Sedamnaest je sati. Brzo dovršavate poslovne zadaće i želite poći kući. No nitko od suradnika ne odlazi, pa ostajete još sat ili dva, surfate internetom i ponovno čitate elektronsku poštu jer ne želite ispasti zabušant. Tužno je ali istinito da učinkovitost na radnom mjestu vrlo često nije nagrađena. Često sam imao taj osjećaj dok sam radio kao partner u jednom odvjetničkom uredu u Washingtonu. Zbog svoje stručnosti, klijentima sam vrlo često vrlo brzo odgovarao na upite te nam tako i jednome, i drugome štedio puno vremena. No moja je tvrtka naplaćivala usluge po satu, baš kao i većina odvjetničkih tvrtki, pa mi je moja učinkovitost u biti štetila. Za potrebe istraživanja objavljenog 2010. godine troje je znanstvenika, na čelu s profesoricom Kimberly D. Elsbach s Kalifornijskog sveučilišta u Davisu intervjuiralo 39 menadžera o tome kako percipiraju svoje djelatnike. Ti menadžeri izjavili su kako zaposlenike koji u radno vrijeme sjede u uredima smatraju "pouzdanim osobama na koje se mogu osloniti". Zaposlenike koji na posao dolaze i vikendom ili rade prekovremeno do kasno navečer vide kao "predane" i "posvećene" poslu. Jedan je ispitani menadžer tako rekao: "Jedan je tip prisutan na svakom sastanku. U većini slučajeva ne izusti ni riječ, ali ondje je na vrijeme i ljudi to primjećuju. Neupitno je da ga se smatra marljivim i pouzdanim." Drugi je pak rekao: "Rad preko vikenda ostavlja jako dobar dojam. To vam šalje signal da ta osoba pridonosi svojemu timu i da ulaže dodatne napore ne bi li se posao obavio."

Izjave tih menadžera predstavljaju razumljive ostatke industrijskog doba. No sustav mjerenja temeljen na broju radnih sati nema nikakvog smisla za one koji posluju znanjem. Jeste li riješili zaostatak narudžbi? Jeste li se domislili novoj ideji kako riješiti neki zamršeni problem? Svima je očito da ta postignuća, a ne broj radnih sati koje prijavite, u konačnici najviše pridonose uspješnosti organizacije u kojoj radite. Mnoga poduzeća zapravo podrivaju poticaj zaposlenicima da budu što učinkovitiji. Ako moraju ostati raditi prekovremeno kako bi se svidjeli direktoru, kakvu motivaciju imaju za obavljanje posla tijekom redovnog radnog vremena? Stoga nije nikakvo iznenađenje što mnogi stručnjaci na poslu ljenčare i teško se koncentriraju na radne zadaće. Ovo su neki od načina na koji možete poboljšati svoju radnu učinkovitost.

Ograničite trajanje sastanaka

Interni sastanci vrlo često su golemi gubitak vremena. Kratki sastanak može biti vrlo koristan ako je riječ o raspravi glede nekog kontroverznog pitanja, ali dugi sastanci koji traju između 60 i 90 minuta obično su potpuno neproduktivni. Vođe tih sastanaka obično se predugo zadržavaju na uvodnim stavkama, zbog čega ostali sudionici prestanu obraćati pažnju. Kad god je moguće, ljubazno odbijte poziv kolega na sastanak i opravdajte se neposrednim rokovima. Ili im jasno dajte do znanja da ćete doći, ali da ne možete ostati dulje od 60 minuta. Ako ste uključeni u planiranje ili sazivanje nužnog sastanka, budite sigurni da će on biti produktivan. Osmislite dnevni red i ustrajte na njemu. Dnevni red dostavite sudionicima dan ili dva unaprijed.

Skratite čitanje

Ne morate pročitati baš cijeli tekst baš svega na što naiđete na poslu. Vrlo je vjerojatno da je samo jedan vrlo maleni dio nekog članka od ključne važnosti za vaš posao. I izbjegavajte višestruko iščitavanje elektronske pošte. Nakon što pročitate poruku elektronske pošte, odlučite hoćete li na nju odgovoriti, a ako smatrate da je to potrebno, učinite to smjesta. Otkrio sam da oko 80 posto elektronske pošte ne zahtijeva odgovor.

Brže pišite

Čak i ako za potrebe nekog projekta trebate izraditi vrhunski sadržaj, on ne mora biti savršen već na samom početku. Razlučite glavne korake u procesu pisanja. Prvo, izložite sadržaj u natuknicama. Zatim izradite grubi nacrt. Pregledajte sve još jednom i unesite potrebne izmjene. Općenito, ne tratite vrijeme na izradu vrhunskih radova ako je potreban rad niže kvalitete. Dok iskušavate ove i neke druge strategije, primijetit ćete da provodite sve manje vremena u uredu, a zbog toga neki menadžeri znaju postati nervozni. Konačno, tradicionalni naglasak na vremenu za menadžere čini stvar puno jednostavnijom: lakše je prebrojati sate nego izmjeriti rezultate. Zato ćete možda morati uspostaviti novi oblik odnosa sa nadređenim.

Robert C. Pozen s Poslovne škole na Harvardu autor je knjige "Extreme Productivity: Boost Your Results, Reduce Your Hours"