U stvari koje pripadaju društveno odgovornom poslovanju, poslovanje bez papira je definitivno jedna od njih. O poslovanju bez papira i svim razlozima zašto bi sve tvrtke trebale, u digitalnoj i zelenoj transformaciji, zaboraviti na papir, u emisiji Zeleno gospodarstvo, Ivana Belić razgovarala je s Markom Emerom, direktorom servisa mojeRačun.

Je li moguće poslovati potpuno bez papira?
Apsolutno je moguće poslovati bez papira. Zapravo, za to već godinama postoje sve pretpostavke, i zakonske i tehničke, samo je pitanje volje ljudi, odnosno tvrtki, koliko stvarno žele izbaciti papir iz poslovanja i krenuti poslovati digitalno.

Kakva su vaša iskustva, koliko je jednoj tvrtki potrebno da od tradicionalnog ‘papirnatog’, prijeđe na digitalno poslovanje?
Ako gledamo SMI sektor, koji je najprisutniji u Hrvatskoj i čini sigurno i veći dio gospodarstva i gospodarske aktivnosti, tu pričamo možda o mjesec-dva dana, ne rada, nego prilagođavanja procesa digitalnom. Jer, digitalno može biti da vi nešto ispišete na papir, pa to skenirate, arhivirate, ali onda se pojavi pitanje “a što ću s papirom?”.

Znači, papir ne smije nastati. Moramo imati digitalni oblik i digitalno ga arhiviramo, to je jako važna stvar. Ponavljam, država je zakonsku regulativu prilagodila prije desetak godina, imamo napredni elektronički potpis koji zamjenjuje vlastoručni, FINA ga je krenula izdavati prije 10,15 godina, svi ga imamo na osobnim iskaznicama od 2015., znači, sve je na nama.

Koliko vi smatrate da mi zaista jesmo u tom procesu digitalne transformacije, koliko smo daleko dogurali, koliko je posla još pred nama i koliko, u konačnici, alati za bespapirno poslovanje, pospješuju digitalnu transformaciju društva?
Podijelio bih digitalnu transformaciju u dva segmenta. Jedan je automatizacija procesa, a drugi zeleno poslovanje i otisak koji ostavljamo kroz CO2 emisiju na samu prirodu. Ako gledamo digitalizaciju kroz automatizaciju poslovanja, ona se u poslovanju počinje događati.

Država je tu dobro reagirala i e-računi su u javnom sektoru postali obvezni. Znači, danas je puno drugačije nego prije šest-sedam godina, kada su ljudi pitali je li e-račun legalan, smiju li izdati e-račun, je li dovoljan? I dan danas je tako, ali je mindset bitno drugačiji nego što je bio prije. E sad, vi i ja razmjenjujemo e-račune.

Ja pošaljem vama e-račun, vi ga spremite u e-arhivu. Sjajno! Nema papira! Ali, što se događa? 80-tak posto firmi, kad primi e-račun, ide ga pretipkavati, a e-račun je upravo zbog toga ovdje, da se ne pretipkava, da ne gubite vrijeme, da budete efikasniji.

Spomenuli ste ljudski faktor. Dakle, bez obzira na alate koje tvrtkama dajete, kako bi automatizirali i pojednostavnili procese poslovanja i poštedjeli ih tone papira, svejedno se događa da pretipkavaju te račune. Kako promijeniti svijest ljudi?
Mi se izuzetno trudimo na raznorazne načine. Često puta se na tržištu susrećemo s onima koji pokušavaju još uvijek progovarati i razgovarati o e-računima. Ja bih rekao da su e-računi, pa gotovo prošlo svršeno vrijeme. Oni su tu, njih firme koriste.

Ali, zapravo, da bi se digitaliziralo poslovanje, a o tome pričam već šest godina, potrebno je digitalizirati i ostale procese. Primjerice, ako imam mesnicu koja dostavlja robu, onda moram imati neku otpremnicu. Ako mi je ta otpremnica papirnata, onda mi e-račun apsolutno ništa ne koristi.

