U zadnjih 10 godina brojimo oko 98 tisuća pravnih subjekata koji su razmjenjivali e-račune putem servisa Moj račun, a nemaju digitalnu arhivu. Govorimo o više od 60 milijuna računa, a njihova vrijednost prelazi više od 100 milijardi eura”, istaknuo je na okruglom stolu Poslovnog dnevnika glavni operativni direktor Elektroničkih računa Josip Kovačec referirajući se na tvrtke koje još uvijek ispisuju e-račune i potom te kopije računa čuvaju u registratorima što nije pravovaljano jer nemaju arhivu originalnih računa, a što mnogi od njih još nisu osvijestile. Uz njega su na okruglom stolu “eArhiva zaprimljenih i poslanih eRačuna” Poslovnog dnevnika raspravljali Božidar Bajsič, direktor i vlasnik Editela, Antonio Kolak, direktor Centra digitalnih usluga u Financijskoj agenciji, porezna savjetnica Maja Živanović Ivankić, direktor tvrtke Digital Realty Goran Đoreski te informatički stručnjak Marko Rakar. Panel je moderirao Oleg Maštruko, urednik i kolumnist magazina BUG.

Od iduće godine obavezan

“Servis Moj račun godišnje razmjeni više od 20 milijuna računa, zauzeće prostora arhive postalo je enormno, nama je to ogroman financijski trošak zbog čega nam slijedi brisanje arhive za one koji neće biti zainteresirani da preuzmu originalnu. Zasad je još mogu preuzeti, ali u budućnosti je više neće moći zatražiti. Ne zaboravimo, pravni subjekti su odgovorni za svoju arhivu”, dodao je Kovačec.

Darko Gulija, predsjednik HUP-koordinacije informacijskih posrednika, predsjednik Tehničkog odbora za e-račune pri Hrvatskom zavodu za norme te član radne skupine za izradu novog zakona o fiskalizaciji B2B računa, podsjetio je da će razmjena elektroničkih računa u gospodarstvu, u B2B svijetu kao i kontinuirani porezni nadzor, od iduće godine postati obveza.

Sve u stvarnom vremenu

“Informacije o poslanim, plaćenim i primljenim računima s Poreznom upravom morat ćemo razmjenjivati gotovo u stvarnom vremenu. Čeka nas ozbiljna digitalizacija, a ono što smo dosad imali s e-računom u javnoj nabavi kao svojevrstan iskorak postat će sveobuhvatnije. Zato je važno kako ćemo čuvati račune, hoće li to biti u papirnatom ili digitalnom obliku. E-računi znače uštedu, kada pogledate koliko poslodavca zaista košta ljudski rad, vaša plaća, radno mjesto, struja, godišnji odmor, bolovanje”, rekao je Gulija pa dodao da se prelaskom s klasičnih računa na e-račune, materijalni troškovi (papir, ispis, kuvertiranje, slanje) smanjuje s 1,45 eura na 0,25 eura po računu. Troškovi prijema računa, koji uključuju uručenje i unos, padaju s 3 na 0–0,1 eura. Provjera podataka i ispravke grešaka smanjuju se s 2 na 0–0,5 eura. Administrativni troškovi, poput knjiženja, likvidature i plaćanja, snižavaju se s 4,5 na 1,5 eura. Trošak arhiviranja računa i prateće dokumentacije također se smanjuje s 1,5–2,5 na samo 0,20 eura.

Ukupna ušteda po računu iznosi približno 10 €, što predstavlja značajnu financijsku prednost za tvrtke. “Kada se uzme u obzir prosječan režijski trošak rada za poslodavca od oko 18 eura, prema podacima za 2023. godinu, prelazak na e-račune postaje još isplativiji”, zaključio je Gulija.

Osvijestiti male i mikro poduzetnike

Podsjetio je da se prema Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi donesenom 2018. godine vjerodostojnost, cjelovitost i čitljivost e-računa moraju osigurati od trenutka izdavanja do kraja razdoblja pohrane te da se e-računi moraju čuvati u elektroničkom obliku najmanje 11 godina od isteka poslovne godine na koju se odnose.

Sukladno poreznim propisima, isprintani e-račun više nije original, a sveobuhvatna digitalizacija vodi prema tome da će svi međusobno razmjenjivati e-račune. “To znači da ćemo ih morati pohranjivati, pri čemu posebno male i mikropoduzetnike treba osvijestiti o važnosti e-arhive. U slučaju nadzora trebamo priložiti vjerodostojnu dokumentaciju, u ovom slučaju e-račun za koji prema Zakonu o računovodstvu postoje definirani periodi čuvanja, 12 godina odnosno u nekim slučajevima trajno. Štoviše, ne samo da je potrebna e-arhiva računa, nego i svih popratnih dokumenata”, rekla je Maja Živanović Ivankić.

Sigurnost je bitna

U Sloveniji je razmjena e-računa ozakonjena još 2006. godine, a regulativa je zatim nadograđena 2014. godine u skladu s Općom uredbom o zaštiti podataka. “Prvi zakon kod nas definirao je sve uvjete koji su potrebni da se dokumenti digitaliziraju i pohrane. Novi zakon usklađen s GDPR-om definira klasifikaciju čime se određuje kako je i na koliko dugo treba pohraniti, zatim kako će se digitalizirati papir, kako dokumentima rukovati i tko im može pristupiti te kako se potvrđuju unutar kompanije. Time su firme dobile jasne upute pa se sada 90 posto e-računa u slovenskim firmama arhivira sukladno toj legislativi”, istaknuo je Bajsič.

E-račun samo je jedan od elemenata koji bi se trebao naći u sustavu arhiva kako biste mogli popratiti potpuni elektronički tok razmjene dokumenata, složio se Kolak dodavši: “Pored printanja, vlada i nesigurnost oko pohrane. Firme ne koriste specijalizirane arhivske sustave koji dokumente pohranjuju u standardiziranim obliku otporne na različite oblike rizika, štite integritet poslovanja i koriste posebne razine elektroničkih potpisa”.

Sprječavanje poreznih prevara

Đoreski je upozorio kako treba razmišljati o standardu pohrane, a ne težiti rješenjima na ‘prvu ruku’. “Da biste zadovoljili infrastrukturne standarde, a niste poduzeće s godišnjim prihodom od milijardu eura, informatičku opremu možete pohraniti u profesionalni data centar i brinuti o njoj samostalno ili uzeti uslugu ‘u oblaku’. Zakup arhive ‘as a service’ smisleno je rješenje za mala poduzeća. No, vlastiti podatkovni centri u svjetlu strogih europskih regulativa nisu dobri i posve isplativi. Ekološki gledano, najgori vlastiti data centri nekog poduzeća su severske sobe koje su trošile četiri puta više energije na hlađenje nego na IT opremu”, rekao je Đoreski.

Države članice EU-a porezni račun uvode kako bi smanjile broj poreznih prevara, pa je čuvanje isprintanih računa u registratoru svojevrsna podloga za provođenje malverzacija, dodao je Rakar. “Offline poslovanje je podloga za slobodne interpretacije što se smije, a što ne. U novoj zoni fiskalizacije najavljenoj za 2025. financijski tokovi bit će puno transparentnije što će smanjiti potrebu za izravnim poreznim nadzorom ‘na terenu’. To će pridonijeti sprječavanju kružnih prijevara u PDV-u, no poduzetnicima će možda biti nelagodno jer će Porezna uprava imati kontinuiran uvid u svaku transakciju. Interes svih koji pošteno posluju je da Porezna uprava bude jaka i eliminira one koji rade nered na tržištu”, zaključio je Rakar.