Dobro upravljanje novcem, odnosno novčanim tokovima krucijalni je uvjet za preživljavanje u svijetu biznisa. Najčešći uzrok propasti poduzetnika nije manjak prihoda od prodaje ili manjak dobiti, već nestašica novca za plaćanje dospjelih obveza. Brzim rastom prodaje i računovodstvene dobiti ne mogu se platiti dospjele obveze. Dobro upravljanje novcem koncentrira se na sprječavanje nestašice novca, na unapređenje novčanih tokova društva, na pronalaženje optimalnih izvora financiranja projekata te na ulaganje viška novca uz prinos.

Analiza potraživanja
Kada je riječ o dobrom upravljanju novcem jedan od najvažnijih koraka je unaprijediti novčane tokove ubrizgavanjem konverzije drugih vrsta imovine u novac. Pritom se smanjenje vremena konverzije može se postići na nekoliko jednostavnih načina. Prvo, valja pomno pratiti i analizirati potraživanja te poduzimati akcije prema kupcima koji kasne s uplatom. Uputno je kod kupaca koji ponekad kasne s plaćanjem uvesti provjeru jesu li primili račun, a neposredno prije roka plaćanja ponovno nazvati i provjeriti hoće li račun biti plaćen u roku. Poduzetnici koji brinu o svojim potraživanjima u pravilu ih puno ranije naplate, čak i u vremenima krize. Ako kupac kasni s plaćanjem, treba ga prvo nazvati i saznati zašto kasni.

Moguće je da račun nije primljen, da je zaboravljen ili zagubljen. U takvim slučajevima jedan jedini poziv rješava problem. Ako je razlog neplaćanja ozbiljniji npr. nelikvidnost kupca, potrebno je s njim dogovoriti točan rok plaćanja, a ako ga se ponovno neće pridržavati, poslati mu opomenu, a na kraju ga ovršiti ili predati agenciji za naplatu. Ne treba predugo čekati na obećanu uplatu, već vrlo brzo treba pristupiti opomeni pa ovrsi ili potraživanje treba predati agenciji. Nužno je analizirati portfelj kupaca te se riješiti neprofitabilnih kupaca, slabih platiša te onih čiji su troškovi obrade veći od zarade koju donose.Treba poticati plaćanje +tako da se na računu istakne točan očekivani dan plaćanja. Klauzule kao što je "plaćanje po primitku" demotivira kupca da plati, jer su neodređene

Umijeće pregovaranja
Također, s dobavljačima nastojite ugovoriti što dulje rokove plaćanja. Iskoristite svaku tržišnu priliku da ponovno pregovarate u svoju korist. Račune dobavljača plaćajte tek kada dospiju, a ne ranije. Mnogi poduzetnici koji imaju višak novca, neke račune plaćaju ranije. Kako bi smanjili broj plaćanja u tjednu, objedinjuju račune raznih dospijeća i plaćaju ih odjednom, s time da se neki računi na taj način plate ranije. Organizirajte službu plaćanja tako da vaši dobavljači ne dobiju novac prije nego što je to potrebno. Iskustva su pokazala da poduzetnici koji primjenjuju gore navedena pravila u načelu nemaju problema s likvidnošću. Bolje je imati manju prodaju, ali veću naplatu. Od velike prodaje i računovodstvene dobiti poduzetnik nema puno koristi ako se ta dobit ne materijalizira u novcu.

Ravnoteža rizika i prinosa
Sljedeći bitan korak za uspješno upravljanje novcem je određivanje optimalne načine dugoročnog i kratkoročnog financiranja projekata. Rizik manjka novca znatno se umanjuje dobrim upravljanjem, odnosno kontrolom radnog kapitala. Ta kontrola obuhvaća odluke kako će se financirati kratkoročna imovina – dugoročnim ili kratkoročnim zaduživanjem ili vlastitim kapitalom. Potrebno je pronaći ravnotežu između rizika i prinosa. Ako se, primjerice, dugotrajna imovina pretvori u kratkotrajnu, povećava se likvidnost, a time i mogućnost kratkoročnog zaduživanja. Prinos na imovinu time postaje manji (prinos na osnovna sredstva je veći nego na kratkoročnu imovinu). S obzirom na likvidnost, financiranje dugoročnim dugom je manje rizično nego financiranje kratkoročnim dugom, ali je i skuplje. Uputno je zaštititi se tako da se određena imovina financira iz izvora slične dospjelosti.

Stalnu bi imovinu (dugotrajna imovina i dio kratkotrajne) trebalo financirati iz dugoročnih izvora. Uspjeh upravljanja novcem uvelike ovisi i o kontroli posudbi, troškova kamata i naknada banci. Potrebno je pratiti isplate vezane uz kamate i naknade banci i ako su prevelike, trebalo bi poduzeti korektivne korake, između ostalog, preseliti poslovanje ili uzeti kredit od druge banke. Jasno, uštedu treba staviti u odnos s troškom prijelaza i u ovisnosti o tome donijeti odluku. Izuzetno je važno paziti da rast poslovanja ne nadmaši kapacitete financiranja. Mnogi menadžeri misle da će se problemi s manjkom novca riješiti povećanjem prodaje. Međutim rast je skupa aktivnost i zahtijeva velika ulaganja. Mnogo je brzorastućih profitabilnih poduzetnika propalo, jer je unatoč velikom rastu prodaje došlo do manjka novca za plaćanje obveza.

Trenutačni i direktni uzrok propasti poduzetnika nije nedostatak profitabilnosti, već manjak novca za plaćanje dospjelih obveza. Stoga dobro upravljanje novcem mora voditi računa i o tom aspektu. Kontrolirati troškove društva imperativ je za sve koji žele dobro upravljati novčanim tokovima. Kao što je već rečeno, da bi se spriječila nestašica novca potrebno je raditi analizu i projekcije novčanih tokova. U slučaju projiciranog manjka novca, moguće je, kao mjeru usklađenja novčanog toka, smanjiti troškove, a time i odlive.

Ovo je moguće ako su projekcije pravovremeno napravljene i dopuštaju dovoljno vremena za efikasnu akciju menadžmenta. Na optimalizaciju troškova može se utjecati i analizom novčanih tokova (usporedba s društvima u branši ili usporedba s planiranim iznosima) bez obzira na to što nisu projicirani manjkovi i bez obzira na to što je kontrola troškova u domeni kontrolinga. Pravilna analiza novčanih tokova, kao i izrada projekcija, prilika su za analizu odliva po osnovi troškova. I na kraju, tu je efikasno organiziranje odjel riznice, odnosnog odnosno financija i računovodstva Da bi se gornji koraci mogli provesti potrebno je imati dobro organiziran odjel riznice ili financija i računovodstva, s dobrim procesima rada, razrađenim politikama i osposobljenim i kompetentnim osobljem.

*Autorica je partnerica u revizorskom društvu Antea revizija