Da smo prije nekoliko desetljeća samo pomislili kako će hibridni online rad moći okupiti timove ljudi s različitih lokacija, da zajedno stvaraju i upravljaju iznimnim projektima, vjerojatno se većina ne bi složila. No, tehnološki napredak i potreba za talentima iz cijeloga svijeta olakšali su promjenu radnih navika. Fleksibilni rasporedi, sloboda rada s bilo koje lokacije, fleksibilno radno vrijeme – ne čudi što mnogi zaposlenici na daljinu smatraju da takav način rada treba očuvati. Prednosti rada od kuće vide i poslodavci kad ostvaruju veću produktivnost, manje izgubljenog vremena i manje troškove prijevoza i režija. Takav način rada može biti izvrstan, ali donosi i potpuno nove izazove. Kad govorimo o vođenju projekata, vidimo da rad na daljinu ima brojne prednosti. Uz korištenje ispravnih alata, tim koji radi s različitih lokacija može ekonomičnije raspolagati s vremenom, lakše poštivati rokove i na taj način osigurati glatko provođenje projektnih zadataka.

Kako rad od kuće održati dosljednim i učinkovitim?

Piše Brigita Kovačević iz tvrtke Intera

Visokokvalitetni projekti i dalje moraju biti isporučeni prema planu, no nije lako koordinirati rad tima koji se nalazi na različitim lokacijama. U trenutku kad više ne možemo skupiti tim u jednu konferencijsku sobu potrebne su alternative za suradnju u stvarnom vremenu. Dakle, kako uspješni projektni menadžeri dovoljno učinkovito vode tim koji radi od kuće? Bez obzira jeste li tek počeli upravljati projektima na daljinu ili već imate iskustva, postoje načini kako se lakše uhvatiti u koštac sa svim izazovima i olakšati stvari sebi i svom timu.

Vrste udaljenih projektnih timova

Različite su vrste udaljenih timova. Morate odlučiti koji odgovara kulturi vaše tvrtke i potrebama zaposlenika. Općenito postoje tri vrste udaljenih projektnih timova. Prvi je potpuno udaljeni tim gdje svi članovi rade na različitim lokacijama; od kuće ili iz različitih ureda, u istoj zemlji ili čak različitim vremenskim zonama. U potpuno udaljenom timu svaki član je zaseban, kao i sam vođa. Drugi je hibridni tim gdje neki članovi rade u uredu, a drugi od kuće. Najčešći su hibridni timovi gdje su voditelj i dio tima zajedno na jednom mjestu a ostali od kuće. Hibridni tim je i onaj u kojem je dio tima u jednom uredu, a drugi u drugim uredima na različitim lokacijama. Kad govorimo o hibridnom načinu vođenja projekata, fleksibilni ili prilagodljivi timovi bilježe najbrži rast. U takvim slučajevima tim dio vremena radi zajedno, a dio na daljinu, npr. jedan ili dva dana u tjednu rade od kuće, a jedan ili dva u uredu.

Prednosti i nedostaci upravljanja projektima na daljinu

Prednosti koje su stručnjaci do sada uočili u trendu rada od kuće:

Povećana produktivnost – Prema cosocloud.com, čak 77% timova kaže da su produktivniji kad rade od kuće. Dodatno, 86% onih koji rade na daljinu opisuje svoju produktivnost kao dobru ili izvrsnu. Smanjena fluktuacija – studije pokazuju da udaljeni članovi tima imaju 13% veću vjerojatnost da će ostati kod trenutnog poslodavca. Glavni razlog za to je što su općenito sretniji od članova uredskog tima. Niži troškovi – Udaljeni timovi obično su ekonomičniji od timova u uredu. Pristup najboljim talentima – ​​upravljanje timom na daljinu znači da ćete moći zaposliti ljude iz cijeloga svijeta. To osigurava da niste ograničeni na zapošljavanje talenta koji je dostupan lokalno. Umjesto toga, možete zaposliti onoga tko najbolje odgovara poziciji, bez obzira na lokaciju.