Ali ako mi provider, koji mi daje uslugu e-računa kaže da imam i e-otpremnicu, onda znam da ne moram više imati papir, onda je to meni važan upgrade. Dakle, zaokruženi proces. Jedna od velikih grešaka u digitalizaciji je razmišljanje “idemo iskopirati papirnati proces u digitalni oblik”. Tu se mi susrećemo s otporom na tržištu, pa tvrtkama kažemo u redu, imate tu neku e-otpremnicu koju ćete koristiti umjesto papirnate.

Onda neke firme hoće replicirati sve papirnate procese, odnosno sve procese iz dosadašnje prakse na digitalno. Što je nerijetko, odnosno gotovo uvijek, krivo, jer, zapravo, mi kao firma, kod promišljanja digitalnih proizvoda, gledamo i kako proces skratiti, optimizirati i učiniti ga pravno i u svakom drugom pogledu sigurnijim.

Kako vaši zaposlenici reagiraju na sve ovo čime se bavite, s obzirom na to da je naglasak na digitalizaciji, održivosti, zelenom?
Početkom ove godine, pokrenuo sam unutar firme, da to tako nazovem, sveopću digitalizaciju. Sjedio sam s našom šeficom prodaje Barbarom i rekao joj da je ovo što mi radimo grozno. Pa mi mjesečno stotine ugovora potpisujemo u papirnatom obliku, ugovore o radu potpisujemo u papirnatom obliku.

I onda šaljemo e-račune i čuvamo ih u e-arhivi. Jel to digitalizacija? Dvadeset se godina već smijem na jednu foru mog jako dobrog prijatelja koji je informatički podosta nepismen. Kako on šalje e-mail?

Dakle, otvori notebook, napiše mail prijatelju koji je u Splitu, zatvori notebook, odnese ga na autobusni kolodvor, pošalje autobusom za Split, prijatelj ga tamo preuzme, otvori i čita mail. I onda sam tu foru ispričao kolegici Barbari i shvatio da mi radimo isto.

Recimo, ugovore za korištenje e-računa imamo u digitalnom obliku, onda ih ispišemo na papir, printamo, onda dođe neki poštar, nosi ih u neki svoj ‘autobus’, kamion, vozi u Split, netko ih otvara u Splitu, čita, potpisuje… Ja se dvadeset godina smijem na jednu foru, a sam isto to radim. Pa rekoh, više nema šanse…

Jeste li u tome uspjeli?
Negdje smo na pola puta, htio bih nas pohvaliti, naime, imamo jednog kolegu u uredu koji je, sa mnom kao direktorom, prvi potpisao ugovor o radu elektronički. Znači, čovjek ima ugovor o radu koji nije potpisan na papiru, čuva ga u elektroničkom obliku, kao i mi kao firma, i apsolutno je pravovaljan.

Znači, sada ugovore potpisujemo elektronički, izjave potpisujemo elektronički, putne naloge potpisujemo elektronički. I znate li što vam za to treba? Osobna elektronička iskaznica koju imate svi ili možete izvaditi u MUP-u, znači najobičnija osobna iskaznica i besplatni pdf čitač. To je sve što vam treba.

Koji bi bio vaš savjet za male, srednje, a i one velike poduzetnike, kako doći do jedne cjelokupne digitalne transformacije poslovanja?
Servis mojeRačun je tvrtka koja apsolutno predvodi digitalizaciju u Hrvatskoj. Naši ljudi su tu s puno iskustva i znamo ponuditi cjelovito rješenje u koracima, kako da tvrtke u tri mjeseca kompletno mogu eliminirati papir iz poslovanja.

Primjerice, kod nas se, od 1. travnja, za 10 listova papira, kolegicama u Općim poslovima mora ostaviti bombon. Mi nemamo papira u printeru, papiri su u Općim poslovima. Hoćeš printati? Donesi bombon. Od 1. svibnja će nositi kune.