Kada se, ne tako davno, govorilo o uredskim alatima, nekako se podrazumijevalo da u tu skupinu spadaju post-it blokić, klamerica, digitron i slično. Danas je došlo vrijeme za novu generaciju – web generaciju uredskih alata. Mi vam donosimo TOP 10 po našem izboru.

GOOGLE APPS

Google almighty – Gmail, Calendar, Docs + još mnogo toga.

Google Apps je web alat koji omogućava i olakšava komunikaciju vama i vašem timu, i omogućava obavljanje poslova s bilo kojeg uređaja, bez obzira na lokaciju na kojoj se nalazite. Idealan je za manja poduzeća, jer omogućava kreiranje personaliziranih e-mail adresa pri vašoj domeni, čime dobivate sve prednosti Gmaila i njegovih dodataka, ali pod vlastitim identitetom i brendom.

Lako i jednostavno upravljanje rasporedima, zadacima i kontaktima, jednostavno dijeljenje dokumenata unutar tima te omogućena suradnja na daljinu, samo su neke od prednosti kojima vam Google Apps pomaže pri otkrivanju novih načina povećanja produktivnosti. Ali to nije sve, uz osnovne, dobivate i još mnogobrojne, a vrlo korisne aplikacije kao što su Gtalk, Picassa, Google Sites i groups.

Postoje tri paketa:
Google Apps – besplatni paket. On pruža većinu mogućnosti i aplikacija kao i poslovni paket, veličinu inboxa 10GB i 5GB prostora za pohranu podataka, ali je ograničen na 10 korisnika, što ga čini idealnim za osobne potrebe, manje poduzeće ili tim.

Google Apps for Business ćete plaćati samo 5$ po korisniku mjesečno, ili 50$ po korisniku godišnje. Veličina inboxa je povećana na 25GB, prostor za pohranu podataka ostaje na 5GB, pruža se bolja podrška i više sigurnosnih postavki.

Google Apps for Education je paket namijenjen školama i fakultetima. Sadrži sve prednosti poslovnog paketa, ali ga Google ne naplaćuje.

DROPBOX

Slika vrijedi više od 1000 riječi – What gives?!

Kao što je to simpatično, ali i jasno, prikazano u uvodnom videu, Dropbox je web alat koji vam omogućava da svim bitnim dokumentima, fotografijama, i video klipovima pristupite iz bilo kojeg dijela svijeta. Naravno, pod uvjetom da ste spojeni na internet. Svaki dokument koji spremite u Dropbox folder će se automatski sinkronizirati s vašim računalom, smartphone-om i laptopom, a podaci će biti pohranjeni i na Dropbox web stranici.

Instalacija je jednostavna, sinkronizacija besprijekorna, a serveri su pouzdani i ne padaju (ukoliko ne “padne” AWS S3 op. nrlb :)). Dropbox podržava dijeljenje odabranih datoteka, čak i s osobama koji nisu korisnici Dropbox alata – jednostavnim slanjem linka. Vrlo je korisna i opcija koja omogućava pristup starijim verzijama i/ili obrisanim datotekama. Ipak uz sve pozitivne karakteristike postoji i nekoliko zamjerki. Sinkroniziraju se samo oni dokumenti koji su prebačeni u Dropbox folder, što znači da sve ono što želite spremiti, morate prebaciti u njega. Za razliku od konkurencije (GoogleDrive), ne postoji mogućnost simultanog uređivanja istog dokumenta. Besplatna verzija Dropboxa nudi samo 2GB prostora za pohranu podataka. Za usporedbu Google Drive nudi 5GB, a SkyDrive čak 7GB.

Cijena

Dropbox dolazi u tri paketa:
Free: U besplatnom paketu, za početak dobivate 2GB mjesta. Možete „zaraditi“ i više mjesta, maksimalno 16GB, ako dovedete nove korisnike (500MB po dovedenom korisniku) ili ako preporučate/promovirate aplikaciju na društvenim mrežama.

Pro: Ako vam je ipak potrebno nešto više mjesta, 100GB ćete platiti 9,99$ mjesečno, ili 99$ godišnje. Za 200GB ćete mjesečno izdvojiti 19,99$, a godišnje 199$. A za 500GB ćete mjesečno izdvojiti 49,99$ , odnosno 499$ godišnje.

