U Europskoj uniji financijsko-tehnološki sektor posljednjih godina bilježi najveći rast u segmentu tehnologije pa ne čudi da su i ulaganja u tom smjeru rasla proporcionalno, a zajedno s priljevom financijskih sredstava, rasla je i potreba za dodatnom regulacijom.
Snažan rast vidljiv je u fintech inovacijama i ulaganjima u kibernetičku sigurnost, zahvaljujući kojima je došlo do ekspanzije novih platnih usluga, poput usluge merBanking tvrtke Elektronički računi, koju je tržište prihvatilo gotovo preko noći. Međutim, dok s jedne strane brojimo uspjehe hrvatskih fintech inovacija, posebice u kontekstu digitalnih platnih usluga, istovremeno su se na domaćem tržištu ukazale i brojne manjkavosti “primarnih” digitalnih procesa, kao što je arhiviranje elektroničkih računa.
Unatoč tome što je riječ o strukturiranom dokumentu koji se u Hrvatskoj razmjenjuje već više od deset godina, a u brojnim zemljama članicama EU i duže, čini se da će poduzetnici u Hrvatskoj morati na ubrzanu edukaciju zaprimanja, obrade i arhiviranja eRačuna jer je nacrt novog Zakona o fiskalizaciji već na eSavjetovanju.
”Digitalne platne usluge ne obuhvaćaju samo procese plaćanja, već i cjelokupno upravljanje financijskom dokumentacijom jer je besmisleno obavljati bilo kakav oblike online plaćanja, a onda printati račune ili izvode. Ako promoviramo fintech rješenja koja olakšavaju plaćanje i osiguravaju transparentnost transakcija, a danas ih svi koristimo, isti princip moramo primijeniti i na pohranu dokumenata,” istaknuo je Marko Emer, predsjednik Uprave tvrtke Elektronički računi.
Emer dodaje da, osim toga, primatelji i pošiljatelji eRačuna ne moraju strahovati od nadolazećih zakona, već od sankcija po onim postojećim koji već propisuju obvezu elektroničkog arhiva.
Izvorna knjigovodstvena isprava
Elektronički račun izvorno je sastavljen kao elektronička isprava i svi subjekti, bilo da je riječ o poduzetnicima, neprofitnim organizacijama, proračunskim korisnicima ili drugim državnim tijelima, obavezni su ih čuvati u izvornom obliku u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu.
Računi u elektroničkom obliku, usklađeni s EU normom, sastavni su dio poslovanja obveznika javne nabave još od 2018., odnosno 2019. godine, kada su u široj mjeri ušli i u primjenu kod poreznih obveznika kao kupaca i dobavljača javnih i sektorskih naručitelja. Slanje, zaprimanje i čuvanje elektroničkih računa u skladu s računovodstvenim i poreznim propisima osigurava izbjegavanje potencijalnih poreznih prekršaja.
Prekršaji u pohrani dokumenata
Tvrtka Elektronički računi od srpnja 2022. godine posluje i kao institucija za platni promet, postavši prva licencirana kompanija za pružanje usluga iniciranja plaćanja (PIS) i informiranja o računu (AIS), perjanicama revidirane Direktive o platnim uslugama EU (PSD2).
Objedinjavanjem usluga eRačuna i eArhiva s fintech uslugom merBanking, tvrtka je uočila zabrinjavajući trend: deseci tisuća poduzeća u Hrvatskoj ne samo da poništavaju prednosti digitalizacije, već se nalaze i u potencijalno ozbiljnom poreznom prekršaju i sigurnosnoj ugrozi.
”Digitalizacija financijskog poslovanja nije samo pitanje brzine i efikasnosti, već i usklađenosti s propisima te dugoročne sigurnosti i otpornosti poslovanja. Ako primamo eRačun putem sigurnog kanala informacijskog posrednika, autoriziramo plaćanje metodom snažne autentifikacije, a zatim ga isprintamo za čuvanje, poništavamo prednosti digitalizacije i dovodimo se u prekršaj,” pojašnjava Emer.
Zakonski propisi jasno nalažu da se eRačun mora čuvati u izvornom XML formatu i to u sigurnom i kontroliranom elektroničkom arhivu. To osigurava vjerodostojnost pošiljatelja, cjelovitost sadržaja i nepromjenjivost dokumenata tijekom vremena.
”Tijekom deset godina prikupili smo oko sto terabajta nestrukturiranih podataka primatelja eRačuna koji nisu organizirali elektronički arhiv, iako je to njihova zakonska obveza. Budući da nas na čuvanje tih podataka ništa ne obvezuje, odlučili smo ih 31. ožujka izbrisati, osim onih koje moramo čuvati prema ugovoru,” upozorava Marko Emer.
