Uspon informatičkog doba, digitalizacija i modernizacija uvelike su transformirale svaku funkciju i modele poslovanja iz posljednjeg stoljeća.
Usporedno s digitalizacijom raste i ljudska potreba za olakšanjem poslovanja, a jedna od tih značajnih promjena u procesu digitalizacije jest i elektronički račun. Primjenom elektroničkih računa mnogi podaci o poslovanju postaju udaljeni samo nekoliko klikova.
Čuvanje u digitalnoj arhivi
E-račun predstavlja, naime, oblik računa koji nije potrebno ispisati, već se dostavlja upravo digitalnim putem. Kao takav, digitaliziran, ekvivalent je računu u papirnatom obliku koji se dostavlja na adresu potrošača i u potpunosti ga zamjenjuje.
Za krajnjeg primatelja, fizičku ili pravnu osobu, usluga elektroničkog računa je besplatna, dok je za pošiljatelja cijena po e-računu manja od cijene klasičnog poštanskog servisa te uvelike ubrzava cjelokupni poslovni proces. Nakon kreiranja, račun se digitalno šalje primatelju, koji samostalno može odrediti gdje i kako će ga zaprimati.
E-račun se čuva u digitalnoj arhivi i nije ga potrebno papirnato arhivirati te čuvati odrezak kao dokaz o podmirenosti, što predstavlja prednost pred tradicionalnim oblikom papirnatog računa kod kojeg se zahtijeva velik broj papirologije i period stizanja istog na krajnje odredište. Ušteda vremena je na strani pošiljatelja i primatelja, s obzirom na to da je postupak kreiranja, generiranja i slanja automatiziran, a samim time i jednostavniji od klasičnog postupka. Osim praktičnosti i jednostavnosti koju navedena usluga pruža potrošačima i pošiljateljima – pružateljima usluga, tu je i ekološka prihvatljivost kao rezultat nepotrebnog trošenja papira.
Sigurnost u online okruženju često je postavljeno pitanje kada je riječ o ovoj vrsti računa. Kako informatički i online sustav napreduje, tako napreduju i brojne opasnosti koje digitalni svijet krije.
No, kada je u pitanju sigurnost izdavanja i zaprimanja računa u elektroničkom obliku, važno je istaknuti da se isti baziraju na PKI tehnologiji iza koje stoji mehanizam sustava i enkripcija koje omogućavaju sigurnu online komunikaciju. Također, ako se računi zaprimaju putem elektroničkih kanala financijskih institucija, korisnici iste mogu osigurati jedinstvenom zaporkom ili kombinacijom korisničkog imena i zaporke. To su e-računi iz perspektive malog čovjeka, a ako mogu pojednostaviti život, pokušajte onda samo zamisliti na koji način mogu utjecati na poslovanje i što mogu donijeti poslovnim korisnicima…
Dok se polje primjene i korištenje usluge e-računa za potrošače ogleda u zaprimanju računa kojima se podmiruju redovni troškovi stanovanja i života, kod javnog sektora je bitan u pogledu javne nabave. Kao punopravna članica Europske unije, Hrvatska je uskladila svoje zakonodavne akte s aktima EU te primijenila Direktivu o elektroničkom računu u javnoj nabavi.
Sustav kontrole
U domaćem zakonodavstvu, isto se prvenstveno očituje u Zakonu o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi, prema kojem su svi obveznici dužni u postupcima javne nabave zaprimati račune u elektroničkom obliku.
Puna primjena e-računa u postupcima javne nabave u Republici Hrvatskoj zaživjela je od 1. srpnja 2019. godine, čime je u postupku javne nabave papirnati račun potpuno zamijenjen elektroničkim.
Zaprimanje računa za javne i sektorske naručitelje odvija se putem nacionalne centralne platforme, što je u ovom slučaju Fina i servis e-Račun za državu, a izdavatelji također putem istog servisa naručiteljima dostavljaju e-račune. Uz Finu, kao instituciju koja ima ulogu centralne platforme za javne naručitelje, ostali korisnici mogu izabrati nekog drugog informacijskog posrednika na tržištu koji je povezan s navedenim servisom.S obzirom na značajnu rasprostranjenost slanja i zaprimanja papirnatih oblika računa, promjena, uvođenje i prilagodba na novi elektronički oblik važan je faktor u digitalizaciji poslovanja poslovnih subjekata. Prednosti digitalizacije i uvođenja ove vrste računa su višestruke, a donose veliku uštedu vremena u računovodstvenom odjelu kao i u odjelu administracije. Elektronička razmjena pojednostavljuje poslovni proces, štedi novčana sredstva u odnosu na razmjenu u papirnatom obliku a pritom je i ekološki prihvatljivija.
Sve navedeno usmjereno je automatizaciji poslovanja te boljoj raspodjeli ljudskih resursa, a važno je istaknuti kako je arhiviranje dokumenata i njihovo pretraživanje postalo sigurnije i jednostavnije. Uz to postoji mogućnost kreiranja prilagođenih izvještaja, a sustav kontrole naplate postaje transparentniji.