Team: Paket kreiran ciljano za mala poduzeća, a cijena je 795$ godišnje- u njega je uključeno: 1TB prostora za pohranu, 5 korisnika, administrativni alati, telefonska i tehnička podrška, te i neograničen pristup starim verzijama podataka.

EVERNOTE

Sve svoje ideje sa sobom nosim (i bilježim ih istog trena kad mi padnu na pamet, da ih ne zaboravim).

Evernote je alat koji služi za pohranjivanje bilježaka i arhiviranje. U ovom slučaju, bilješka može biti svašta – napisani tekst, dio web stranice, snimljeni glas ili slika. Bilješke se mogu organizirati u foldere, označavati, naknadno uređivati, komentirati, pretraživati, dijeliti sa drugima i eksportirati. Na taj način ne samo da ćete sve zapisati/ izgovoriti/ uslikati, nego i točno znati na kojem mjestu se nalazi. U slučaju da vam do sada organizacija i nije bila jača strana, uz Evernote ćete ju definitivno “nabildati”. Još jedna odlična karakteristika ovog alata je sinkronizacija- zabilješke koje unesete u Evernote se simultano sinkroniziraju i na sve ostale uređaje koje koristite – mobitel, tablet, laptop, ali i na Evernote web stranicu. To znači da su vaši podaci na sigurnom, i u slučaju kvara jednog od uređaja.

Cijena

Postoje dva paketa:
Besplatni Evernote vam omogućava korištenje do 60MB uploada mjesečno.
Evernote Premium, koji se naplaćuje 5$ mjesečno, odnosno 45$ godišnje. Premium paket vam daje mnogo dodatnih mogućnosti, kao što su: 1GB uploada mjesečno; „offline notebooks“ koje su idealne za situacije u kojima nemate pristup internetu; netko treći može mijenjati unos (što je odlično za timski rad na projektima); te je omogućen uvid u prethodna stanja bilježaka.

HIGHRISE

Previše posla, previše kontakata, previše sastanaka? Krajnje je vrijeme da zaposlite tajnicu… Ili ne? Highrise će za vas besprijekorno raditi sve ono što bi radio i osobni CRM asistent. Jedino što ćete si, u ovom slučaju, kavu ipak morati kuhati sami.

Highrise je alat koji pamti za vas. Uz pojedini kontakt veže svaki e mail, poruku, poziv ili ponudu koju ste međusobno razmijenili. Bez obzira na veličinu poduzeća i obujam posla, standardni adresar s kontaktima klijenata i partnera jednostavno više nije dovoljan za kvalitetno upravljanje odnosima s klijentima. Možda nije najjeftiniji, ali je definitivno jedan od najjednostavnijih načina praćenja klijenata, partnera, potencijalnih ponuda, dogovora i ostalih CRM (Customer Relationship Management) aktivnosti.

Za razliku od skupljeg i relativno kompliciranog Salesforce alata, Highrise je jednostavan i lak za korištenje. Alatna traka je intuitivna i pregledna. Povlačenje kontakata je vrlo jednostavno i brzo – mogu se povući iz Outlooka ili Gmaila, ili kao Vcard format. Podaci su spremljeni na cloud server, pa nema straha od gubitka, a pristup je uvjetovan internetskom vezom, korisničkim imenom i lozinkom.

Kao najveći nedostatak se izdvaja visoka cijena s obzirom na jednostavnost programa. Skuplji Salesforce je nešto složeniji i nudi širok spektar korisnih alata, što opravdava višu cijenu. Obje aplikacije definitivno služe svrsi, ali moglo bi se reći da je Highrise pogodniji za manja poduzeća, dok je Salesforce prikladniji za srednja i velika.

Cijena

Postoji 5 različitih paketa, a svaki od njih možete besplatno isprobati u periodu od 30 dana.

Free: uključuje samo 2 korisnika i 250 kontakata
Solo plan: 29$ mjesečno – uključuje 1 korisnika, 5GB prostora za pohranu, 20 000 kontakata,
Basic: 24$ mjesečno – uključuje 6 korisnika, 5GB prostora za pohranu, 10 projekata, 5000 kontakata
Plus: 49$ mjesečno – uključuje 15 korisnika, 15GB prostora za pohranu, neograničene projekte, 20 000 kontakata
Premium: 99$mjesečno – uključuje 40 korisnika, 30GB prostora za pohranu, neograničene projekte, 30 000 kontakata

BASECAMP

Alat pomoću kojeg se do sada radilo na više od 8 000 000 projekata diljem svijeta. Enough said.

