Obvezna primjena e-računa u javnoj nabavi bit će najveći poticaj širenju ove tehnologije. Više od polovice gospodarstva je u vlasništvu države, a mnoštvo najvećih organizacija ubraja se u obveznike javne nabave. Softverske i ine tvrtke koje nude rješenja za e-računa, uvjeravaju da će ključna stvar biti u kojoj će mjeri obveznici javne nabave biti obvezni primati e-račune.

Čeka se da početkom veljače Ministarstvo gospodarstva objavi dokumentaciju s pravilima kako se sustav za e-račun u javnoj nabavi treba isprogramirati. No, i bez toga, dvadesetak tvrtki u Hrvatskoj nudi vrlo bogat izbor rješenja za primjenu e-račun. Poslovni dnevnik napravio je kratku e-mail anketu s nekolicinom tvrtki iz branše o tome što misle koliko će i kako primjena e-računa u javnoj nabavi utjecati na širenje primjene te tehnologije u Hrvatskoj.

Dugoročno će odzvoniti papiru

Mirko Erić, direktor Infokoma, vidi velik rast korištenja e-računa kod svojih korisnika koji ne sudjeluju u javnim nabavama te stoga očekuje da će se isto dogoditi nakon 1. srpnja i kod onih koji u njima sudjeluju.

“Mnogi od njih posluju s nekim subjektom koji je obveznik javne nabave, pa ih je to ponukalo da primjene e-račune. Onda shvate da prednosti primjene e-računa nisu samo financijske, odnosno da time znatno štede vrijeme i ubrzavaju proces te da se računi gotovo trenutno dostavljaju kupcima”, kaže Erić koji tu opciju nudi korisnicima svojih rješenja ODOO ERP i StepOne ERP.

Božidar Kontek, direktor Konplasta, kaže da je uvođenje e-računa od prioritetnog značaja, jer znatno smanjuje troškove, ubrzava procese te povećava transparentnost poslovanja. Njihovi korisnici kroz svoj ERP mogu izraditi e-račun i poslati ga jednim klikom.“Mogu zaprimiti i ulazni e-račun u ERP sustav, što pojednostavljuje knjiženje. Na taj način se svi računi nalaze na jednom mjestu, i oni izrađeni u ERP sustavu pa se ispisuju i oni koji su u obliku eRačuna. Za svaki račun može se pratiti status slanja, može se poslati privitak uz eRačun ili ako je potrebno, eRačun se može ponovno poslati”, kaže Kontek.

U Fini naglašavaju da obveza primjene e-računa u javnoj nabavi od početka srpnja sama po sebi nameće znatno širu primjenu nego dosad. Navode da je obveznika javne nabave više od 5500. Nadalje, pojašnjavaju, važan je i broj onih koji sudjeluju u javnoj nabavi kao ponuditelji, odnosno u ovom slučaju korisnici koji će javnim naručiteljima slati e-račune. “Iz svega toga logički se nameće zaključak da dugoročno neće nikome biti u interesu voditi paralelne sustave elektroničkog i klasičnog poslovanja te da će iskoristiti sustav elektroničkog procesa i tamo gdje nije obveza po Zakonu. Financijska agencija zasigurno je ‘pionir’ e-računa i začetnik ove priče u konceptualnom i tehnološkom smislu. S obzirom na to da smo jedan od pružatelja dijeljenih usluga, sukladno Zakonu o državnoj informacijskoj infrastrukturi, pripala nas je i uloga uspostave Centralne platforme za e-račune u javnoj nabavi, preko koje se vrši razmjena – i tu je naša garancija da je sve usklađeno sa Zakonom, normom, standardom”, kažu u Fini.

Benefiti za cijelo gospodarstvo

Jelena Kukret, iz tvrtke Saop, koja nudi rješenje Minimax u koje je integrirana mogućnost slanja i primanja e-računa, upozorava da cilj uvođenja e-računa nije samo ušteda za svaku pojedinu instituciju, već za cijelo gospodarstvo.

“Iako se primjena e-računa ponajprije odnosi na obveznike Zakona o javnoj nabavi, neizravno utječe i na poslovanje drugih subjekata. Smatramo da će s vremenom doći do širenja primjene e-računa, jer će do izražaja doći mnoge uštede, posebice u administraciji. Neupitno je da će se povećati produktivnost 
i ubrzati poslovni procesi te da je riječ o prvom koraku k potpunoj digitalizaciji poslovanja”, kaže Kukret.

Filip Tončić iz InfoDoma, kaže da će uvođenje obvezne primjene e-računa svakako dati dobar učinak.

“To konkretno znači da će svo izdavanje računa prema državi postati elektroničko, a to je prilika da i ostalo izdavanje računa postane takvo. No, ovo je i prilika da svi obveznici javne nabave digitaliziraju procese trošenja kako bi imali sve benefite e-računa”, kaže on.

Dodaje da e-račun sam po sebi neće biti prednost, ako se ne digitalizira njegova suštinska i formalna kontrola te ovjera, a za što je potrebno digitalizirati procese koje prethode zaprimanju računa, odnosno procese trošenja.

