Digitalizacija poslovanja više nije nepoznanica u budućnosti, ona je danas dio stvarnosti gotove svake tvrtke. Ona više nije niti opcija, već nužnost svima koji žele ostati konkurentni i zadržati svoje mjesto na tržištu.

Jedan od temeljnih poteza u tom smjeru je uvođenje e-računa koji omogućava značajne uštede, u odnosu na papirnati račun. I ne samo to, slanje e-računa je brzo, točno, zaštićeno i transparentno te osim što štedi vrijeme i novac, smanjuje i negativan utjecaj na okoliš.

Prvi servis za razmjenu

Iako je e-račun izjednačen s papirnatim 2011. godine, Fina je još 2007. napravila prvi servis za njegovu razmjenu, a u Hrvatskoj je do lipnja 2019. preko Centralne platforme razmijenjeno oko 30.000 e-računa.

Od tada je, ponajprije zahvaljujući državnoj odluci da svi, koji posluju s tijelima javne uprave te tvrtkama i institucijama koje su u sustavu javne nabave, moraju izdavati i primati e-račune, zaprimljeno 11,5 milijuna e-računa. Iz mjeseca u mjesec kontinuirano se povećava broj njihovih izdavatelja te su korisnici ovaj oblik poslovne komunikacije već prihvatili kao standard.

Povećao se i broj informacijskih posrednika na tržištu – sad ih je 15, a ukupan broj korisnika primatelja na Centralnoj platformi je više od 5700. Broj subjekata koji su poslali barem jedan račun na Centralnu platformu veći je od 70.000. Ovakav nagli rast korištenja e-računa ne treba čuditi uzme li se u obzir sve dobrobiti koje donosi korisnicima, ali i cijelom gospodarstvu.

Korištenje e-računa danas je lakše nego ikada, neovisno radi li se o malom ili velikom poduzeću, načinu i vrsti poslovanja te potrebnoj količini slanja ili primanja e-računa. Primjerice, servis FINA e-Račun nudi opciju razmjene kroz praktično sučelje web aplikacije koja je dostupna putem interneta ili tvrtka može nastaviti obrađivati račune u svom računovodstvenom programu kojeg može onda povezati putem web servisa s FINA e-Računom.

Nakon slanja svakog e-računa pošiljatelj zaprima potvrdu o isporuci i automatski dobiva e-mail obavijest o svakoj promjeni statusa e-računa od strane primatelja. Tako može u svakom trenutku znati je li njegov račun uspješno zaprimljen, prihvaćen, odbijen ili plaćen.

Osim toga, korisnici servisa FINA e-Račun putem mobilne aplikacije mFina u svakom trenutku mogu putem svojih mobilnih uređaja pristupiti servisu i pregledavati svoje ulazne i izlazne e-račune, mijenjati im statuse i dobiti obavijest kad zaprime e-račun. Fina je razvila i nekoliko aplikativnih rješenja koja korisnicima omogućuju elektroničko potpisivanje dokumenata, ovisno o njihovim potrebama.

Fleksibilna rješenja

Za korištenje Fininih aplikativnih rješenja koji omogućuju elektroničko potpisivanje, potrebno je imati odgovarajuće digitalne certifikate i potpisno rješenje koje će omogućiti implementaciju potpisa na dokument. Stoga Fina nudi usluge izdavanja digitalnih certifikata za elektroničko potpisivanje, uslugu izdavanja kvalificiranog elektroničkog vremenskog žiga te potpisna rješenja/aplikacije.

U slučaju potpisivanja dokumentacije koju je potrebno čuvati dulji vremenski rok ili nekog poslovnog procesa u kojem je od izuzetnog značaja vremenska komponenta, preporučuje se elektronički potpis nadograditi razinama potpisa koja omogućuju dugoročnu validaciju.

Kvalificiranim vremenskim žigom može se produžiti vremenski period pouzdanja u elektroničke potpise ili dokazati da je elektronički potpis bio valjan u trenutku potpisivanja. Fina za poslovne subjekte kojima je potrebno pojedinačno elektroničko potpisivanje dokumenata i podataka ima uslugu Web e-potpis koja uz potpisivanje omogućuje provjeru valjanosti potpisa elektronički potpisanih dokumenata, enkripciju (šifriranje) i dekripciju (dešifriranje), nadogradnju potpisa kvalificiranim vremenskim žigom te dugoročnu validaciju sukladno EU standardima.

Od 20.9. do 30.9.2021. traje akcija Fine za tri mjeseca e-računa bez naknade /PD

Treba naglasiti da je elektroničko potpisivanje dokumenata drugačije kod velikih poslovnih subjekata i IT tvrtki, ali Fina ima rješenja i za takve slučajeve. Razvila je poslužiteljsko (serversko) i klijentsko rješenje za potpisivanje u AdES potpisnim formatima. Korisnici koji razmjenjuju e-račune, trebaju ih arhivirati sukladno zakonu na razdoblje od 11 godina.

Pri tome, korisnici na raspolaganju imaju više opcija, arhiviranje e-računa mogu preuzeti sami ili to za njih mogu učiniti informacijski posrednici. Svi računi razmijenjeni putem servisa FINA e-Račun automatski se arhiviraju zajedno s pripadajućim prilozima u svom izvornom obliku (XML).

Obveznici javne nabave koji žele slati ili zaprimati e-račune u i iz inozemstva, mogu to trenutno učiniti jedino preko Fine jer je ona uspostavila certificiranu pristupnu točku unutar PEPPOL mreže putem koje se odvija sva prekogranična razmjena e-računa. Od nedavno je to moguće i poslovnim subjektima koji su povezali računovodstvene programe s web servisom FINA e-Račun, a uskoro će biti omogućeno i korisnicima web aplikacije FINA e-Račun.

Oni koji još nemaju uslugu e-Računa ili je žele poboljšati, imaju vremena do kraja ovog mjeseca predati pristupnicu za FINA e-Račun i tako ostvariti tri mjeseca korištenja bez naknade. Pristupnicu je moguće predati u najbližu poslovnicu Fine ili je digitalno potpisanu poslati online.

Fina pruža i besplatnu podršku dobavljačima programskih rješenja prilikom integracije, testiranja i rada s web servisima za razmjenu e-računa. Tu je i Finin virtualni asistent (chatbot) koji od 0-24 sata odgovara na sva pitanja korisnika vezana za e-račun.

* Sadržaj omogućila Fina