Basecamp pomaže malim i velikim poduzećima da postanu i ostanu organizirana.  Bez obzira bavite li se izradom web stranica ili organizacijom kongresa, on je najbolje rješenje za vas. Već 8 godina je najjednostavniji i najbrži alat, koji uvelike olakšava upravljanje projektima. Vrlo je jednostavan za konfiguraciju, izgleda odlično, a performanse su još bolje. Nema ograničenja broja korisnika i kompatibilan je s ostalim sličnim web servisima. Ako ga do sada niste koristili, a zanima vas na koji način radi, Basecamp web tour je tu da odgovori na vaša pitanja.

Cijena

Postoji 5 različitih paketa, koje možete besplatno isprobati u periodu od 45 dana, bez ikakve obveze.
Free plan: – besplatan, 1 projekt, nema vremenskog ograničenja
Simultano upravljanje 10 projekata, 20$ mjesečno ,3GB prostora za pohranu
Simultano upravljanje 40 projekata, 50$ mjesečno, 15GB prostora za pohranu
Simultano upravljanje 100 projekata,100$ mjesečno, 40GB prostora za pohranu
Simultano upravljanje neograničeno mnogo projekata, 150$ mjesečno, 100GB prostora za pohranu

*U svaki kupljeni paket uključen je neograničen broj korisnika, SSL enkripcija podataka, te svakodnevni backup podataka.

MAILCHIMP

E-mail + marketing + humor = 🙂

Ako volite kombinaciju e-mail marketinga i humora, ovo je alat za vas. Gotovo na svakoj stranici možete pronaći link koji vodi na neki simpatični video. Ipak, od neozbiljnog se ne živi, pa se ovaj alat može pohvaliti s ozbiljno dobrim karakteristikama, koje će vam pomoći pri unapređenju e-mail marketinških kampanji. Vrlo je jednostavan za korištenje i pruža višestruke koristi – od estetskih pa sve do statističkih. Unos korisničkih email lista je jednostavan i brz, a dizajniranje kampanje je relativno lako – možete ju dizajnirati sami ili izabrati neki od već ponuđenih uzoraka. Korisnici se vrlo lako mogu povezati sa društvenim mrežama te brzo i lako podijeliti sadržaj kampanje. Automatski prikuplja i analizira podatke te pruža odličan vizualan prikaz korisnih podataka – rast broja pretplatnika, vrijeme u koje korisnici najčešće čitaju mailove, njihovu lokaciju, koji link su potrošači najviše puta slijedili i slično.

Cijena

Free: do 2000 pretplatnika, do 12 000 e-mailova mjesečno

Monthly plan:- 10- 240 $, podržava slanje e-mailova sve do 50 000 pretplatnika- naplaćuje se prema ukupnom broju pretplatnika na vašem računu, i automatski se prilagođava ovisno o tome da li se lista povećava ili smanjuje.

High volume:- 380 – 12,930$, podržava liste koje imaju između 50 000 i 3,1 milijuna pretplatnika, a najveći limit poslanih e-mailova je 18,6 milijuna.
Pay as you go:- kupuju se svojevrsni „bonovi “ za slanje, u vrijednostima od 9 do 250$- što je vrijednost kupljenog bona veća, to je trošak poslanog e-maila manji. 

ZENDESK

Imate svoje poduzeće ili radite u jednom? Vrlo vjerojatno. Imate klijente? Sigurno. Nemate Zendesk? Nabavite ga.

Više od 65 milijuna ljudi širom svijeta prima podršku baziranu na Zendesk alatu. On koristi jedinstven pristup, koji omogućava poduzećima da osluškuju, reagiraju i usrećuju svoje korisnike, na načine na koje to prije nije bilo moguće. To nije samo još jedan pomoćni alat, već najbrži i najlakši način za pružanje odlične korisničke usluge.

