Izbacivanje suvišnih informacija iz e-mail poruka pomoći će vam da uštedite velik dio radnog dana, povećate produktivnost i šanse za povratnom informacijom.

Prema studiji iz 2012. godine, prosječni radnik 28 posto radnog vremena utroši na čitanje i odgovaranje na mailove, piše Entrepreneur.

Iako je njegov inbox uvijek pun, Guy Kawasaki, izvršni direktor investicijske tvrtke Garage Technology Ventures i jedan od prvih marketingaša Applea ističe kako se  na e-mail trudi odgovoriti u najviše pet rečenica.

Donosimo vam neke od njegovih savjeta:

1. Pet jednostavnih pitanja

Kada pišete e-mail, on bi trebao odgovoriti na ovih pet ključnih pitanja: Tko ste vi?Što želite?Zašto se obraćate meni?Zašto bih trebao učiniti to što tražite od mene?Što je sljedeći korak?

"To je sve što je inteligentnoj osobi potrebno da donese odluku", tvrdi Kawasaki.

2. Riješite se nepotrebnih detalja

Pročitajte e-mail nekoliko puta i izbacite sve nepotrebne informacije prije no što pritisnete "šalji". Oni koju imaju potrebu ispričati svoju životnu priču, vjerojatno ni sami ne vjeruju kako će dobiti pozitivni odgovor.

3. Kraćim mailovima do bolje koncentracije

Limit od pet rečenica natjerat će vas na konciznije razmišljanje i omogućiti da ostanete usredotočeni. Kraći mailovi također povećavaju šanse za odgovor, jer je vjerojatno se  ni primatelj neće raspisati.

4. Štedite na svemu osim na pohvalama

Svako pravilo, pa tako i ovo ima izuzetke, tvrdi Kawasaki i dodaje da se s duljinom e-mail poruke ne treba opterećivati samo kad želimo pohvaliti osobu kojoj je upućena.