„Svaki penny uštede je penny zarade“ – izjava je američkog predsjednika Franklina Roosevelta. Ona sadržava osnovnu logiku snižavanja i optimizacije troškova u poslovanju. Naročito u vremenu kada prihodi sporo rastu, poslovni rezultati padaju ili stagniraju, operativne marže su pod pritiskom konkurencije, a vlasnici traže povrate na uloženo.

>>> Poduzetnici, upravljate li svojim troškovima? Odgovorite nam u ovoj anketi!

Nalazimo se u vremenu koje je specifično i izazovno na puno različitih načina. Umjesto depresije i žaljenja za nečim što nemamo, možemo se okrenuti onome što imamo.

Upravo na formuli „ušteda = zarada“ vlasnici, manageri i ostali sudionici jednog poslovnog subjekta grade odgovoran i održiv pristup poslovanju. Razumljivo je da niti jedno poslovanje ne može rasti niti opstati bez stvaranja prihoda. Međutim, prihodi ne nastaju bez troškova koji ih prate. Ako se želi utjecati na poslovni rezultat i likvidnost to će se svakako prije postići snižavanjem troškova nego rastom prihoda. Iz vrlo jednostavnog razloga. Troškovi su pod direktnom kontrolom organizacije, prihodi nisu.

Snižavanje troškova se ne vrši kritičkim pogledom na financijske izvještaje u kojima su najvidljiviji upravo oni troškovi koji su najosjetljiviji i najrizičniji. Primjer su troškovi plaća ili troškovi koji direktno utječu na kupca (npr.troškovi servisne službe). Trošak plaća je onaj koji se obično uzima kao prva varijabla u snižavanju troškova. Potez poput toga ne govori u prilog odgovornosti managera jer se takvi potezi koriste kao zadnja lista obrane pred nadolazećim problemima. Da li je organizacija prije griješila pa nije vodila računa o strukturi radnih mjesta, opsegu poslova, benefitima zaposlenika, razlikama u platnim razredima i sličnim propustima čiji ispravci obično naknadno puno koštaju i time kroz vrijeme podignula volumen plaća bez podloge u volumenu prihoda, neka je druga tema. Postoji dovoljno drugih područja poput troškova zakupa, režija, kamata, bankovnih naknada, uredskog materijala, softwarea, licenci itd. koja pružaju neistražene mogućnosti optimizacije.

Snižavanje troškova je skup strategija koje su usmjerene na pronalaženje svih propuštenih prilika i potencijala u jednoj organizaciji  a koje se skrivaju u njezinim procesima, organizacijskoj strukturi, internoj dokumentaciji, procedurama, navikama i uzorcima trošenja te stvarnim potrebama organizacije. Koji oblik snižavanja troškova će se primijeniti ovisi o samom financijskom stanju organizacije. Nije isto da li se radi o spašavanju tvrtke i njezinom opstanku,  o tvrtki koja želi poboljšati vlastitu konkurentnost ili o tvrtki koja želi „stanjiti“ troškove i postati inovativnija od svoje konkurencije. O tim faktorima ovisi da li će se troškovi rezati ili optimizirati. Rezanje troškova zahtjeva drastičniji pristup sa bržim efektima dok je optimizacija troškova više usmjerena prema finom podešavanju troškovne efikasnosti i eliminiranju svih uočenih troškovnih viškova. U oba slučaja fokus je na zadržavanju kvalitete proizvoda ili usluge, održivosti poslovanja i uvažavanju poslovne kulture organizacije. I očuvanju radnih mjesta. Snižavanje troškova može započeti željom i odlukom samo jednog čelnog pojedinca u organizaciji. Hrvatske kompanije nisu iskusile ovaj tip usluge pa smatraju da su kroz funkciju računovodstva ili kontrolinga učinile sve što su mogle po tom pitanju. U stvarnosti su daleko od istine. Teži oblik usluge snižavanja troškova su iskusile tvrtke u problemima koje u sklopu programa restrukturiranja kao jednu od osnovnih mjera ozdravljenja provode i troškovnu optimizaciju kada su izgledi za ostvarivanje pravih troškovnih potencijala radi gubitka rejtinga, pregovaračke moći ili problema s likvidnosti znatno smanjenje.

U svijetu se usluge savjetnika za snižavanje troškova koriste u skoro svim velikim kompanijama, ali i u onim malim i srednjima kojima najčešće nedostaje dodatna ekspertiza. Savjetnike za snižavanje troškova angažiraju bolnice, fakulteti, tijela lokalne uprave, udruge i svi oni koji žive i rade na proračunu, posluju sa niskim maržama, osjećaju cjenovne udare konkurencije, planiraju širenje tržišta, proveli su akvizicije, planiraju kapitalne nabavke, planiraju nabavke u području općih troškova i sl. Zašto?

Snižavanje troškova direktno poboljšava njihove poslovne rezultate i na njihovu likvidnost, vraća novac na njihove žiro račune, smanjuje odljeve novca u budućnosti, pronalazi sve greške, propuste i kriva terećenja u računima i dokumentima, osigurava bolje nabavne uvjete, daje uvid u stvarne tržišne okolnosti, analizira konkurenciju, istražuje lanac nabave i njegove slabe točke, optimizira ugovorne uvjete, poboljšava pregovaračku poziciju, snižava buduće rizike, štedi novac u budžetima. Usluga snižavanja troškova ne stvara dodatne troškove i financira se isključivo iz fonda ostvarenih ušteda. Savjetnik za snižavanje troškova je fokusiran isključivo na poboljšanje novčanog tijeka i rezultate „ispod crte“ i specijaliziran za traženje propusta i otkrivanje prilika. Pri tome analizira detalje kojima se niti jedna druga poslovna funkcija isključivo ne bavi.

Snižavanjem troškova se postiže veća konkurentnost, bolja likvidnost, očuvanje marže u situacijama pada, direktan i brz utjecaj na poslovni rezultat. Da li bi Vaša tvrtka, udruga, ustanova, obrt ili bilo koja druga vrsta poslovnog subjekta mogla profitirati od provođenja programa snižavanja troškova saznajte iz ovog Upitnika.