Zendesk je alat koji ima jednostavno i elegantano sučelje, lako ga je isprobati, implementirati i koristiti te obećava pozitivne rezultate odmah. Najčešća slabost, odnosno signal loše korisničke podrške, je dugo vrijeme odaziva/reakcije na problem. Zendesk ovaj problem rješava jednostavnim sučeljem koje je lako za korištenje. Ono će vaše zaposlenike učiniti super produktivnima jer će njihov fokus zadržati na potrebama i pružanju pomoći korisnicima. Uz to, pruža i uslugu detaljnog obavještavanja i analize, što znači da ćete imati pristup ključnim sustavima mjerenja, koji će vam omogućiti poboljšanja na svakodnevnim procesima rada i povećati ukupnu učinkovitost poduzeća. Sve u svemu, ovo je alat koji podjednako koristi i potrošačima i zaposlenicima i managerima.

Cijena

Postoje 4 paketa, za različite veličine poduzeća. Postoji i mogućnost 30-dnevnog besplatnog korištenja Plus paketa.

Better than free starter:- 20$ donacije UCSF Benioff dječjoj bolnici
Regular: 29$ po korisniku mjesečno
Plus: $59 po korisniku mjesečno
Enterprise: $119 po korisniku mjesečno

WORDPRESS

Bloger amater, entuzijast, profesionalac – WordPress pokriva sve. Svih 57,407,514.

Definitivno najrasprostanjeniji publishing alat sa više od 57 milijuna objavljenih stranica, čiji broj svakodnevno raste, a više od 386 milijuna ljudi pregleda više od 3,8 bilijuna stranica mjesečno.

Nije ni čudo jer odgovara svima! Dovoljno je jednostavan da bi ga privatno koristili pojedinci, a s druge strane ima toliko opcija zbog kojih ga često koriste i poduzeća kao korporacijski CMS / DMS.

U načelu, WordPress je open source CMS alat s mnogo korisnih opcija. Možete ga personalizirati, birati na tisuće widgeta, modula i bezbroj dizajnerskih tema. Blogerima daje veliku kontrolu nad sadržajem i za razliku od mnogih besplatnih usluga na webu neće zatrpavati vaš blog oglasima.

Cijena

WordPress je open source CMS i posve je besplatan za korištenje. Postoje i mnoge nadogradnje koje možete nabaviti kako bi ga dodatno poboljšali no premium pluginovi mogu koštati i do 300 dolara.

GECKOBOARD

Tri riječi: pregledno, jasno i korisno.

Geckoboard je zapravo nevjerojatno pregledna statusna ploča poduzeća. Ona u realnom vremenu prikuplja potrebne poslovne informacije iz brojnih on line aplikacija, sumira ih i prikazuje ključne rezultate (poslovnu inteligenciju). Prikazuje ih na jednostavan i razumljiv način kojeg je na prvi pogled lako interpretirati. Nudi širok izbor widgeta, a dobivene informacije se mogu dijeliti unutar tima. Dostupan je s bilo kojeg uređaja i mjesta na kojem je dostupan internet.

Cijena

Dolazi u tri formata. Postoji i mogućnost besplatnog testnog korištenja u periodu od 30 dana.
M: 19$ mjesečno – uključuje standardnu podršku i 20 veza koje se mogu simultano spojiti na ploču
L: 59$ mjesečno – uključuje prioritetnu podršku i 50 veza koje se mogu simultano spojiti na ploču
XL: 199$ mjesečno – uključuje prioritetnu podršku, 200 veza koje se mogu simultano spojiti na ploču

ZAPIER

Jako ste zaposleni i vodite se za onom: „Vrijeme je novac“?  Zbog toga jako dobro znate koliko je važno ne trošiti ga uzalud.

Sada je tu Zapier – alat koji štedi vaše dragocjeno vrijeme. On omogućava sinkronizaciju web aplikacija (servisa) koje vi i vaš tim koristite na dnevnoj bazi. To je kombinacija Saas-a (Software as a Service), zadataka, projektnog managementa, upravljanja datotekama i sustava e-mail marketinga. Namjenjen je stvaranju jednostavnih interakcija- „zap- ova“. Oni služe za:

• sinkronizaciju podataka između različitih web aplikacija
• automatizaciju repetitivnih poslova/ unosa zadataka
• izbjegavanje dupliciranog unošenja podataka
• integraciju podataka

Zapier je zapravo jedinstveni alat koji pruža intuitivno sučelje za izradu jednostavnih integracija između više od 100 najpopularnijih software alata.

Cijena

Raspon cijena kreće se od 10 do 100 $ mjesečno, po poduzeću. 

Nela Fegić, Neuralab