Bolji revizijski nadzor
Zakonska regulativa propisuje obvezu čuvanja financijske dokumentacije, uključujući račune, ugovore i druge pravno relevantne elektroničke dokumente, u sigurnim uvjetima. Elektronički arhiv je pritom ključan, čak i za poslovne subjekte koji su primili ili poslali samo jedan eRačun.
Osim toga, digitalna arhiva omogućuje brzi odgovor na zahtjeve regulatornih tijela i poreznih inspektora, što uvelike olakšava dokazivanje usklađenosti. Naime, iako su fintech rješenja transformirala način na koji poduzeća upravljaju svojim financijama, još uvijek postoji zabrinjavajući broj velikih kompanija koje nisu uspostavile potpuni end-to-end digitalni proces, osobito u segmentu arhiviranja eRačuna.
”Mnoge od njih i dalje operiraju s nesustavno pohranjenim ili čak nepostojećim elektroničkim arhivima, čime ne samo da poništavaju prednosti digitalizacije, već se izlažu ozbiljnim poreznim rizicima”, smatra Emer.
Iz perspektive revizije i porezne usklađenosti, ovo pitanje postaje još osjetljivije, dodaje Emer, pojasnivši da je najbolji primjer za to način odbitka pretporeza. ”Ako društvo priznaje pretporez na temelju PDF verzije računa ili njegove papirnate kopije, bez dostupnog izvornog XML-a koji je, sukladno zakonima o računovodstvu i PDV-u, jedini pravovaljani dokument, ono ulazi u područje poreznog prekršaja.
Riječ je o tome da, u slučaju poreznog nadzora, neispravno arhivirani eRačuni mogu rezultirati nepriznavanjem odbitka pretporeza, ali i značajnim financijskim kaznama, što mnoge kompanije možda nisu anticipirale.
”Revizori imaju odgovornost identificirati takve rizike tijekom financijskih i poreznih revizija i upoznati poduzeća s mogućim posljedicama. U situacijama gdje nije moguće potvrditi ispravnu pohranu eRačuna u skladu s regulatornim zahtjevima, rezervacije za potencijalne porezne obveze trebale bi biti evidentirane kako bi se minimizirali budući financijski udarci”.
Ključno je da CFO-i i financijski direktori, smatra Emer, već sada procijene jesu li njihovi procesi arhiviranja usklađeni s važećim propisima i jesu li njihove kompanije spremne za nadolazeće regulatorne zahtjeve.
Zakon o fiskalizaciji
U Nacrtu zakona o fiskalizaciji također se navodi da eRačun koji će se razmjenjivati u B2B sektoru već od nove godine mora biti usklađen s EU normom, a da se pri tom moraju osigurati isti uvjeti – vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost podataka za vrijeme životnog ciklusa eRačuna.
”Stalno ponavljamo da je eRačun strukturirani dokument, no moguće je da postoji nerazumijevanje tog pojma. Pojednostavljeno, eRačun je isključivo XML dokument koji se učitava u računovodstveni program, odnosno to nije PDF koji dolazi uz eRačun kao njegov slikovni prikaz. Sukladno postojećim računovodstvenim i poreznim propisima, kao i nadolazećem zakonu o fiskalizaciji, kad govorimo o eRačunu, govorimo isključivo o dokumentu koji se prenosi, zaprima, obrađuje i čuva u izvornom elektroničkom obliku”.
Prema tome, dodaje Emer, izvorna isprava je isključivo XML koji je izrađen sukladno europskoj normi za eRačun.
Potpuna digitalizacija poslovanja
Elektronički arhiv predstavlja nužan korak ka potpunoj digitalizaciji financijskog sektora jer se njome povećava održivost, ali i sigurnost poduzetnika.
”Ušteda koja proizlazi iz zamjene papirnate arhive računa u eArhivu, procjenjuje se na oko 3,25 milijuna eura godišnje. Procjenu je dalo Ministarstvo financija u nacrtu zakona Fiskalizacija 2.0 i odnosi se na gospodarske subjekte koji će tek početi primjenjivati eArhiv. Kada tome pridodamo i druge subjekte i, mogu reći, propuštene godine tijekom kojih su poduzetnici i javna tijela bili u prekršaju jer su printali eRačune, jasno je da smo barem deset puta veći iznos bacili na potrošni materijal, umjesto da su uloženi u gospodarski rast”, zaključuje Emer.
* Sadržaj omogućio mojeRačun
