prepuštanje privatnim aktivnostima.
“Bez nadređenih u blizini i najposvećeniji radnici se teško odupiru provođenju više vremena na društvenim mrežama, portalima, druženju s bližnjima i sličnim aktivnostima. Jasno posložite raspored poslovnih aktivnosti i prema dinamici njihove realizacije kreirajte dnevne rasporede za zaposlenike vašeg tima.
Osim izrade dnevnog rasporeda i raspodjele zadataka među članovima tima, preporuka je da menadžeri i voditelji timova održavaju jutarnje online brifinge sa svojim timom putem Zooma, Skypea ili druge aplikacije kako bi se zajedno pripremili za radni dan, prokomentirali raspored zadataka i još ih jednom, ako je to potrebno, informirali o aktualnoj situaciji s koronavirusom i preporukama koje se odnose na vašu organizaciju.
I na kraju dana menadžeri i voditelji timova mogu proći sa zaposlenicima odrađene zadatke i eventualne izazove u radu kako bi se oni što prije otklonili i kako bi se moglo nastaviti raditi sljedeći dan.
Ako je rad od kuće novost za vaše zaposlenike možete ih uputiti i na aplikacije poput Stay Focused pomoću kojih će lakše kontrolirati vrijeme koje provode na društvenim mrežama, portalima, u privatnim dopisivanjima i slično”, navodi se u vodiču.
Kako napominju iz Komunikacijskog ureda Colić, Laco i partneri, ako se radne aktivnosti slijedom neadekvatne organizacije vremena zaposlenika produlje na cijeli dan, gubi se privatna sfera života zaposlenika, a pojačavaju se osjećaji otuđenosti i manjka motivacije.
“Potičite zaposlenike na odrađivanje poslovnih zadataka unutar dogovorenog radnog vremena te uzimanje stanki za ručak i odmor od računala kako ne bi narušavali balans privatnog i poslovnog života”, stoji u vodiču .
Bogatija komunikacija
Također, ključno je da inzistirate na ‘bogatijoj’ komunikaciji sa zaposlenicima poput video poziva, chata ili mobilnih aplikacija za slanje poruka i kontinuirano održavajte s njima kontakt tijekom cijeloga radnog dana.
“Nikako se ne oslanjajte samo na pisanu komunikaciju, sa zaposlenicima komunicirajte i telefonski ili putem video poziva. Tako ćete bolje osjetiti njihovo raspoloženje i uočiti je li nekome potrebna dodatna podrška i motivacija”, poručuju autori vodiča iz zagrebačke agencije te napominju kako moral i produktivnost možete poticati i na razne kreativne i nekonvencionalne načine, poput virtualnih pizza partyja ili happy houra, virtualnog nazdravljanja uspješnom danu s kolegama preko Skypea.
U što većoj mjeri nastavite provoditi socijalne aktivnosti svojih zaposlenika u online svijetu. Slavite rođendane, čestitajte na uspjesima i odrađenim projektima i slično.
Zadnji, ali nikako ne najmanje bitan savjet u ovom vodiču je da širite umirujuće poruke i pomognete svojim zaposlenicima u razumijevanju mjera.
“Kroz internu komunikaciju informirajte pravovremeno, jasno i smirujućim tonom svoje zaposlenike o svim mjerama koje provodite kao tvrtka, ali i mjerama institucija koje su za njih bitne. Redovito komunicirajte i odgovore na pitanja koja najviše zanimaju zaposlenike, poput: što će biti s plaćama, je li njihovo radno mjesto sigurno i u kojoj je poziciji tvrtka za koju rade.
Protiv panike
Oko ove komunikacije možete zatražiti pomoć kolega koji su i inače zaduženi za upravljanje internim i eksternim komunikacijama u vašoj organizaciji. Bilježite pitanja zaposlenika kako biste mogli izraditi popis najčešćih pitanja i odgovora koji će interno biti dostupan svim vašim kolegama i zaposlenicima”, navode iz Komunikacijskog ureda Colić, Laco i partneri.
Napominju i kako je važno da poslodavci, šefovi, nadređeni, svojim zaposlenicima pomognu u razumijevanju i ostalih mjera koje se na njih odnose, primjerice zaposlenike s djecom informirajte o odluci o zatvaranju vrtića i škola te mogućnostima koje su im na raspolaganju za prevladavanje tog problema.
“Negativni medijski naslovi, uznemirenost prijatelja i članova obitelji te neizvjesnost mogu izazvati osjećaj panike. Kako bi se umanjila ova pojava, savjetujte svoje zaposlenike da slobodno vrijeme provode u ugodnim aktivnostima, sportu, druženju s obitelji, gledanju omiljenih televizijskih sadržaja i slično, ali i kritički prosuđuju brojne sadržaje koji se svakodnevno plasiraju u medijima i na društvenim mrežama.
Podsjećajte svoje zaposlenike da ne podliježu panici, ali da nastalu situaciju shvate ozbiljno, pridržavajući se svih uputa nadležnih institucija i čuvaju svoje i zdravlje ljudi u svojoj blizini”, poručuju za kraj iz Komunikacijskog ureda Colić, Laco i partneri.
