Piše Ariana Vela, članak preuzet s portala www.eu-projekti.info

Putni troškovi predstavljaju važan aspekt svakog projekta jer je teško zamisliti dobar projekt bez ijednog putovanja. Upravo je zato važno unaprijed isplanirati putovanja i precizno ih uvrstiti u proračun projekta kako bi svi troškovi putovanja u projektu bili adekvatno pokriveni. Slično kao i kod ljudskih resursa, putne troškove možemo prikazati na više načina i to će primarno ovisiti o programu iz kojeg financiramo projekt, ali oni uvijek uključuju trošak prijevoza – kilometražu, avio, vlak ili autobusnu kartu uvećano za dnevnicu i smještaj.

U prvom slučaju smještaj i dnevnice možemo prikazati kao zajedničku stavku, a prijevoz kao zasebnu, u drugom slučaju možemo prikazati cijeli trošak kao jednu stavku, a u trećem prikazujemo jedinstveni iznos (eng. lump sum) za sva projektna putovanja.

U prvom i drugom slučaju važno je svako putovanje prikazati kao zasebnu stavku uz sljedeće podatke:

– polazišnu točku, ciljano odredište, broj osoba koje putuju i broj prijeđenih kilometara koji pomnožimo s 0,25 eura koliko priznaje EK (na primjer: 2 osobe, Zagreb-Rijeka-Zagreb, 300kmX0,25eura)
trošak noćenja

– iznos dnevnice (Ukoliko putujemo u inozemstvo, koristimo tarifu koju je propisala EK. Ukoliko ostajemo u matičnoj državi, prikazujemo dnevnice prema nacionalnim propisima.)

O oba slučaja trošak cestarine ulazi u navedenih 0,25 eura po projeđenom kilometru, a dnevnica se najčešće isplaćuje samo ukoliko je bilo noćenja, no to će prvenstveno ovisiti o ugovoru s provedbenim tijelom pa je važno držati se njihovih naputaka.

U trećem slučaju ne moramo prikazati destinacije, ali je za svako putovanje potrebno izraditi putni nalog u skladu s nacionalnim propisom. Takvi putni nalozi uključuju cestarine i dnevnice, a obračunavaju se prema hrvatskom zakonodavstvu.

Opravdavanje troškova, odnosno izvještavanje vrši se putem valjanih putnih naloga koji moraju biti izađeni u skladu s računovodstvenom praksom provoditelja projekta. No za razliku od putnih naloga u slučaju kada ispisujemo samo tzv. lump sum, kod druga dva slučaja moramo prikazati i račun za benzin, dok nismo dužni prikazati račun cestarine. Sastavni dio putnih naloga su računi za smještaj, avionske karte i boarding pass-ovi, karte za vlak ili autobus.

NE ZABORAVITE: Sudionici većih međunarodnih ili regionalnih projekata zaboravljaju da je u proračun potrebno unijeti putovanja na sastanke projektnih konzorcija koji se odvijaju namjanje tri puta godišnje, zbog čega ove troškove moraju samostalno financirati. Izbjegnite ove situacije pravovremenim i kvalitetnim planiranjem putovanja u sklopu projekta. Izvorni članak pročitajte ovdje.