Praksa da više poduzetnika dijeli jedan poslovni prostor ili ured i nije odviše razgranata u Hrvatskoj.

Izuzetak su inkubatori te virtualni uredi koji su zbog svoje praktičnosti i cijene ipak prihvatljivi mnogim manjim poduzetnicima kao i onima koji tek kreću u biznis. Ipak, primjer dviju zagrebačkih tvrtki LuxLucias i Perzepolis ipak pokazuje da je moguć suživot dva različita poduzetnika, ili u konkretnom slučaju poduzetnica, u jedinstvenom poslovnom prostoru, a da se pritom ne radi o poduzetničkom inkubatoru. LuxLucias je agencija za interni menadžement, marketing i PR dok je Perzepolis putnička agencija."Dva su osnovna razloga zbog kojih sam se odlučila za 'office sharing'. Prvi je definitivno financijske naravi. Naime, željela sam ured u centru grada ali naravno po posebno povoljnoj cijeni koja previše ne opterećuje postojeću financijsku konstrukciju. Drugi razlog je bio timske prirode. Naime, manji smo tim što u djelatnosti kojom se bavimo može biti i ograničenje jer se manji timovi 'zatvore' u svoju zonu ugodnosti i jednostavno nakon nekog vremena gube 'kreativni edge'".

Suradnja sa širim timom omogućava kvalitetnu razmjenu znanja i informacija te se na takav način dodatno timski razvijamo unatoč činjenici što kolege iz putničke agencije Perzepolis poslovno zahvaćaju različito ciljno tržište. Čak bih rekla da je razvoj tima bio od presudne važnosti za odluku za 'office sharing' jer bi se i financijska konstrukcija mogla na neki način 'premostiti', ali je za razvoj tima nužna kombinacija više različitih metoda i tehnika", pojašnjava Ana Krpan, direktorica LuxLuciasa. Dodaje da joj je računica iznimno jednostavna – prosječna cijena jednog ureda u kojem se trenutno nalazi se kreće od 800 do 1000 eura, a što znači da tijekom godine uštedi minimalno 4800 eura. Dodatno, tu su uštede na troškovima interneta, struje, itd.

Mane i prednosti
U LuxLuciasu kažu da su se za sada susretali samo s prednostima ovakvog načina poslovanja jer su mane već unaprijed definirali i prodiskutirali s kolegama iz Perzepolisa. "Za kvalitetan 'office sharing' naprosto je potrebno iznijeti sve 'karte na stol' i bez rezerve o njima komunicirati. Zapravo dobro organiziran 'office sharing' se ne razlikuje od poslovanja veće tvrtke gdje radi više zaposlenih. Naime, svi sustavi traže određenu kulturu i kućni red, a kad se svaki segment unaprijed definira nedostatke je jednostavno premostiti. Istaknula bih da je za kvalitetan 'office sharing' bitno da poznate tim s kojima planirate dijeliti urede. Kolegicu Ivonu Denk, suvlasnicu putničke agencije Perzepolis poznajem odavno i svojedobno smo zajedno radile. Dodatno je bitno razmotriti je li djelatnost kojom se bavi suradna tvrtka može biti 'kamen spoticanja' ili konstruktivni 'overlapping' u poslovanju. U svakom slučaju razmotrili smo sve segmente i organizirali dijeljenje prostora kojim se omogućava kvalitetna radna atmosfera za sve involvirane", pojašnjava Krpan. Njezine riječi potvrđuje i suvlasnica Perzepolica koja kaže da im je dijeljenje prostora bilo nužno za širenje poslovanja jer djelatnost kojom se bavi traži reprezentativan, šetni prostor kojem se može jednostavno pristupiti. Presudnu ulogu u odluci o suživotu s LuxLuciasom su donijeli optimizirani troškovi."Uštede su znatne jer sve uredske troškove dijelimo u istim iznosima. Procjene su da uštedimo oko 5000 eura godišnje", navodi Ivona Denk. Ni Denk niti Krpan ne razmišljaju da se u bližoj budućnosti presele u samostalni prostor je smtaraju da bi im to samo unazadilo poslovanje i podiglo troškove. 

Virtualni ured
Infoarena grupa, tvrtka za organizaciju poslvonih konferencija još je jedna tvrtka koja dijeli uredski prostor. Kako pojašnjava Tomislav Gavazzi, generalni direktor tvrtke, u Infoareni nisu isključivi po pitanju korištenja ureda i već sada dijele poslovni prostor s drugom tvrtkom za jedan dio procesa u koji su uključili nove članove tima, te je nužno, barem u početku uhodavanje i uska suradnja s iskusnijim članovima. Također, taj prostor koristi se za sastanke s poslovnim partnerima kao i za sastanke tima kad su na dnevnom redu teme od strateške važnosti ili brainstorming.No, u Infoareni imaju puno više iskustva s virtualnim uredima koje ova tvrtka koristi od 2006. godine. Za razliku od fizičkih ureda, virtualni uredni su zanimljivi tvrtkama čije aktivnosti se uglavnom odvijaju u online svijetu te im pružaju globalnu prisutnost. Iako sve više etabliranih tvrtki ima virtualne urede, njih ipak najčešće koriste poduzetnici koji tek kreću s poslovanjem i strane tvrtke koje otvaraju predstavništva. Zanimljiv je i za poslovne sustave u kojima nije nužno da zaposlenici budu fizički na jednom mjestu, već mogu raditi od kuće ili s bile koje pozicije na planeti. Na virtualni ured su u Infoareni fokusirani radi efikasnog upravljanja troškovima. Naime, virtualni ured je optimalno rješenje za tvrtke koje se sastoje od visoko motiviranih profesionalaca što omogućuje veliki stupanj fleksibilnosti svima s jedne strane, a opet ostavlja dovoljno prostora putem različitih kanala komunikacije za nužne koordinaciju i dogovore.

