Tema digitalizacije još je prošle godine došla u fokus javnosti, a sada su sve kompanije te zaposlenici koji rade od kuće doveli digitalizaciju na višu razinu. Ona danas zahtijeva i podrazumijeva implementaciju velikog dijela poslovnih procesa kroz digitalne kanale, a jedan od tih poslovnih procesa za mikro, male i velike poduzetnike je i izdavanje e-računa. Hrvatska je u tom segmentu iskoračila još prije nekoliko godina.

“Po današnjoj regulativi-račun promatramo kao pravno valjanu knjigovodstvenu ispravu koja sadrži standardizirane i strukturirane podatke. Ti podaci bitni su da bi proces razmjene elektroničkog računa mogao biti automatiziran i optimiziran te da bi tvrtka u konačnici nakon implementacije takvog procesa mogla reći da je uštedjela i ima konkretne benefite. Bitan je taj standard, da “pričamo istim jezikom” i da možemo neometano razmjenjivati te e-račune između sebe”, objašnjava Andreja Kajtaz, direktorica Sektora komercijalnih digitalnih rješenja Financijske agencije (FINA).

Digitalni work-flow

Josip Kovačec, savjetnik direktora za prodaju servisa Moj-eRačun koji je na tržištu od 2014. ističe koliko je ključna ta struktura podataka.

“Definicija e-računa kaže da je u pitanju elektronički dokument koji je izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom formatu koji omogućuje njegovu daljnju strojnu obradu. Po meni je jedino ispravno promatrati e- račun kao onaj izdan i poslan direktno iz računovodstvenog softvera pošiljatelja i zaprimljen s druge strane u računovodstveni softver primatelja. Pritom primatelji moraju biti svjesni da je za taj dio strojne obrade potreban sustav ili alat koji omogućuje da ga se uvede u proceduru digitalnog. Mi kao servis radimo s puno korisnika iz realnog sektora, a imamo i korisnika iz javnog sektora i možemo reći da najveći problem postoji na strani primatelja koji premalo percipiraju što znači taj primljeni račun u digitalnom obliku. Oni su ti koji često taj elektronički račun pretvore opet u papirnati i upute ga u proces ovjere. Tada dobijete e-račun koji je završio u registratoru. Bitna je dubina integracije, bitni su sustavi, točnije potporni sustavi koje korisnici moraju koristiti jer im oni omogućuju digitalni work-flow”, napominje Kovačec.

Božidar Bajsič, direktor operacija tvrtke Editel napominje kako se s istim problemom suočavaju i druga tržišta te Hrvatska nije iznimka. Ipak, napominje da se to polako mijenja.

“Kod izdavanja elektroničkih dokumenata i to ne samo e-računa najveće benefite ima primatelj jer ga može integrirati i automatizirati svoj proces. Tu je ključna spremnost tehničkih rješenja koja omogućuju automatsko zaprimanje računa kao i automatizaciju poslovanja dalje. Prvi korak je razmjena, zaprimanje te arhiviranje, a drugi korak, teži i veći je ta integracija, odnosno automatizacija”, ističe Bajsič.

Igor Javor, direktor Službe podrške sustavima za upravljanje dokumentima tvrtke mStart požalio se da je sve dok primatelji nisu uspjeli riješiti ulazne fakture čitav njihov posao stajao.

“Najveći primatelj e-računa od 1. srpnja 2019. je država i tad se sve otkočilo. U B2B svijetu, primjerice u retailu gdje imate velike dobavljače i lance, oni će naći način, ali problem je kada dođe do spoja velikog i malog svijeta, kad veliki surađuju s malim dobavljačima. Sve to polako ide na svoje i država je bila sjajan okidač, ali mi je žao da ne ide još brže i bolje jer se ta izgubljena korist ne može nadoknaditi”, kaže Javor. Kajtaz također navodi da je zakon o razmjeni e-računa u javnoj nabavi potaknuo da se priča “pogura”, i iako na početku nije bilo lako država i njena tijela su se prilagodili. Bajsič napominje da je u zapadnim zemljama digitalizacija počela dosta ranije te su napravili drugačije procese, razvili sustav i dubina integracije im je na višem nivou.

“Tako je i s Mađarskom, Češkom i Slovačkom koje već deset godina imaju razvijen sustav e-računa i država je propisala formate. U Hrvatskoj je problem što nije specificiran standard za B2B segment i to koči dio integracije. Tehnologija je danas naprednija, ulaganja u to su prije bila daleko veća i danas je bolje vrijeme za to”, smatra Bajsič.

Kovačec, pak, ističe da posrednici imaju razne metode razmjene, a ključno je da je danas bez obzira na veličinu subjekta moguće ostvariti, odnosno digitalizirati cijeli dobavni lanac. Kako bi i dalje bilo tako, Kovačec smatra da je nužna međusobna komunikacija svih dionika sustava.

