eRačun uskoro će postati obavezan u segmentu javne nabave, stoga je domaćim tvrtkama ostalo još vrlo malo vremena za pripremu, odnosno privikavanje na slanje i primanje eRačuna. Što to znači za domaće tržište, koji su koraci potrebni za što lakši prelazak na eRačune te kako u moru neispravnih prepoznati onaj pravovaljani eRačun, otkrio nam je Marko Emer, direktor servisa Moj-eRačun, član Upravnog odbora Instituta za ePoslovanje, direktor programa eračun 2016. Instituta za ePoslovanje, te član Hrvatskog tehničkog odbora za eRačun pri Hrvatskom zavodu za norme. Zasigurno osoba koja nam o ovoj temi može jako puno reći.

PD: U Hrvatskoj oko 15.000 tvrtki već svakodnevno koristi eRačune u svom poslovanju. To je uistinu velika brojka. Kako je došlo do tako velikog interesa i koje su to tvrtke koje su se već prilagodile novoj eri poslovanje?

ME: Riječ je uistinu o 15.000 aktivnih tvrtki koje šalju i primaju eRačune, što je samo po sebi impresivna brojka. Moram naglasiti kako Hrvatska zasigurno ima jednu od najvećih stopa rasta korištenja eRačuna u Europi. Vani je, doduše, taj proces započeo prije nego kod nas, no i naši su gospodarstvenici vrlo brzo uočili kako je eRačun iznimno potreban u poslovanju jer ga čini efikasnijim, pravno sigurnijim, bržim i kvalitetnijim. U tih 15.000 tvrtki korisnika uistinu ima različitih subjekata iz svih tržnih segmenata, a interes za eRačun je bio podjednak u onim velikim, kao i među srednjima i malima. Mene ove srednje i male nekako najviše vesele jer to pokazuje napredno razmišljanje u tim tvrtkama, njihovu borbu na tržištu i želju da ostvare uštede i budu konkurentniji, a svi znamo da su to preduvjeti prvo opstanka na tržištu, a zatim i rasta.

PD: Zašto se tvrtke odlučuju za uvođenje eRačuna u svoje poslovanje i što im je za to potrebno? Ima li nekakvih posebnih preduvjeta?

ME: Dosta tvrtki kao razlog navodi skoro uvođenje obaveznog eRačuna u javnoj nabavi, što uistinu i je vrlo jak pokretač. No, mišljenja sam da nije to jedini razlog. Tvrtke su postale svjesne da eRačun nije nešto što dolazi i što će jednog dana koristiti, već je to vrlo koristan alat koji njihova konkurencija već koristi i njim postiže bolju efikasnost i ostvaruje značajne uštede. Preduvjeta za korištenje eRačuna nema. Svaka tvrtka može uvesti eRačun u svoje poslovanje, dovoljan je samo interes i želja za napretkom. Posebice ističem želju za napretkom jer se često susrećem s osobama koje neće ili ne žele promjene. No, svaki direktor zna da bez unaprjeđenja poslovanja nema napretka, a bez napretka tvrtka ne može opstati na tržištu.

PD: U Hrvatskoj je već duži niz godina uvriježeno slati PDF račune e-mailom, no vi upozoravate kako je riječ o nelegalnim dokumentima. Možete li pojasniti o čemu je točno riječ?

ME: Izuzetno velik broj tvrtki u Hrvatskoj šalje PDF putem e-maila i uvjereni su kako šalju eRačune jer su napisali da je račun izdan elektronički te je pravovaljan bez žiga i potpisa. Još je tragičnija pojava da čak i neki proizvođači računovodstvenih softvera u svojim programima na izbornicima imaju opciju „pošalji eRačun“ koja funkcionira po principu slanja neovjerenog računa e-mailom. Nevjerojatna je hrabrost i needuciranost takvih proizvođača programa koji svoje korisnike dovode u zabludu.

PDF račun poslan e-mailom nije i nikada neće biti eRačun. Zakonodavac je tu jasan. Kako bismo nešto nazivali eRačunom, ako je on i u PDF obliku, moramo imati osiguranu vjerodostojnost porijekla pošiljatelja i primatelja, a to znači da se eRačun ne može poslati e-mailom, nego sigurnim kanalima, što elektronička pošta nije. Također, moramo imati osiguranu cjelovitost sadržaja eRačuna , što znači da on mora biti potpisan ispravnim certifikatom i vremenskim žigom. Uz sve navedeno, iznimno je bitna stavka i čitljivost eRačuna. Ako bilo koji od ova četiri elementa nedostaje, ne možemo reći da je riječ o eRačunu.

Sada se vjerojatno pitate pa kako se onda šalju eRačuni. Odgovor je putem informacijskog posrednika. Znači li to da nikako ne možete sami slati eračune? Naravno da ne. No, samostalno slanje eRačuna rijetko je kome isplativo. Povukao bih tu analogiju s poštom; svoje račune ne morate slati poštom, možete ih i osobno dostavljati, no isplati li vam se to? Naravno da ne.

PD: Je li slanje eRačun putem posrednika sigurno? Kakva su dosadašnja iskustva tvrtki u Hrvatskoj?

ME: Slanje eRačuna je apsolutno sigurno. U Hrvatskoj ne znam niti za jedno negativno iskustvo. Naime, eRačun je kategorija preporučene pošiljke jer kod njegova slanja pošiljatelj ima točno vrijeme i datum kada je primatelj preuzeo eRačun. Možda je zanimljivo napomenuti kako ne znam niti jednu tvrtku koja je krenula sa slanjem eRačuna, a da je nakon toga prestala. Volim to usporediti s mobitelima. Znate li ijednu tvrtku koja je počela koristiti mobitele pa ih onda ukinula i vratila se na fiksne linije?