Troškovi online poslovanja
Virtualni ured ne zahtijeva skupu tehnologiju, sve se može realizirati primjerice putem skypea, gmaila ili servisa u cloudu. Direktor Infoarene navodi da virtualni ured ima više prednosti nego nedostataka sa svih aspekata, barem kad se radi o djelatnosti kojom se oni bave.Naime, virtualni ured svakom članu tima ostavlja više prostora za usklađivanje privatnih i poslovnih obaveza jer svako upravlja svojim vremenom u skladu sa svojim osobnim ritmom i poslovnim rasporedom. S obzirom da nema obaveze dolaska u ured, velika je ušteda na vremenu koje bi se provelo u prometu zbog dolaska i odlaska na posao, kao i na troškovima prijevoza, održavanja ureda itd. Bitno je da takav način rada ne ugrožava normalan tijek poslovanja, ispunjenje poslovnih ciljeva i zadovoljstvo zaposlenika.Virutalni uredi su zanimljivi i poduzetnicima koji žele imati prestižne adrese, npr. u New Yorku, Londonu ili Tokiju. Tako je moguće registrirati sjedište tvrtke bilo gdje u svijte po cijeni od svega 50 do 60 eura. Osnovna je usluga poštanskog pretinca kojom je moguće samo registrirati poslovnu adresu. Usluga javljanja na telefonske pozive podrazumijeva da tvrtka dobiva telefonski i broj telefaksa.

To je pak naročito zanimljivo poduzećima kojima adresa nije važna, a na pozive se javlja tajnica, čime se dobiva imidž uspješne adrese. Usluga virtualnog ureda kombinira obje usluge. Prijava adrese stoji 400 kuna, s telefonskim brojem 800 kuna, a korištenje virtualnog ureda 1700 kuna mjesečno. Uredi se na korištenje dobiju kompletno namješteni i kompletno opremljeni, a u cijenu su uključene i režije te čišćenje. Mnogobrojne tvrtke dijele zajednički prostor i u jednom od poduzetničkih inkubatora koji su zadnjih godina vrlo popularni, kako u Europi, tako i samoj Hrvatskoj. Poduzetnički inkubator zamišljen je kao poseban oblik potpore kojim se omogućava poduzetnicima – početnicima realiziranje svojih ideja u prvim godinama poslovanja, kroz osiguranje prostora, kompjutorske opreme, pristupa internetu, korištenja stručne pomoći pa čak i mogućnosti početnog financiranja. Generalno se smatra da je misija inkubatora da izgradi i razvija poduzetničku kulturu i svijestu o potrebi povezivanja na svim razinama gospodarskih aktivnosti kako bi se potaknuo razvoj novih poduzetničkih ideja i inovacija. 

Napredak znanosti

Novo istraživanje

Nova studija provedena na američkom Sveučilištu u Michiganu pokazuje kako prilikom rada istraživača u istoj zgradi, a posebice na istom katu, dramatično raste vjerojatnost za sklapanje novih oblika suradnji i dobivanja sredstava, prenosi portal znanost.hr. Rezultati se odnose i na korporacije, kažu u Michiganu. Prema toj studiji, istraživači koji se nalaze u istoj zgradi imaju 33 posto veću vjerojatnost uspostavljanja nove suradnje od istraživača koji se nalaze u različitim zgradama, a istraživači koji se nalaze na istoj etaži imaju 57 posto veću vjerojatnost uspostavljanja nove suradnje od onih koji se nalaze u različitim zgradama. 

Ideja iz 1950-ih

Za potrebe studije istraživački tim proveo je ankete na 172 člana znanstvenog osoblja u tri zgrade sveučilišta, a koristio se i podatcima kadrovske službe radi procjene odnosa između suradnje i fizičke blizine. Jedna je od pretpostavki da pasivni kontakti među stanovnicima jedne zgrade – puko sudaranje s ljudima koji, kao i svi drugi, idu za svojim svakodnevnim poslovima – stvara veću vjerojatnost da ćete razmijeniti ideje i na kraju se uključiti u formalnu suradnju. Ta se pretpostavka temelji na radu Leona Festingera, istraživača na ISR-u, koji je proučavao prijateljstva koja su se razvila među osobama koje su koristile zajedničke spavaonice tijekom 1950-tih. 

Rast suradnje od 20 posto

Studija je utvrdila da je u mreži udaljenosti između njihovih ureda na svakih 30 metara zonskih preklapanja suradnja porasla za 20 posto, a dodijeljena sredstva su se povećala između 21 i 30 posto. Analiza je pokazala i da su istraživači radije spontano izvještavali o svojim istraživanjima, da su radije imali improvizirane susrete umjesto dogovorenih sastanaka te da se komunikacija većinom odvijala licem u lice, a manje elektroničkim putem.