No, udaljeni timovi moraju se baviti i sljedećim nedostacima: Otežana timska komunikacija – udaljeni timovi imaju manje prilika za razgovor licem u lice i moraju se oslanjati na tehnologiju da bi to učinili. Ako tim koristi mnogo različitih alata da ostane u kontaktu (npr. Slack, Zoom i e-pošta), informacije se mogu izgubiti i može doći do nesporazuma. Zakazivanje sastanaka može biti noćna mora – u timovima u kojima članovi rade od kuće često rade u različitim vremenskim zonama. To može jako otežati zakazivanje sastanaka, posebno ako vaša tvrtka nudi fleksibilno radno vrijeme. To znači da i ljudi u istoj vremenskoj zoni mogu započeti i završiti svoje smjene u različito vrijeme. Teže je izgraditi kulturu tvrtke – teže je stvoriti osjećaj zajedništva u radu na daljinu. Mnogi koji rade od kuće kažu da bi im interakcija licem u lice sa suradnicima pomogla da uspostave smislenije odnose. Upravljanje radom i opterećenje tima može biti izazov – rad na daljinu otežava razumijevanje opterećenja članova tima. Znati na čemu (i kada) članovi tima rade u svakom trenutku velik je izazov. To može rezultirati nedovoljnom aktivacijom članova vašeg tima ili, alternativno, izgaranjem.

Pet osnovnih principa u stvaranju udaljenog tima za projektni rad

1. Postavite dobre temelje za hibridni rad

Prije nego što se upustite u projekt, provjerite je li vaš tim shvatio projekt i ono što se pokušava postići. Cijeli tim bi trebao razumjeti ciljeve projekta, čak i ako su uključeni samo u mali dio. Obavezno je imati predsastanak, koji se može održati putem konferencijskog poziva ili, ako je moguće, osobno. Na tom sastanku treba jasno definirati vremenski okvir, ciljeve, viziju i očekivanja od projekta. Projekt se zatim može raščlaniti tako da svaki član razumije ulogu.

2. Vjerujte svom timu

Bilo da se radi o vanjskom timu ili internim zaposlenicima koji rade na daljinu, morate vjerovati svom projektnom timu. Kao voditelj projekta, ako počnete s jakim i predanim timom, već ste dobili pola bitke. Idealno je raditi s pojedincima koji su po prirodi motivirani i proaktivni, a ne onima kojima je potrebno stalno vodstvo.

3. Potaknite čestu komunikaciju

Voditelji projekata koji rade s timovima na daljinu ne mogu jednostavno odšetati do stola ili ureda kako bi razgovarali o statusu zadatka, pa je još važnije da potiču fluidnu komunikaciju. Bilo da se radi o izravnom slanju poruka, konferencijskim pozivima ili klasičnom telefonskom pozivu, postoji više nego dovoljno načina kako voditelji mogu ostati u kontaktu s timom. Posvete li tome dovoljno vremena i energije, mogu dati potrebne povratne informacije za promjene i poboljšanja, povećati motivaciju tima i unaprijediti međusobnu komunikaciju.

4. Odaberite odgovorne članove projektnog tima

Neki udaljeni članovi projektnog tima mogu smatrati da im rad od kuće omogućuje izbjegavanje napornog rada, pa je stoga posao voditelja da ih drži odgovornima za njihov rad. To je jedan od najvećih izazova za lidera. Definiranje uloga, odgovornosti unutar tima te rokova za izvršenje određenih zadataka jedan je od načina da se osigura da svi razumiju kako njihov rad utječe na ostale članove tima.

5. Održavajte transparentnost projekta

Hibridni rad s udaljenim timovima može brzo postati neorganiziran zbog loše komunikacije i pregleda. Iako fizička lokacija tima može varirati, napredak projekta ipak bi trebao biti vidljiv svima koji su uključeni u određeni projekt.

Kako biste bili sigurni da vaš projekt napreduje kako želite, koristite sustav za upravljanje projektima i stvorite središnju i potpuno dostupnu lokaciju koja je vidljiva cijelom timu i dostupna svima. Takav sustav poboljšava vidljivost, komunikaciju i potiče suradnju, a dokumenti i informacije mogu se dijeliti online između više timova i lokacija u nekoliko sekundi.