PD: Možete li nam objsniti što je to Moj-eRačun mreža? Možemo li slati eRačune ako ne koristimo tu mrežu?

ME: Servis Moj-eRačun je još prije tri godine krenuo s izgradnjom mreže unutar koje će tvrtke moći razmjenjivati eRačune i to ne samo kao ispravno ovjerene PDF-ove, već i u podatkovnom (XML) obliku. Danas je u tu mrežu integrirano više od 60 ERP sustava, a u završnoj fazi integracije ih je još nešto više od 40. Danas više od 80% tvrtki koje koriste ERP imaju mogućnost svom kupcu poslati eRačun u podatkovnom obliku.

PD: Kako biste preporučili tvrtkama da uvedu eRačun u svoje poslovanje? Postoji li edukacija o eRačunima?

ME: Edukacija je izuzetno bitna stavka u cijelom procesu jer tvrtke, odnosno zaposlenici o eRačunima ne znaju gotovo ništa. U većini slučajeva to neznanje je upravo razlog zbog kojeg se opiru promjenama koje bi njihovom poslovanju donijele benefite. Na tržištu već gotovo dvije godine postoji stručna edukacija pod nazivom Moj-eRačun Akademija koju je do danas prošlo više od dvije tisuće tvrtki s gotovo tri tisuće polaznika. Moja je preporuka, kao i preporuka Instituta za ePoslovanje da rije samog uvođenja eRačuna u poslovanje svakako prođete edukaciju jer je njena svrha upravo da vas obuči kako da izvučete maksimum korisnosti iz eRačuna. Više o edukaciji možete doznati na web stranici servisa Moj-eRačun (https://www.moj-eracun.hr/hr/Akademija), kao i Instituta za eposlovanje (www.e-institut.hr). Naravno, edukacija, iako iznimno korisna, nije obavezna tako da oni koji imaju želju i potrebno znanje, mogu već sutra započeti slati i primati eRačune. Rekao bih da pristup ovisi o veličini i organiziranosti tvrtke.

PD: U kratkim crtama, kada bismo birali kako slati eračun, vodilja bi nam trebala biti zakonska usklađenost, certificiranost, jednostavnost implementacije, ostvarivanje uštede, bez nametanja ugovornih obaveza?

ME: Apsolutno! Istraživanja pokazuju da male i srednje tvrtke, a takvih je na tržištu gotovo 99%, na uvođenje eRačuna ne žele potrošiti više od 15 minuta. Servis za slanje eRačuna koji odaberete mora korisniku biti jednostavan za uvođenje i siguran za korištenje. Uvjeravam vas da gotovo svaka tvrtka može krenuti sa slanjem eRačuna unutar dvadesetak minuta. Naravno da nećete u 15 minuta početi slati eRačune prema svima. Niste ni kada ste prohodali odmah mogli trčati. Upravo tako i s eRačunom, u dvadesetak minuta napraviti ćete najvažniji prvi korak, a kasnije će se sve samo odviti.

PD: Spomenuli ste zakonsku usklađenost. Je li eRačun zakonski reguliran u Hrvatskoj?

ME: Ljude često buni definicija eRačuna. Recimo to ovako; eRačun može biti u slikovnom obliku (hajdemo pojednostavljeno, ne informatički stručno, reći da je PDF neki oblik slike), a može biti i u podatkovnom obliku. U bilo kojem od ta dva oblika, kada ga šaljete ili primate, morate imati osigurana četiri uvjeta koje sam ranije naveo. Ako ta četiri uvjeta ne poštujemo, tada ne možemo govoriti da elektronički zapis koji šaljemo ili primamo predstavlja eRačun i u tom slučaju moramo slati ili primati papirnate račune. Ta četiri uvjeta upravo je postavio zakonodavac kao obavezu, odnosno time je utvrdio pravovaljani oblik eRačuna.

PD: Do sada smo o eRačunu razgovarali samo u afirmativnom smislu, no postoje i primjedbe tvrtki koje ističu kako su se susrele i s preprekama. Primjerice, kupci ne žele prihvatiti eRačun, računovodstvo im odbija unositi eRačune zbog nedostatka vremena, neki šalju račune zajedno s robom i slično. Kako to komentirate?

ME: Svakako da u pojedinim tvrtkama uvođenje eRačuna zahtijeva određene organizacijske prilagodbe. Upravo zato navodim kako je izuzetno važno da tvrtke krenu sa slanjem eRačuna prema nekoliko kupaca kako bi stekle iskustvo i uvidjele koje procese trebaju mijenjati, koje prilagoditi, a koje su im uvođenjem eRačuna naprosto postale višak. Iz osobnog iskustva mogu vam reći da ne znam niti jednu tvrtku koja je imala želju uvesti eRačun, a da ga nije uvela.

Na kraju krajeva, u Brazilu primjerice, eRačun je obavezan već tri i pol godine? Kako su ga tamo tvrtke uvele u poslovanje, a ovdje vas netko uvjerava da je to nemoguće?

PD: Koliko danas makro tvrtki koristi eRačune, a koliko malih i srednjih?

ME: Veliki sustavi su malo tromiji pa se nešto sporije uključuju, tako da mali i srednji tu definitivno prednjače. Mislim da tu zasigurno veliku ulogu igra manji broj osoba uključenih u procese odlučivanja, kao i velika dostupnost informacija i jednostavan proces započinjanja slanja eRačuna. Naime, za nekakav početak dovoljna je registracija na servisu Moj-eRačun (https://www.moj-eracun.hr/hr/Account/Register) nakon čega je, uz pomoć tehničke podrške servisa, kroz 15 minuta moguće poslati prvi eRačun.