Živimo u doba gdje se promjene u društvu događaju sve brže i gdje sve teže pratimo iste. Posljedično se i trendovi u poslovanju mijenjaju pa se neprestano susrećemo s novim izazovima, koje trebamo rješavati. Da bi zadovoljili potrebama, potrebne su inovacije koje trebaju biti pažljivo birane da su održive.

Jedna od takvih magičnih inovacija koja “rješava sve probleme” je DIGITALIZACIJA. Digitalna transformacija poslovanja može otvoriti posve nove horizonte na tržištu. A vrlo brzo može biti samo trendy parcijalno rješenje koje služi najviše za marketing.

Za najbolju transformaciju je dobro da se oslonimo na dobre prakse uz prilagodbu na našu realnost te sa začinom nečeg našeg, koje nam daje esenciju za veću konkurentnost. Jedna od stabilnih tehnologija s dobrom praksom u digitalnoj transformaciji je EDI. Ta tehnologija je među nama već 50 godina. Ali se non-stop razvija i prati ono što danas razumijemo pod digitalnom transformacijom.

Misija EDITEL Adrije je nuditi različitim organizacijama, od proizvodnje do distribucije i prodaje u svim branšama, rješenja za digitalizaciju međusobnih poslovnih procesa. Da bi to učinkovito napravili nije dovoljno samo razmjenjivati digitalne podatke, nego i prilagoditi procese na način da postanu automatski, robotizirani.

Takva transformacija procesa uvijek traži određenu inovativnost u promjeni tih procesa koji nisu više isti kako je bilo u “papirnom” svijetu. Novim digitalnim mogućnostima procesi se mogu posve robotizirati što donosi velike uštede, te smanjuje pogreške i potrebu za ljudskim resursima. U nastavku ćemo vam predstaviti digitalnu transformaciju s EDI-jem kroz praktičke primjere.

Primjer 1 – korištenje digitalne dostavnice:

Kod trgovačkog društva svaki dan zaprime u centralno skladište cca 80 kamiona s prosječno 9 proizvoda na 32 palete. Pregled i zaprimanje je ručnim putem obično trajalo 10 min po kamionu. Kad je trgovačka kompanija uvela EDI e-Dostavnicu koja omogućuje digitaliziranu SSCC, vrijeme zaprimanja se smanjilo na 2 minute po kamionu.

Ušteda u vremenu je tako bila 80*8 minuta = 640 minuta na dan ili 1,3 radnog vremena radnika. Ako to preračunamo u trošak, dobijemo zanimljivu brojku potencijalne uštede.

S time da ima i drugih benefita od logističara jer kamion manje vremena stoji u skladištu do toga da s e-Dostavnicom možemo puno bolje i brže prenijeti sve ostale informacije o artiklima, pakiranjima te digitalizirati i omogućiti sve oblike distribucije (CRP, VMI, CPFR, Cross-Dock,..)

Primjer 2 – CPFR = Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment:

CPFR je nastavak VMI – Vendor Management Inventory gdje proizvođač, odnosno dobavljač upravlja zalihama trgovca. Takav proces koristi EDI za bolje planiranje i najavu dopune kako bismo smanjili troškove zaliha te s druge strane nestašicu artikla (Out-Of-Stock). Proizvođač, odnosno dobavljač koji preuzme brigu za stanje zaliha u skladištu ili u trgovinama kupca treba razmjenjivati s njime potrebne aktualne informacije. To je moguće s novim EDI porukama:

INVRPT – Stanje zaliha

Kupac šalje informacije o stanju zaliha artikala dobavljaču s EDI porukama (INVRPT). Informacije se šalju barem jednom dnevno ili češće. Što više informacija se šalje, to je preciznija isporuka. Dobavljač može kod sebe optimizirati nivo sigurne zalihe. Isto tako mogu i drugi sudionici u lancu optimizirati njihove procese. Sve u cilju “lean” isporuke čime se uz smanjenje zaliha postiže isporuka još svježije robe te je moguća bolja optimizacija logistike.

DELFOR – Najava potreba isporuke

Za akcijske narudžbe se može koristiti najava, potreba za izvanredne količine (DELFOR). Takve najave šalje kupac na koje dobavljač može odgovoriti s povratnom narudžbom kupcu (ORDERS). Kupac može na tu narudžbu slati svoj odgovor, odnosno potvrdu (ORDRSP).

PRICAT – Katalog artikla s cjenikom

Usklađivanje informacija o artiklima, akcijskim pakiranjima i drugim atributima te cijenama, može se razmijeniti putem EDI poruka PRICAT. Ostale EDI poruke u takvim procesima mogu ostati iste kao u klasičnom procesu: e-Narudžbe, e-Odgovori, e-Dostavnica, e-Primka i e-Račun. U Austriji takav sistem koriste veći trgovački lanci i njihovi dobavljači.

Primjer 3 – e-Račun:

Ovo smo namjerno stavili pod treći primjer. Takve primjere ušteda najčešće prezentira većina, ali je ovo samo vrh ledene sante mogućih primjera ušteda s EDI-jem. Pričamo o konkretnoj uštedi s e-Računom na strani pošiljatelja.

EDITEL je na primjeru izračunao trošak slanja računa u papiru i trošak kad se koristi EDI. Kod korisnika se mjesečno šalje prosječno 1540 računa. Za svaki račun su u prosjeku trebali 5 minuta i 19 sekundi (mjereno na uzorku od 20 računa). Isprintaju se dva primjerka, jedan za vlastitu arhivu, a drugi za slanje poštom.

Trošak računa uz gornje parametre je sljedeći:

• Tiskanje, manipulacija, toner, sortiranje: 2,230 kn
• Materijal: kuverta (s logom): 0,740 kn + 2x papir: 0,178 kn
• Kuvertiranje i administracija: 2,622 kn
• Trošak pošte: 3,300 kn

UKUPNO: 9,035 kn po računu.

Za 1540 računa, mjesečno je taj iznos 13.914,65 kn za troškove rada, materijala i usluga.

Uvođenjem EDI e-Računa se na tom primjeru smanji trošak slanja računa na 1,336 kn po računu ili na 2.056,92 kn. Tu je samo kod slanja računa ušteda veća od 11.850 kn. S time da ima još većih učinaka, ako se koristi digitalna arhiva.

Uz sve to, nismo uopće računali uštede koje ima EDI na strani primatelja tih računa, ako se napravi integracija. Taj dio uštede je mnogo veći!

Takvih primjera dobrih praksa je puno. Koja od tih je najbolja za pojedinog korisnika, ovisi od analize stanja kod partnera, procesa i mogućnosti IT podrške. Sve to omogućujemo u EDITEL Adriji gdje povezujemo pojmove najnovijih digitalnih tehnologija, standardnih EDI tehnologija s procesnim inovacijama.