Važnost praćenja projekata

Imajte na umu da budete jasni kada navodite ciljeve projekta i proces koji ćete koristiti, bez obzira upravljate li potpuno udaljenim ili hibridnim timom. Ovo drži timove i vas na istoj razini komunikacije i pomaže ih motivirati. Ne škodi ako svaki dan započnete s tzv. ‘standup meetings’, gdje se jasno iznosi dnevni red za nadolazeći radni dan. Izvješća o statusu životna su sila upravljanja projektima na daljinu. Timovi moraju redovito izvještavati voditelje projekta o napretku, a voditelji projekta moraju biti u mogućnosti jasno komunicirati s timovima. Kad članovi tima nisu zajedno pod istim krovom, lako je izgubiti kontakt. Održavanje jakih komunikacijskih veza ono je što upravljanje projektima na daljinu čini uspješnim.

Važno je da članovi tima znaju što trebaju učiniti, a voditelji projekta moraju ostati otvoreni za povratne informacije od tima. Posjedovanje jednog središnjeg komunikacijskog kanala ključno je za napredovanje upravljanja projektom na daljinu bez skupih odgoda. Ako timovi komuniciraju preko više kanala na različitim razinama komunikacije, problemi su na pomolu. Imati alat za upravljanje projektom na daljinu znači imati kontrolu nad svim podacima u stvarnom vremenu koji se dijele u svim procesima projekta. Tako da svatko može raspolagati s najnovijim informacijama.

Što nudi cjelovit sustav za upravljanje projektima?

Postavljanje projekta s udaljenim timom zahtijeva skup alata koji bi vam omogućili dodjeljivanje zadataka, dijeljenje datoteka, postavljanje rokova i praćenje napretka, idealno sve unutar jedne platforme. Neki su alati bolji od drugih u povezivanju hibridnih timova i omogućavanju produktivnijeg upravljanja poslom. Odabirom pravih alata vi i vaš tim bit ćete puno složniji te ćete učinkovitije ostvariti zadane ciljeve i rokove projekta od početka do kraja. Na tržištu postoje regionalni alati za upravljanje projektima i timovima koji se mogu u potpunosti prilagoditi korisniku, a istovremeno mogu biti na domicilnom jeziku. Omogućuje upravljanje projektima na daljinu s podacima u stvarnom vremenu, dijeljenje datoteka, komunikaciju na razini zadatka u stvarnom vremenu i mogućnost odabira bilo koga u projektnom timu i pridruživanja razgovoru. Možete dodijeliti zadatke i upravljati obavijestima putem SMS-a ili e-pošte.

Kompletna organizacija projekata i zadataka

U alatu za upravljanje projektima možete jednostavno planirati projekte, optimalno dodjeljivati ​​zadatke članovima svog udaljenog tima, postavljati prioritete, važne rokove i podsjetnike. U svakom trenutku možete pratiti u kojoj je fazi projekt, koji je član tima zadužen za koji zadatak te napredak zadataka.

Timsko planiranje s kalendarom i planerom

U kalendaru možete upravljati različitim vrstama zadataka ili aktivnostima koje dodijelite članovima svog tima: zadaci, sastanci, pozivi itd. Istovremeno možete pregledavati rasporede kolega, što omogućuje učinkovito praćenje popunjenosti i planiranje projektnog tima. Planer nudi cjelovit pregled nad vašim podacima (aktivnosti, sastanci, projekti, zadaci…) i podacima vašeg tima, te ih prikazuje na jedinstvenoj vremenskoj traci.

Gantogram za pregled projektnih zadataka

U većini gantograma možete dodavati, mijenjati ili uređivati ​​projekte, zadatke ili druge podatke koji se odnose na vaše projekte. Zahvaljujući opsežnom pregledu možete brzo na jednom mjestu saznati odvija li se projekt prema zadanom planu te jesu li svi zadaci izvršeni na vrijeme.

Milestone

Karte ključnih događaja (Milestone Charts) predstavljaju prikaz datuma odvijanja i kontrole projekta pomoću svih ključnih događaja koji se mogu lako provjeriti. Ovo nije prikladna tehnika za fazu planiranja, ali kod faze implementacije može biti od velike pomoći.

Ovisnosti

Projektni zadaci nerijetko su međusobno povezani i ovisni jedni o drugima. Kako bi projektne faze bile kvalitetno izvršene unutar planiranih rokova bitno je da članovi tima ispunjavaju svoje zadatke na vrijeme. Prikaz ovisnosti na gantogramu pruža potpuni pregled nad vremenskim rokovima koji su bitni za pojedini projekt.