“Koordinacija informacijskih posrednika (KIP) je zapravo naš pokušaj da vidimo na poslovnoj razini, mimo države koji su standardi, ciljevi i mogućnosti interoperabilnosti i da se pokušamo dogovoriti na praktičnoj razini s ciljem popularizacije i što šire penetracije e-računa u sve segmente gospodarstva. Tehnologija je dostupna, više nije skupa i grijeh je to ne koristiti, a mi smo ti koji ih moramo transformirati. Uvođenje elektroničkih računa podrazumijeva preslagivanje dotadašnjih procesa, zbog toga to i jest po definiciji digitalna transformacija. Ipak, ni svi mi na području ovih usluga nismo dovoljni da se posvetimo svim tvrtkama u Hrvatskoj koje trebaju takav konzalting”, kaže Javor.

Veliki uče male

Kajtaz objašnjava kako je svakako potreban dobar dogovor između informacijskih posrednika, a vjeruje i kako bi regulacija u postizanju dogovora mogla ubrzati proces. Iako je velik posao u pitanju, smatra kako je upravo na njima da educiraju javnost te im pruže sav potreban konzalting. “U praksi se susrećemo s mikro tvrtkama koje se nisu u potpunosti transformirale, a morale su početi razmjenjivati e-račune. Tu dolazimo do situacije da onda oni šalju e-račune samo prema onima kojima moraju i kod te tvrtke ne možemo reći da su zadovoljni korisnici. Korona je ubrzala stvari i korisnici su lakše prihvaćali sugestije, ali opet su to baby steps”, kaže Kovačec.

Pozitivan pomak je, smatra Kajtaz, i to što su velike tvrtke uložile u automatizaciju svojih procesa i implementaciju e-računa. Upravo oni su ti koji motiviraju svoje poslovne partnere i oni sami su postali edukatori.

Uz to, napominje Bajsič, veliki korisnici često posluju i u drugim zemljama i moraju uskladiti usluge s onim što im tamošnji partneri traže.

“Od velikih korisnika neki već desetljećima imaju iskustva s e-računom, ali dolazi do preokreta i ti veći žele digitalno poslovati te “tjeraju” male da se i oni prilagode”, objašnjava Bajsič. Kako tvrdi Javor, prednosti i ušteda je niz, a skraćenje procesa odobrenja faktura je mnogim poduzetnicima jedna od glavnih. S tim se slaže i Kovačec koji tvrdi da mikropoduzetnike cijena neće odvratiti od usluge.

“Računi, neovisno o tome jesu li papirnati ili elektronički, moraju se čuvati, a korisnici imaju izbor ili da sami stvaraju arhive ili zadatak čuvanja arhive povjeriti elektroničkim servisima. Oni se brinu i u osiguranju sigurnosti tih podataka, od enkripcije, prava pristupa do sigurnosnih kanala razmjene podataka”, istaknula je Kajtaz. Javor smatra da je elektronička arhiva nedovoljno regulirana i kako država mora regulirati dugotrajnu pohranu digitalnog sadržaja.

“Kriteriji za standard pružatelja usluga elektroničke arhive moraju postojati, u Sloveniji je to regulirano”, navodi Bajsič. Praksa s korisnicima servisa Moj eRačun pokazuje da gotovo 90 posto korisnika koji koriste e-račun koriste i e-arhivu.

“Primatelji, koji su u većini, uopće nemaju svijest o arhivi”, napominje Kovačec. S tim se slaže i Bajsič koji tvrdi da je najveći benefit za proizvodne kompanije automatizacija lanca isporuke, a uz to im je sređena i arhiva, sve je sukladno zakonima, a uštede su ostvarive na više razina.

“Pomaci su vidljivi, trendovi su uzlazni i bilježimo povećanje broja korisnika i više razmjene broja e-računa između poslovnih subjekata. Moja predviđanja su da ćemo ići naprijed, nećemo stagnirati, a ako nas se pogura s nekom regulacijom bit će još brže”, smatra Kajtaz, a njen optimizam dijeli i Bajsič koji ističe kako bi propisi uvelike pomogli, baš kao i standardizacija.

Kolač još puno veći

“U B2B će biti potrebno mijenjanje procesa kod samih dionika. Mi smo krenuli razvijati platformu na kojoj će biti digitalne otpremnice, postoji niz rješenja, ali bez promjene mindseta nećemo doživjeti dan bez papirnatih računa. Država može učiniti dosta, počnimo od povezivanja e-računa i poreznog nadzora čime bi se smanjilo djelovanje sive ekonomije, do toga da se isprave nepravilnosti koje smo uočili u B2G segmentu, a treća stvar bi svakako bili poticaji”, kaže Kovačec. “Ne možemo sve poduzetnike staviti u isti koš, ali vremena se mijenjaju, dolaze mlađe generacije, žele biti digitalizirane, a sadašnje generacije trebaju razmišljati kako unaprijediti svoje procese, gdje uštedjeti i kako biti konkurentniji. Puno nas posla još čeka, ali kolač je puno veći nego što sad vidimo”, kaže Bajsič. Javor očekuje eksponencijalni rast u broju korisnika e-računa te poručuje da je ovo osnova digitalne transformacije.

“To je higijena poslovanja i moramo je riješiti da bi se mogli uopće baviti ozbiljnom digitalnom transformacijom, od Internet of things do big date i umjetne inteligencije”, poručuje Javor.

Kovačec kaže kako bi se trebali okrenuti novim uslugama koje proizlaze iz e-računa i široj digitalizaciji. “Korisnici se moraju i sami informirati i naći optimalna rješenja i ne bojati se tog koraka”, poručuje Kajtaz.