“InfoDom ima dugogodišnje iskustvo s digitaliziranjem uredskog poslovanja, procesa javne nabave i trošenja proračunskih sredstava i rješenja koja nudimo na najnovijoj platformi transformaciji na e-Račun pristupaju od samo početka. Naš sustav je alat koji omogućuje menadžersko upravljanje procesima, kreira izvješća o potrošnji proračuna, ali i sva ona koja obveznici ZJN moraju kreirati”, zaključuje Tončić.

U Datalabu, koji se pohvalio da je najveći proizvođač poslovnog softvera u jugoistočnoj Europi, naglašavaju da su među prvima u Hrvatskoj i regiji uveli potpuno funkcionalnu uslugu slanja e-računa kroz svoj ERP Pantheon.

“U svom smo poslovanju već osjetili značajno širenje primjene e-računa u Hrvatskoj, a sukladno zakonskim izmjenama, očekujemo skori dodatni ‘bum’ ove usluge. Elektronički račun je jeftinije izdati i distribuirati, jednostavnije je nadzirati njegovu pravilnost, preuzimanje može biti automatsko i može se dostaviti na više e-mail adresa u različitim oblicima i medijima. Nakon preuzimanja, plaćanje se vrši bez dodatnog prepisivanja podataka”, navode u Datalabu.

'Put će biti malo duži'

Ana Barić, voditeljica prodaje u tvrtki Hitra produkcija dokumenata, koja je najveći pružatelj usluge izrade digitalnih i papirnatih dokumenata u Hrvatskoj, kaže da očekuju da će obvezna primjena e-računa u javnoj nabavi potaknuti i povećati broj računa koji će se razmjenjivati elektronskim putem.

“Ali očekujemo da će put do svih benefita koji se očekuju od ovog načina distribucije računa ipak biti malo duži s obzirom na to da su potrebni zahvati na sustavima izdavatelja i primatelja računa i, općenito, promjena u njihovim procesima bez čega se pravi benefiti ne mogu ostvariti. Ako nametanje obaveze neće pratiti i nadzor nad provedbom, rezultati će biti još skromniji”, upozorava Barić. Pojašnjava da su B2B e-računi samo jedan od kanala distribucije računa za korisnike.

“Hitra se želi nametnuti kao pružatelj usluge za korisnike koji su veliki izdavatelji računa i koji pripremu za izdavanje računa dobivaju kroz svoje billing sustave. Već imamo uhodane odnose i kanale razmjene podataka s izdavateljima, alate koji su namijeni za komunikaciju kroz više kanala, znanje potrebno za pripremu i obradu velike količine podataka. Imamo i razvijeno rješenje za arhiviranje dokumenata koje već koristimo za arhiviranje više desetaka milijuna dokumenata naših korisnika”, kaže Barić.

Šira slika

Željka Tihomirović, iz tvrtke Libusoft Cicom, ističe da su elektronički računi najzastupljeniji elektronički dokumenti u svijetu, da se njihovom primjenom može potaknuti i ubrzati procese trgovinsku razmjenu zemalja članica EU te da je zato za očekivati da će obvezna primjena e-računa u javnoj nabavi donijeti veliku promjenu nabolje.

“Digitalizacija procesa ubrzat će i automatizirati poslovne procese i smanjili troškove poslovanja. U konačnici bi digitalizacijom cjelokupnog procesa javne nabave elektronička javna nabava obuhvaćala i objavu nadmetanja, elektroničko podnošenje ponuda, nadzor izvršenja ugovora, e-račune i e-plaćanja. Zato nema sumnje da će e-račun ubrzo naći svoju primjenu i tamo gdje to nije obveza propisana zakonom. Digitalnoj transformaciji ususret, kao pokretaču modernog gospodarstva, brže se ide i implementacijom e-računa”, kaže Tihomirović.

Dodaje da je Libusoft Cicom prije dvije godine razvila, a do danas i usavršila, rješenje LC eRačun, integriranu uslugu koja pruža brzu i adekvatnu implementaciju e-računa u Sustav poslovnih informacija.

“Rješenje je adekvatno za slanje i zaprimanje računa i dokumenata, podrazumijeva rad sa svim posrednicima, i podržava različite načine povezivanja sa servisima posrednika”, zaključuje Tihomirović.

Denis Petek, direktor prodaje i poslovnog razvoja IN2, kaže da će se od 1. srpnja primjena e-računa značajno proširiti unutar postupaka javne nabave i mnoge tvrtke i obrti će uvesti slanje elektroničkih računa. Navodi da daljnje širenje ovisi o tome hoće li te iste tvrtke omogućiti zaprimanje ulaznih računa u istom formatu (iako nisu obveznici javne nabave) te kako će razmjenu elektroničkih računa izvan postupaka javne nabave podržati posrednici.

“Osim što IN2 ima razvijenu komponentu za integraciju s posredničkim servisima poput Fina i Moj eRačun, korisnicima pružamo uslugu integracije naše komponente e-računi s internim poslovnim sustavima (ERP), prilagodbu poslovnih procesa sukladno visokoj razini znanja naših konzultanata, uvođenje digitalne likvidature ulaznih i izlaznih računa korištenjem konfigurabilne low-code platforme eOvjera te izradu arhive. IN2 može biti partner u cjelokupnoj digitalizaciji poslovanja bili oni korisnici javne nabave ili ne”, kaže Petek.